L'équipe chargée de la gouvernance et de la gestion de l'information lance un nouveau portail dédié aux demandes CORA

À compter du 1er février, l'équipe chargée de la gouvernance et de la gestion de l'information (IGM) de la RTD a mis en place un nouveau Portail de demande d'accès aux documents publics du Colorado (CORA) et a mis à jour le Foire aux questions posées au sujet de la procédure CORA. Ce portail constitue le point d'accès permettant au public de consulter les dossiers des administrations.

Un Page d'accueil « Accès aux documents publics » La page du site web de RTD a été mise à jour afin d'inclure des liens vers le portail, la FAQ, les rapports et les politiques, les informations financières ainsi que les données spatiales ouvertes (par exemple, les flux de données).

« La navigation sur le nouveau portail vous semblera familière », a déclaré Emily Valdez, responsable du programme de conformité et de protection de la vie privée. La principale différence par rapport à l'ancienne plateforme est que les clients ne sont plus obligés de créer un compte s'ils ne le souhaitent pas.

IGM va également mettre à jour la politique et la procédure de l'agence relatives à la loi CORA, à la suite de quoi RTD augmentera son tarif horaire pour la recherche, la récupération et l'examen des documents, afin de refléter une modification des coûts prévue par la loi. Au-delà de la première heure, qui est gratuite, l'agence facture actuellement 30 dollars de l'heure pour le temps de travail du personnel nécessaire à la réalisation de ces tâches.

Les documents de l'agence sont accessibles au public pour consultation, conformément aux dispositions de la loi CORA. L'équipe IGM encourage les employés à parcourir le nouveau portail et à consulter la FAQ. Tous les documents et enregistrements compilés par l’agence sont susceptibles d’être divulgués en vertu de la loi CORA. Cela ne signifie pas pour autant que ces documents seront systématiquement communiqués, en raison des exceptions prévues par la loi, a précisé M. Valdez, mais il est important que les employés adoptent un comportement professionnel en gardant ce fait à l’esprit.

Les éléments susceptibles d'être communiqués peuvent inclure des échanges internes de toute nature, tels que des e-mails, des brouillons de documents et des discussions sur des plateformes comme Teams. Les employés disposant d'un téléphone portable fourni par l'entreprise ou bénéficiant d'une indemnité pour utiliser leur propre téléphone doivent savoir que toutes les données contenues dans cet appareil, y compris les SMS, sont susceptibles d'être communiquées. Parmi les éléments couramment demandés figurent les données relatives à des infractions, les vidéos, les appels d’offres, les contrats et les dossiers d’appel d’offres. Les personnes qui demandent ces informations sont notamment des compagnies d’assurance, des avocats, des professionnels des médias et des citoyens s’intéressant aux activités de l’organisme.

Au cours des prochains mois, IGM mettra en œuvre un autre changement majeur : la migration du système actuel de gestion de contenu d'entreprise de RTD, Laserfiche On-Premise, vers Laserfiche Cloud. Ce nouveau système de gestion documentaire en ligne permettra aux utilisateurs de charger, consulter et exploiter des contenus via une interface web simplifiée. Il offrira aux collaborateurs de RTD un accès à distance amélioré, un meilleur stockage et une sécurité renforcée.

« Ces informations seront mises en ligne ; non seulement elles seront ainsi plus facilement accessibles, mais les employés pourront également y accéder depuis leurs appareils mobiles », a déclaré Mme Valdez. Elle a ajouté que cette nouvelle plateforme « permet à RTD de mieux gérer ses archives et donne à nos collaborateurs les moyens de les utiliser de manière efficace et optimale ».

IGM communiquera davantage d'informations dans les semaines à venir sur les modalités de migration des données vers Laserfiche Cloud. Suivez de près Inside Connections pour en savoir plus sur l'avancement de ce projet.