Группа по управлению информацией и информационному регулированию запускает новый портал для подачи запросов по закону CORA

С 1 февраля группа RTD по управлению информацией и информационному управлению (IGM) внедрила новую Портал подачи запросов в соответствии с Законом штата Колорадо об открытом доступе к документам (CORA) и обновили Часто задаваемые вопросы вопросы о процессе CORA. Портал служит отправной точкой для доступа общественности к документам ведомств.

Один Целевая страница «Открытый доступ к документам» На сайте RTD обновлена информация, в которую теперь включены ссылки на портал, раздел «Часто задаваемые вопросы», отчеты и политики, финансовую информацию, а также открытые пространственные данные (например, потоки данных).

«Навигация по новому порталу будет привычной», — отметила Эмили Вальдес, менеджер по программам соблюдения нормативных требований и защиты конфиденциальности. Главное отличие от прежней платформы заключается в том, что клиентам больше не нужно создавать учетную запись, если они не хотят этого.

IGM также обновит политику и процедуры агентства в отношении закона CORA, после чего RTD повысит почасовую стоимость поиска, извлечения и изучения документов, что отражает изменение стоимости в соответствии с законодательством. После первого часа, который предоставляется бесплатно, агентство в настоящее время взимает 30 долларов в час за рабочее время сотрудников, необходимое для выполнения этих задач.

Документы агентства открыты для общественного ознакомления в соответствии с положениями закона CORA. Команда IGM призывает сотрудников ознакомиться с новым порталом и прочитать раздел «Часто задаваемые вопросы». Все документы и записи, которые ведет агентство, подлежат раскрытию в соответствии с законом CORA. Это не означает, что документы всегда будут предоставляться из-за существующих в законе исключений, отметил Вальдес, но важно, чтобы сотрудники, помня об этом, вели себя профессионально.

К информации, подлежащей раскрытию, могут относиться внутренние переписки любого рода, такие как электронные письма, черновики документов и чаты на платформах вроде Teams. Сотрудники, имеющие служебный мобильный телефон или получающие надбавку за использование личного телефона, должны знать, что все данные на этом устройстве, включая текстовые сообщения, подлежат раскрытию. К числу наиболее часто запрашиваемых материалов относятся данные о преступлениях, видеозаписи, запросы на предложения, контракты и тендерная документация. Среди лиц, запрашивающих информацию, — страховые компании, адвокаты, сотрудники СМИ и граждане, интересующиеся деятельностью ведомства.

В ближайшие месяцы компания IGM внедрит ещё одно важное изменение: переход с текущей корпоративной системы управления контентом RTD — Laserfiche On-Premise — на Laserfiche Cloud. Новая онлайн-система управления документами позволяет пользователям загружать, просматривать и работать с контентом с помощью удобного веб-интерфейса. Она обеспечит сотрудникам RTD улучшенный удаленный доступ, более эффективные возможности хранения данных и повышенную безопасность.

«Эта информация будет размещена в Интернете, поэтому она не только станет легкодоступной, но и сотрудники смогут получать к ней доступ с мобильных устройств», — сказала Вальдес. Она добавила, что новая платформа «позволяет RTD более эффективно управлять своими документами и дает нашим сотрудникам возможность эффективно и результативно использовать их».

В ближайшие недели компания IGM предоставит дополнительную информацию о том, как будет осуществляться перенос данных в Laserfiche Cloud. Следите за новостями в «Inside Connections», чтобы узнавать больше об этом проекте по мере его реализации.