Journée des professionnels de l'administration : Rencontre avec Nia Rollins

Aujourd'hui, c'est la Journée des professionnels de l'administration, une journée dédiée à ceux qui veillent au bon fonctionnement des entreprises et des organisations.

Découvrez quelques-uns des formidables collaborateurs du service administratif de RTD qui veillent à ce que l'agence dispose de tout ce dont elle a besoin pour servir les habitants de la région métropolitaine de Denver.

Chaque personne a son propre parcours. Pour certains, ce parcours peut consister à rester dans leur ville natale pendant une grande partie de leur enfance et de leur vie d’adulte. Pour d’autres, il peut impliquer de traverser le pays. Pour Nia Rollins, chargée du soutien opérationnel au sein de la Division des droits civils, son parcours jusqu’à RTD a été marqué par un changement de carrière et un trajet d’environ 8 500 miles, de Saint-Louis à Las Vegas, puis à Anchorage et enfin à Denver.

Originaire de Saint-Louis, Rollins a intégré l'université du Nevada à Las Vegas (UNLV) afin de réaliser son rêve de devenir enseignante. Elle a obtenu en 2016 un diplôme en enseignement primaire à l'UNLV et s'est installée peu après à Anchorage, en Alaska, avec son mari pour débuter sa carrière.

« L’enseignement était un métier que je savais vouloir exercer depuis toujours », a déclaré Rollins. « C’est ce que je pensais vouloir faire depuis l’âge de 5 ans. »

Rollins a passé six ans à Anchorage à enseigner les mathématiques au collège lorsqu'elle s'est rendu compte qu'il était temps de changer de carrière.

« J’adorais mes élèves, et j’adorais enseigner les maths », a déclaré Rollins. « Mais si vous êtes déjà entré dans une école américaine, vous savez que les enseignants sont confrontés à certains problèmes, et j’avais besoin de prendre un peu de recul par rapport à ce rôle. »

Peu après, Rollins a quitté l'enseignement public pour occuper un poste administratif au sein d'une entreprise de construction maritime à Anchorage, où elle s'est rendu compte que les compétences acquises dans l'enseignement lui permettaient d'être très efficace dans ses nouvelles fonctions.

« En tant qu’enseignants, nous avons beaucoup à faire », a déclaré Rollins. « Bien sûr, enseigner fait partie de notre métier, mais l’autre moitié de notre travail consiste en un mélange de tâches d’organisation et d’administration, comme la paperasse, le classement, les contacts avec les gens, etc. »

Même si Rollins appréciait son nouveau poste, elle a commencé à remarquer qu'Anchorage n'offrait pas les mêmes perspectives d'évolution professionnelle que d'autres grandes villes du continent américain.

Rollins et son mari ont commencé à chercher des endroits proposant les mêmes activités de plein air qu'Anchorage, mais qui soient également plus modernes et offrent davantage de perspectives d'épanouissement aux jeunes professionnels.

Denver répondait à tous leurs critères, et Rollins et son mari y avaient des amis. Ils se sont installés dans cette ville en juillet 2022.

Alors qu'elle cherchait un emploi à Denver, Rollins est tombée sur une offre de la RTD qui, à l'époque, recrutait pour un poste d'assistante administrative au sein de la division des droits civiques. Constatant qu’elle pourrait facilement mettre à profit son expérience, ses compétences et ses connaissances acquises au sein de son ancienne entreprise, Rollins a sauté sur l’occasion. Elle a été embauchée et a pris ses fonctions le 17 avril 2023.

Travailler au soutien de la Division des droits civiques exige de faire preuve de souplesse et d’être capable de mener plusieurs tâches de front, un défi que Mme Rollins relève chaque jour avec enthousiasme et le sourire aux lèvres.

« Chaque jour est différent », a-t-elle déclaré.

Mme Rollins s'occupe de tout : de l'accueil des nouvelles recrues (en veillant à ce qu'elles disposent de tout le matériel nécessaire et des ressources informatiques requises) à l'organisation des dossiers du bureau chargé des opportunités pour les petites entreprises, en passant par la gestion des tâches administratives liées à l'égalité des chances en matière d'emploi (notamment pour les formations) et la coordination avec les responsables afin de répondre aux demandes.

« Je suis naturellement quelqu’un de très organisé et soucieux du détail », a déclaré Rollins. « Certains des emplois que j’ai occupés avant de me lancer dans l’enseignement, comme ceux que j’ai eus à l’université et ce genre de choses, consistaient à apporter un soutien aux entreprises. C’est là que j’ai compris que c’était ce que je voulais faire ! »

En plus des responsabilités mentionnées ci-dessus, Mme Rollins a pris l'initiative de moderniser le suivi budgétaire de la division en le faisant passer à l'ère numérique.

« J’ai remarqué au cours de l’année dernière que de nombreux responsables tenaient des propos du genre : “Oh, je ne sais pas combien j’ai dépensé sur ce budget” », a déclaré Rollins. « “Je ne sais pas exactement où sont passées ces dépenses.” Je me suis donc dit : “Vous savez quoi ? Je vais mettre au point un outil de suivi, car nos fonds proviennent seulement de quelques sources différentes.” »

Rollins s'est attachée à créer une feuille de calcul capable de calculer automatiquement le montant total des fonds disponibles dans le budget, tout en permettant de suivre qui dépense combien et pour quoi.

« On peut voir quand ces transactions ont lieu », a-t-elle déclaré. « J'ai tout ventilé par mois, ce qui permet aux utilisateurs de voir combien a été dépensé et par qui, ce qui nous aide à prendre des décisions budgétaires de manière plus efficace. »

Rollins se souvient que son travail sur l'outil de suivi budgétaire compte parmi ses meilleurs souvenirs de cette courte année passée chez RTD, soulignant le gain de temps considérable que cela lui a permis de réaliser en matière de tenue des registres.

« Je n'aime pas passer plus de temps que nécessaire sur les choses », a-t-elle déclaré.

Rollins élabore également un guide destiné aux nouveaux collaborateurs de la Division des droits civiques, afin de leur permettre de se mettre rapidement au travail. Ce guide contient une présentation générale des missions de la Division des droits civils ; une description détaillée des différents services qui la composent ; une série de guides pratiques expliquant comment naviguer sur le Hub, utiliser Workday et configurer les signatures d'e-mail, les messages vocaux et le renvoi d'appels ; ainsi que d'autres tâches générales et spécifiques à la division que les nouveaux arrivants doivent accomplir pour prendre leurs fonctions.

L'expérience de Rollins dans l'enseignement lui permet d'avoir un regard différent sur des défis que la plupart des autres pourraient considérer comme des obstacles.

« J’ai une façon un peu différente d’aborder les situations difficiles », a déclaré Rollins. « L’enseignement m’a permis de réorganiser mon cerveau pour résoudre rapidement plusieurs problèmes à la fois. »

Le soutien des entreprises est essentiel à la réussite de l'agence, et Rollins est fière de savoir que son travail contribue à faire avancer l'agence.

« Nous sommes le ciment qui lie tout cela », a-t-elle déclaré.