L'équipe chargée de la gouvernance et de la gestion de l'information lance un nouveau portail pour les demandes CORA

Depuis le 1er février, l'équipe chargée de la gouvernance et de la gestion de l'information (IGM) de RTD a mis en place un nouveau système de gestion de l'information. Portail de demande de documents publics du Colorado (CORA) et a mis à jour le FAQ a posé des questions sur le processus CORA. Le portail sert de point d'entrée au public pour accéder aux documents de l'agence.

Un Page d'atterrissage sur les dossiers publics sur le site web de RTD a été actualisé pour inclure des liens vers le portail, les FAQ, les rapports et les politiques, les informations financières et les informations spatiales ouvertes (par exemple, les flux de données).

La navigation sur le nouveau portail sera familière, a déclaré Emily Valdez, responsable du programme de conformité et de protection de la vie privée. La plus grande différence par rapport à la plateforme précédente est que les clients ne sont plus obligés de créer un compte s'ils ne le souhaitent pas.

IGM mettra également à jour la politique et les procédures de l'agence pour CORA, après quoi RTD augmentera son coût horaire pour la recherche, l'extraction et l'examen des dossiers, reflétant un changement de coût en vertu de la loi. Après la première heure, qui est gratuite, l'agence facture actuellement 30 dollars de l'heure pour le temps passé par le personnel à effectuer ces tâches.

Les dossiers de l'Agence sont ouverts au public pour inspection, comme le prévoit le CORA. L'équipe IGM encourage les employés à naviguer sur le nouveau portail et à consulter les FAQ. Tous les dossiers et enregistrements compilés par l'agence sont communicables en vertu de la loi CORA. Cela ne signifie pas que les documents seront toujours produits en raison des exceptions prévues par la loi, a déclaré M. Valdez, mais il est important que les employés se comportent de manière professionnelle, en gardant ce fait à l'esprit.

Les éléments consultables peuvent inclure des discussions internes de toute nature, telles que des courriels, des projets de documents et des discussions sur des plateformes telles que Teams. Les employés qui disposent d'un téléphone portable au travail ou qui reçoivent une allocation pour utiliser leur propre téléphone doivent savoir que toutes les données contenues dans cet appareil, y compris les messages textuels, sont communicables. Les éléments les plus fréquemment demandés sont les données criminelles, les vidéos, les appels d'offres, les contrats et les documents d'appel d'offres. Les personnes qui demandent des informations sont des compagnies d'assurance, des avocats, des employés des médias et des citoyens intéressés par les activités de l'agence.

Dans les mois à venir, IGM introduira un autre changement important : la migration du système de gestion de contenu d'entreprise actuel de RTD, Laserfiche On-Premise, vers Laserfiche Cloud. Le nouveau système de gestion de documents en ligne permet aux utilisateurs de télécharger, de visualiser et de travailler sur le contenu à l'aide d'une interface web rationalisée. Il offrira aux employés de RTD un meilleur accès à distance, un meilleur stockage et une sécurité accrue.

"La nouvelle plateforme sera disponible sur le web, ce qui permettra aux employés d'y accéder facilement, mais aussi sur des appareils portables", a déclaré Mme Valdez. La nouvelle plateforme, a-t-elle ajouté, "permet à RTD de mieux gérer ses dossiers et donne à nos employés les moyens d'utiliser leurs dossiers de manière efficace et efficiente".

Dans les semaines à venir, IGM communiquera davantage d'informations sur la manière dont les informations migreront vers Laserfiche Cloud. Gardez un œil sur Inside Connections pour en savoir plus sur ce projet au fur et à mesure qu'il avance.