Ngày hội dành cho các chuyên viên hành chính: Gặp gỡ Nia Rollins

Hôm nay là Ngày Nhân viên Hành chính, một ngày dành riêng cho những người giúp các doanh nghiệp và tổ chức hoạt động trơn tru.

Hãy cùng gặp gỡ một số nhà tài trợ doanh nghiệp hùng mạnh của RTD, những người đảm bảo cơ quan này có đủ nguồn lực cần thiết để phục vụ người dân khu vực đô thị Denver.

Mỗi người đều có một hành trình. Đối với một số người, hành trình đó có thể là sống ở quê nhà trong phần lớn thời thơ ấu và cuộc đời trưởng thành. Đối với những người khác, nó có thể là việc chuyển đến một vùng đất khác trên khắp đất nước. Đối với Nia Rollins, người hỗ trợ kinh doanh của Phòng Quyền Công dân, hành trình đến với RTD của cô ấy trải dài qua một sự thay đổi nghề nghiệp và khoảng 8.500 dặm từ St. Louis đến Las Vegas, Anchorage rồi Denver.

Sinh ra tại St. Louis, Rollins theo học Đại học Nevada-Las Vegas để theo đuổi ước mơ trở thành giáo viên. Cô tốt nghiệp UNLV năm 2016 với bằng cử nhân giáo dục tiểu học và chuyển đến Anchorage, Alaska cùng chồng ngay sau đó để bắt đầu sự nghiệp.

“Dạy học là công việc mà tôi biết mình muốn làm trong phần lớn cuộc đời,” Rollins nói. “Đó là điều tôi nghĩ mình muốn làm từ khi mới 5 tuổi.”

Rollins đã dành sáu năm dạy toán cấp trung học cơ sở ở Anchorage trước khi nhận ra đã đến lúc cần thay đổi nghề nghiệp.

“Tôi yêu quý học sinh của mình và yêu thích việc dạy toán,” Rollins nói. “Nhưng nếu bạn đã từng đến một trường học ở Mỹ, bạn sẽ biết rằng giáo viên phải đối mặt với một số vấn đề, và tôi cần phải lùi lại một bước khỏi vai trò đó.”

Không lâu sau, Rollins chuyển từ ngành giáo dục công lập sang một vai trò quản lý tại một công ty xây dựng hàng hải ở Anchorage, nơi bà nhận thấy những kỹ năng học được từ việc giảng dạy giúp bà làm việc rất hiệu quả trong vị trí mới.

“Là giáo viên, chúng tôi làm rất nhiều việc,” Rollins nói. “Dĩ nhiên, giảng dạy là một trong những nhiệm vụ của chúng tôi, nhưng một nửa công việc còn lại là sự kết hợp giữa công tác tổ chức và quản lý như làm giấy tờ, lưu trữ hồ sơ, liên lạc với mọi người, v.v.”

Mặc dù Rollins thích công việc mới của mình, nhưng cô bắt đầu nhận thấy rằng Anchorage không có nhiều cơ hội thăng tiến nghề nghiệp như so với các thành phố lớn khác trên đất liền Hoa Kỳ.

Rollins và chồng bắt đầu tìm kiếm những nơi có các hoạt động ngoài trời tương tự như Anchorage, nhưng hiện đại hơn và mang lại nhiều cơ hội phát triển hơn cho những người trẻ có trình độ chuyên môn.

Denver đáp ứng mọi tiêu chí – và Rollins cùng chồng cô đều có bạn bè ở đây. Họ chuyển đến thành phố này vào tháng 7 năm 2022.

Trong quá trình tìm việc ở Denver, Rollins tình cờ biết đến RTD, lúc đó đang tuyển dụng vị trí hỗ trợ kinh doanh tại Phòng Quyền công dân. Nhận thấy mình có thể dễ dàng áp dụng kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức từ công ty cũ, Rollins đã nắm bắt cơ hội này. Cô được nhận vào làm và bắt đầu công việc vào ngày 17 tháng 4 năm 2023.

Là người hỗ trợ nghiệp vụ cho Ban Quyền Công dân, Rollins cần phải nhanh nhẹn và có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc, một thử thách mà cô ấy luôn nhiệt tình đón nhận mỗi ngày với nụ cười trên môi.

“Mỗi ngày đều khác nhau,” cô ấy nói.

Rollins đảm nhiệm mọi việc, từ việc trang bị đầy đủ vật tư và đáp ứng nhu cầu công nghệ thông tin cho nhân viên mới, đến việc sắp xếp hồ sơ cho văn phòng Cơ hội Doanh nghiệp Nhỏ, xử lý các nhiệm vụ hành chính về Cơ hội Việc làm Bình đẳng cho các khóa đào tạo và phối hợp với các quản lý để đáp ứng các yêu cầu.

“Về bản chất, tôi là người rất ngăn nắp và chú trọng đến từng chi tiết,” Rollins nói. “Một số công việc khác mà tôi từng làm trước khi bắt đầu sự nghiệp giảng dạy, chẳng hạn như những công việc thời sinh viên, đều thuộc dạng hỗ trợ kinh doanh. Đó là lúc tôi nhận ra đây chính là điều tôi muốn làm!”

Bên cạnh những trách nhiệm nêu trên, Rollins còn tự mình đảm nhiệm việc đưa công tác theo dõi ngân sách của bộ phận vào kỷ nguyên kỹ thuật số.

“Tôi nhận thấy trong năm qua, nhiều nhà quản lý chia sẻ những câu như: ‘Ôi, tôi không biết mình đã chi bao nhiêu tiền từ ngân sách này rồi,’” Rollins nói. “‘Tôi không chắc những khoản chi này đã đi đâu.’ Vì vậy, tôi nghĩ, ‘Thôi thì, mình cứ lập một công cụ theo dõi xem, vì nguồn kinh phí của chúng ta chỉ đến từ một vài nguồn khác nhau thôi.’”

Rollins tập trung vào việc xây dựng một bảng tính duy nhất có thể tự động tính toán số tiền hiện có trong ngân sách, cũng như theo dõi ai đang chi bao nhiêu tiền cho khoản mục nào.

“Bạn có thể thấy khi nào những giao dịch đó diễn ra,” cô ấy nói. “Tôi đã chia nhỏ theo từng tháng, vì vậy người dùng có thể thấy ai đã chi bao nhiêu, giúp chúng tôi đưa ra các quyết định ngân sách hiệu quả hơn.”

Rollins nhớ lại công việc của mình với hệ thống theo dõi ngân sách là một trong những kỷ niệm yêu thích nhất trong năm ngắn ngủi làm việc tại RTD, nhận thấy nó đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc lưu trữ hồ sơ.

“Tôi không thích dành nhiều thời gian hơn mức cần thiết cho mọi việc,” cô ấy nói.

Rollins cũng đang thiết kế một cuốn hướng dẫn dành cho nhân viên mới của Phòng Quyền Dân sự, giúp họ nhanh chóng bắt đầu công việc. Cuốn hướng dẫn bao gồm tổng quan về công việc của Phòng Quyền Dân sự; phân chia các văn phòng khác nhau trong phòng; một loạt các hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Hub, Workday và thiết lập chữ ký email, thư thoại và chuyển tiếp cuộc gọi; và các nhiệm vụ chung cũng như nhiệm vụ cụ thể của phòng mà nhân viên mới cần hoàn thành để bắt đầu công việc.

Kinh nghiệm giảng dạy của Rollins giúp cô có cái nhìn khác biệt về những thách thức mà hầu hết người khác có thể thấy khó khăn.

“Tôi có một cái nhìn hơi khác về những tình huống khó khăn,” Rollins nói. “Việc giảng dạy đã giúp tôi thay đổi cách tư duy để giải quyết các vấn đề đồng thời một cách nhanh chóng.”

Sự hỗ trợ từ phía doanh nghiệp rất quan trọng đối với sự thành công của cơ quan, và Rollins tự hào khi biết rằng công việc của mình giúp cơ quan hoạt động hiệu quả.

"Chúng tôi là chất keo kết dính mọi thứ lại với nhau," cô ấy nói.