Nhóm Quản trị và Quản lý Thông tin ra mắt cổng thông tin mới dành cho các yêu cầu CORA.

Bắt đầu từ ngày 1 tháng 2, nhóm Quản trị và Quản lý Thông tin (IGM) của RTD đã giới thiệu một tính năng mới. Cổng yêu cầu hồ sơ công khai Colorado (CORA) và cập nhật Câu hỏi thường gặp Câu hỏi được đặt ra về quy trình CORA. Cổng thông tin này đóng vai trò là điểm truy cập cho công chúng vào hồ sơ của cơ quan.

MỘT Trang chủ Hồ sơ công khai Trang web của RTD đã được cập nhật để bao gồm các liên kết đến cổng thông tin, câu hỏi thường gặp, báo cáo và chính sách, thông tin tài chính và thông tin không gian mở (ví dụ: nguồn cấp dữ liệu).

Emily Valdez, Quản lý Chương trình Tuân thủ và Bảo mật, cho biết giao diện của cổng thông tin mới sẽ quen thuộc với người dùng. Điểm khác biệt lớn nhất so với nền tảng trước đây là khách hàng không còn phải tạo tài khoản nếu không muốn.

IGM cũng sẽ cập nhật chính sách và quy trình của cơ quan về CORA, sau đó RTD sẽ tăng phí theo giờ để tìm kiếm, truy xuất và xem xét hồ sơ, phản ánh sự thay đổi chi phí theo luật. Sau giờ đầu tiên miễn phí, cơ quan hiện đang tính phí 30 đô la mỗi giờ cho thời gian nhân viên cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ này.

Theo quy định của CORA, hồ sơ của cơ quan được công khai cho công chúng kiểm tra. Nhóm IGM khuyến khích nhân viên xem cổng thông tin mới và xem lại các câu hỏi thường gặp. Tất cả hồ sơ và bản ghi âm mà cơ quan thu thập đều có thể được yêu cầu cung cấp theo CORA. Điều này không có nghĩa là hồ sơ sẽ luôn được cung cấp do các trường hợp ngoại lệ theo luật, ông Valdez cho biết, nhưng điều quan trọng là nhân viên phải hành xử chuyên nghiệp, luôn ghi nhớ điều này.

Các tài liệu có thể được tiết lộ bao gồm các cuộc thảo luận nội bộ dưới bất kỳ hình thức nào, chẳng hạn như email, bản nháp tài liệu và tin nhắn trò chuyện trên các nền tảng như Teams. Nhân viên sử dụng điện thoại di động do công ty cấp hoặc được trợ cấp để sử dụng điện thoại cá nhân cần biết rằng tất cả dữ liệu trong thiết bị đó, bao gồm cả tin nhắn văn bản, đều có thể được tiết lộ. Các tài liệu thường được yêu cầu bao gồm dữ liệu tội phạm, video, yêu cầu đề xuất, hợp đồng và tài liệu đấu thầu. Những người yêu cầu thông tin bao gồm các công ty bảo hiểm, luật sư, nhân viên truyền thông và công dân quan tâm đến hoạt động của cơ quan.

Trong những tháng tới, IGM sẽ giới thiệu một thay đổi quan trọng khác: chuyển đổi hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp hiện tại của RTD, Laserfiche On-Premise, sang Laserfiche Cloud. Hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến mới cho phép người dùng tải lên, xem và làm việc với nội dung thông qua giao diện web được tối ưu hóa. Nó sẽ cung cấp cho nhân viên RTD khả năng truy cập từ xa được cải thiện, dung lượng lưu trữ tốt hơn và bảo mật được tăng cường.

“Hệ thống này sẽ được đưa lên web, vì vậy không chỉ việc truy cập sẽ dễ dàng hơn mà nhân viên cũng có thể truy cập trên các thiết bị di động,” bà Valdez cho biết. Bà nói thêm rằng nền tảng mới này “cho phép RTD quản lý hồ sơ tốt hơn và giúp nhân viên sử dụng hồ sơ của họ một cách hiệu quả và tối ưu.”

IGM sẽ chia sẻ thêm thông tin trong những tuần tới về cách thức chuyển đổi dữ liệu sang Laserfiche Cloud. Hãy theo dõi Inside Connections để cập nhật thêm thông tin về dự án này khi nó tiến triển.