Journée des professionnels de l'administration : Rencontre avec Nia Rollins

Aujourd'hui, c'est la Journée des professionnels de l'administration, une journée dédiée à ceux qui maintiennent les entreprises et les organisations sur la bonne voie.

Rencontrez quelques-uns des puissants soutiens commerciaux de RTD qui veillent à ce que l'agence dispose de ce dont elle a besoin pour servir les habitants de la région métropolitaine de Denver.

Chaque personne a un parcours. Pour certains, ce voyage peut consister à rester dans leur ville natale pendant une grande partie de leur enfance et de leur vie d'adulte. Pour d'autres, il peut s'agir d'un déménagement à l'autre bout du pays. Pour Nia Rollins, support commercial de la division des droits civils, le voyage vers RTD s'est déroulé au cours d'un changement de carrière et sur une distance d'environ 8 500 miles, de St Louis à Las Vegas, d'Anchorage à Denver.

Louis, Rollins a fréquenté l'université de Nevada-Las Vegas pour réaliser son rêve de devenir enseignante. Elle a obtenu un diplôme d'enseignement élémentaire à l'UNLV en 2016 et s'est installée peu après avec son mari à Anchorage, en Alaska, pour commencer sa carrière.

"L'enseignement est un métier que j'ai toujours voulu exercer", a déclaré M. Rollins. "C'est ce que je voulais faire depuis l'âge de 5 ans.

Mme Rollins a passé six ans à Anchorage à enseigner les mathématiques au collège lorsqu'elle s'est rendu compte qu'il était temps de changer de carrière.

"J'aimais mes élèves et j'aimais enseigner les mathématiques", a déclaré M. Rollins. "Mais si vous avez déjà mis les pieds dans une école américaine, vous savez que les enseignants sont confrontés à des problèmes, et j'avais besoin de prendre un peu de recul par rapport à ce rôle.

Peu après, Mme Rollins est passée de l'enseignement public à un poste administratif dans une entreprise de construction maritime à Anchorage, où elle a constaté que les compétences qu'elle avait acquises dans l'enseignement lui permettaient d'être très efficace dans son nouveau poste.

"En tant qu'enseignants, nous avons beaucoup à faire", a déclaré M. Rollins. "Bien sûr, l'enseignement est l'une de nos tâches, mais l'autre moitié de notre travail est un mélange d'organisation et de tâches administratives comme la paperasserie, le classement, les contacts avec les gens, etc.

Bien que Mme Rollins ait apprécié son nouveau rôle, elle a commencé à remarquer qu'Anchorage n'offrait pas les mêmes possibilités d'évolution de carrière que les autres grandes villes américaines.

Mme Rollins et son mari ont commencé à chercher des endroits qui offraient les mêmes activités de plein air qu'Anchorage, mais qui étaient aussi plus modernes et offraient davantage de possibilités de développement pour les jeunes professionnels.

Denver répondait à toutes les attentes, et Mme Rollins et son mari avaient des amis dans la région. Ils se sont installés dans la ville en juillet 2022.

Alors qu'elle cherchait un emploi à Denver, Mme Rollins est tombée sur RTD qui, à l'époque, recrutait pour un poste d'assistance commerciale au sein de la division des droits civils. Voyant qu'elle pouvait facilement mettre à profit son expérience, ses compétences et ses connaissances acquises dans son ancienne entreprise, Mme Rollins a sauté sur l'occasion. Elle a été embauchée et a pris ses fonctions le 17 avril 2023.

Être un soutien commercial pour la division des droits civils signifie être agile et capable de gérer plusieurs tâches à la fois, un défi que Rollins est impatiente de relever chaque jour, le sourire aux lèvres.

"Chaque jour est différent", a-t-elle déclaré.

Rollins s'occupe de tout, depuis l'installation des nouveaux employés avec toutes leurs fournitures et leurs besoins en technologie de l'information jusqu'à l'organisation des dossiers pour le bureau Small Business Opportunity, en passant par les tâches administratives liées à l'égalité des chances en matière d'emploi pour les formations et la coordination avec les responsables pour répondre aux demandes.

"Naturellement, je suis une personne très organisée et soucieuse des détails", a déclaré M. Rollins. "Certains des autres emplois que j'ai occupés avant de commencer ma carrière d'enseignante, comme ceux que j'ai eus à l'université et d'autres, étaient des emplois de soutien aux entreprises. C'est à ce moment-là que j'ai réalisé que c'était ce que je voulais faire !

En plus des responsabilités susmentionnées, Mme Rollins a pris l'initiative de faire passer le suivi budgétaire de la division à l'ère numérique.

J'ai remarqué qu'au cours de l'année écoulée, de nombreux gestionnaires ont fait des déclarations telles que "Oh, je ne sais pas combien d'argent j'ai dépensé sur ce budget"", a déclaré M. Rollins. "Je ne sais pas où sont passées ces dépenses. Je me suis donc dit : "Vous savez quoi ? Je vais mettre au point un outil de suivi, car nos fonds ne proviennent que de quelques sources différentes".

Mme Rollins s'est concentrée sur l'élaboration d'une feuille de calcul qui permettrait de calculer automatiquement le nombre de fonds dans le budget et de garder un œil sur les dépenses des uns et des autres.

"Vous pouvez voir quand ces transactions ont eu lieu", a-t-elle déclaré. "Les utilisateurs peuvent ainsi voir combien a été dépensé par qui, ce qui nous permet de prendre des décisions budgétaires de manière plus efficace".

Mme Rollins se souvient de son travail sur le système de suivi budgétaire comme l'un de ses meilleurs souvenirs au cours de la courte année qu'elle a passée à la RTD, soulignant le temps qu'il a permis de gagner en matière de tenue des dossiers.

"Je n'aime pas prendre plus de temps qu'il n'en faut pour faire les choses", a-t-elle déclaré.

Rollins est également en train de concevoir un guide pour les nouveaux employés de la Division des droits civils qui leur donne un coup de pouce dans leur travail. Le guide contient une vue d'ensemble du travail de la division des droits civils, une répartition des différents bureaux au sein de la division, une série de guides pratiques expliquant comment naviguer dans le Hub, utiliser Workday, et mettre en place des signatures de courriel, des messages vocaux et des renvois d'appels, ainsi que d'autres tâches générales et spécifiques à la division que les nouveaux employés doivent accomplir pour se mettre en place.

L'expérience de Mme Rollins dans l'enseignement lui permet d'avoir un point de vue différent sur les défis que la plupart des autres personnes peuvent trouver difficiles à relever.

"J'ai une vision légèrement différente des situations difficiles", a déclaré M. Rollins. "L'enseignement a recâblé mon cerveau pour qu'il puisse résoudre rapidement des problèmes concomitants.

Le soutien des entreprises est essentiel à la réussite de l'agence et Mme Rollins est fière de savoir que son travail permet à l'agence d'avancer.

"Nous sommes la colle qui maintient tout ensemble", a-t-elle déclaré.