День административных работников: познакомьтесь с Ниа Роллинс

Сегодня — День административных работников, день, посвящённый тем, кто обеспечивает бесперебойную работу предприятий и организаций.

Познакомьтесь с некоторыми из выдающихся специалистов отдела административной поддержки RTD, которые обеспечивают агентство всем необходимым для оказания услуг жителям агломерации Денвера.

У каждого человека есть своя жизненная история. Для некоторых она может заключаться в том, что большую часть детства и взрослой жизни они проводят в родном городе. Для других — в переезде через всю страну. Для Нии Роллинс, специалиста по административной поддержке Отдела по гражданским правам, путь в RTD был связан со сменой профессии и преодолением расстояния примерно в 8 500 миль от Сент-Луиса до Лас-Вегаса, Анкориджа и Денвера.

Уроженка Сент-Луиса, Роллинс поступила в Университет Невады в Лас-Вегасе (UNLV), чтобы осуществить свою мечту — стать учителем. В 2016 году она окончила UNLV по специальности «Начальное образование» и вскоре после этого вместе с мужем переехала в Анкоридж, штат Аляска, чтобы начать свою карьеру.

«Преподавание — это профессия, о которой я знала, что хочу ей заниматься, практически всю свою жизнь, — сказала Роллинс. — Я думала, что хочу этим заниматься, с пяти лет».

Роллинс проработала шесть лет в Анкоридже, преподавая математику в средней школе, когда поняла, что пришло время сменить профессию.

«Я любила своих учеников и обожала преподавать математику, — сказала Роллинс. — Но если вы когда-нибудь бывали в американской школе, то знаете, что учителя сталкиваются с определенными проблемами, и мне нужно было немного отойти от этой роли».

Вскоре после этого Роллинс перешла из сферы государственного образования на административную должность в компании, занимающейся морским строительством в Анкоридже, где она обнаружила, что навыки, приобретённые ею во время преподавания, позволяют ей очень эффективно справляться с обязанностями на новой должности.

«Как учителя, мы делаем очень многое, — сказал Роллинс. — Конечно, преподавание — это одна из наших задач, но другая половина нашей работы — это сочетание организационных и административных обязанностей, таких как заполнение документов, ведение архива, общение с людьми и так далее».

Хотя Роллинс нравилась её новая должность, она начала замечать, что Анкоридж не предлагал таких же возможностей для карьерного роста, как другие крупные города на материковой части США.

Роллинс и её муж начали искать места, где можно было бы заниматься теми же видами активного отдыха на природе, что и в Анкоридже, но при этом эти места были бы более современными и предоставляли бы молодым специалистам больше возможностей для профессионального роста.

Денвер отвечал всем требованиям — к тому же у Роллинс и её мужа здесь были друзья. Они переехали в этот город в июле 2022 года.

В поисках работы в Денвере Роллинс наткнулась на объявление RTD, которое в то время набирало сотрудника на должность специалиста по бизнес-поддержке в Отделе по защите гражданских прав. Поняв, что она без труда сможет применить свой опыт, навыки и знания, полученные в предыдущей компании, Роллинс сразу же воспользовалась этой возможностью. Её приняли на работу, и она приступила к исполнению своих обязанностей 17 апреля 2023 года.

Работа в качестве специалиста по административной поддержке в Отделе по гражданским правам требует гибкости и умения одновременно справляться с несколькими задачами — и Роллинс с удовольствием принимает этот вызов каждый день, не теряя при этом улыбки.

«Каждый день проходит по-своему», — сказала она.

Роллинс занимается всем: от обеспечения новых сотрудников всем необходимым оборудованием и техническими средствами до систематизации документов для отдела по поддержке малого бизнеса, выполнения административных задач в рамках программы «Равные возможности при трудоустройстве» (EEO) в связи с проведением тренингов, а также координации действий с руководителями для выполнения поступивших запросов.

«Конечно, я очень организованный и внимательный к деталям человек», — сказал Роллинс. «Некоторые из моих предыдущих работ, которые я выполняла до начала своей преподавательской карьеры, например, работа в колледже и тому подобное, были связаны с оказанием поддержки бизнесу. Именно тогда я поняла, что это именно то, чем я хочу заниматься!»

Помимо вышеперечисленных обязанностей Роллинс взяла на себя инициативу по переводу системы учета бюджета подразделения в цифровую эпоху.

«За последний год я заметил, что многие менеджеры говорили что-то вроде: „Ой, я даже не знаю, сколько денег я потратил из этого бюджета“, — сказал Роллинс. «„Я не уверен, на что ушли эти расходы“. Поэтому я подумал: „Знаете что, давайте я просто создам систему отслеживания, ведь наши средства поступают всего из нескольких источников“».

Роллинс сосредоточилась на создании одной таблицы, которая бы автоматически рассчитывала, сколько средств осталось в бюджете, а также позволяла отслеживать, кто, на что и сколько тратит.

«Можно увидеть, когда именно происходят эти транзакции», — сказала она. «У меня есть разбивка по месяцам, так что пользователи могут видеть, кто и сколько потратил, что позволяет нам более эффективно принимать решения по бюджету».

Роллинс вспоминает, что работа над системой отслеживания бюджета стала одним из её самых приятных воспоминаний за тот короткий год, что она проработала в RTD, отмечая, сколько времени это сэкономило на ведении документации.

«Я не люблю тратить на что-либо больше времени, чем это необходимо», — сказала она.

Кроме того, Роллинс разрабатывает руководство для новых сотрудников Отдела по гражданским правам, которое поможет им быстрее влиться в рабочий процесс. Руководство содержит обзор деятельности Отдела по гражданским правам; описание различных подразделений в составе отдела; серию практических инструкций, в которых подробно объясняется, как ориентироваться в системе «Hub», пользоваться Workday, а также настраивать подписи в электронных письмах, голосовую почту и переадресацию звонков; а также другие общие и специфические для отдела задачи, которые новые сотрудники должны выполнить для начала работы.

Опыт Роллинс в сфере преподавания позволяет ей по-другому смотреть на те трудности, которые большинство других людей могут воспринимать как препятствия.

«У меня немного иной взгляд на сложные ситуации», — сказал Роллинс. «Преподавание перепрограммировало мой мозг на быстрое решение нескольких задач одновременно».

Поддержка со стороны бизнеса имеет решающее значение для успеха агентства, и Роллинс гордится тем, что именно её работа обеспечивает его успешное функционирование.

«Мы — та связующая сила, которая держит всё вместе», — сказала она.