El equipo de Gobernanza y Gestión de la Información estrena un nuevo portal para las solicitudes CORA

A partir del 1 de febrero, el equipo de Gobernanza y Gestión de la Información (GGI) de RTD introdujo un nuevo Portal de solicitudes de Colorado Open Records (CORA) y actualizado el Preguntas frecuentes sobre el proceso CORA. El portal sirve de punto de entrada para que el público acceda a los registros de la agencia.

En Página de inicio de Open Records en el sitio web de RTD se ha renovado para incluir enlaces al portal, las preguntas más frecuentes, informes y políticas, información financiera e información espacial abierta (por ejemplo, fuentes de datos).

Según Emily Valdez, Directora del Programa de Cumplimiento y Privacidad, la navegación por el nuevo portal les resultará familiar. La mayor diferencia con respecto a la plataforma anterior es que los clientes ya no tienen que crear una cuenta si no lo desean.

IGM también actualizará la política y el procedimiento de la agencia para CORA, tras lo cual RTD aumentará su coste por hora para buscar, recuperar y revisar registros, reflejando un cambio de coste en virtud de la ley. Después de la primera hora, que es gratuita, la agencia cobra actualmente 30 dólares por hora por el tiempo del personal necesario para realizar estas tareas.

Los registros de la Agencia están abiertos al público para su inspección según lo dispuesto en la CORA. El equipo de IGM anima a los empleados a navegar por el nuevo portal y a consultar las preguntas más frecuentes. Todos los registros y grabaciones que recopila la agencia pueden descubrirse en virtud de la CORA. Esto no significa que los registros se vayan a producir siempre debido a las excepciones previstas en la ley, dijo Valdez, pero es importante que los empleados se comporten profesionalmente teniendo en cuenta este hecho.

Los elementos descubribles pueden incluir discusiones internas de cualquier tipo, como correos electrónicos, borradores de documentos y chats en plataformas como Teams. Los empleados con un teléfono móvil del trabajo o que reciben un estipendio para utilizar su propio teléfono deben saber que todos los datos de ese dispositivo, incluidos los mensajes de texto, son descubribles. Entre los elementos que suelen solicitarse figuran datos sobre delitos, vídeos, solicitudes de propuestas, contratos y documentos de licitación. Entre las personas que solicitan información figuran compañías de seguros, abogados, empleados de los medios de comunicación y ciudadanos interesados en asuntos de la agencia.

En los próximos meses, IGM introducirá otro cambio significativo: la migración del actual sistema de gestión de contenidos empresariales de RTD, Laserfiche On-Premise, a Laserfiche Cloud. El nuevo sistema de gestión de documentos en línea permite a los usuarios cargar, ver y trabajar con contenido mediante una interfaz web optimizada. Proporcionará a los empleados de RTD un mejor acceso remoto, un mejor almacenamiento y una mayor seguridad.

La nueva plataforma "permite a RTD gestionar mejor sus registros y capacita a nuestro personal para utilizarlos de forma eficiente y eficaz". La nueva plataforma, añadió, "permite a RTD gestionar mejor sus registros y capacita a nuestra gente para poder utilizar sus registros de manera eficiente y eficaz."

IGM compartirá más información en las próximas semanas sobre cómo la información migrará a Laserfiche Cloud. Manténgase atento a Inside Connections para saber más sobre este proyecto a medida que avanza.