VI-4 자발적 제안 정책
1. 적용 범위.
본 정책 및 절차는 RTD가 접수한 자발적 제안에 적용됩니다. 본 정책 및 절차는 RTD 부동산의 취득, 임대, 매각 또는 공동 사용과 관련된 자발적 제안을 다루기 위한 것이 아닙니다. 지역 교통국(RTD)과 부동산 권리에 관한 협상을 희망하는 분은 RTD의 부동산 담당 관리자에게 다음 연락처로 문의하시기 바랍니다. 303-299-2440.
1.1 ‘자발적 제안’이란 무엇인가?
공식적이거나 비공식적인 요청에 대한 응답이 아닌, 제출자의 주도로 RTD와 계약을 체결하기 위해 RTD에 제출되는 서면 제안서.
1.2 자발적 제안의 특징은 무엇인가?
다음과 같은 자질을 갖추어야 합니다:
‘자발적 제안’은 향상된 자금 조달 방안이나 이행 일정을 실질적으로 앞당기는 등 혁신적이고 독창적인 해결책을 통해 부가가치를 제공하는 경우, RTD의 장기 예산 계획 과정에 이미 포함된 프로젝트와 구별될 수 있습니다. 판매세 채권과 참여증서는 독창적이고 혁신적인 자금 조달 수단이 아닙니다.
1.2.1 혁신적이고 독창적이며;
1.2.2 제안자가 독자적으로 고안하고 개발한 것;
1.2.3 RTD의 감독, 승인, 지시 또는 직접적인 관여 없이 작성된 것; 그리고
1.2.4 RTD의 사명과 책임을 뒷받침하는 이점이 명확히 드러날 정도로 충분히 상세해야 한다.
‘자발적 제안’은 향상된 자금 조달 방안이나 이행 일정을 실질적으로 앞당기는 등 혁신적이고 독창적인 해결책을 통해 부가가치를 제공하는 경우, RTD의 장기 예산 계획 과정에 이미 포함된 프로젝트와 구별될 수 있습니다. 판매세 채권과 참여증서는 독창적이고 혁신적인 자금 조달 수단이 아닙니다.
1.3 공고된 입찰에 관심이 있는 제안자는 비공모 제안서를 제출해야 합니까?
아니요. ‘자발적 제안’이란 아니다:
1.3.1 RTD가 이전에 공고한 수요 표명 또는 제안 요청에 응한 제안서; 또는
1.3.2 RTD가 경쟁 입찰 방식을 통해 취득할 수 있는 재산 또는 서비스에 대한 사전 제안서(공고된 제안 요청서가 발표되기 전 해당 회계연도 내에 제출된 것).
2. 프로세스 개요.
자발적 제안서는 RTD 계약 및 조달 사무소에 제출해야 합니다. RTD는 2단계 절차를 통해 자발적 제안서를 접수하고 평가합니다. 1단계는 개념 제안서 단계이며, 2단계는 상세 제안서 단계입니다. 프로젝트가 2단계를 넘어 진행되거나 경쟁 입찰 또는 단독 공급자 조달이 포함되는 경우, RTD의 일반 조달 절차 및 정책이 적용됩니다. RTD는 언제든지 자발적 제안에 대한 후속 절차를 진행하지 않기로 결정할 수 있습니다.
3. 1단계 - 개념 제안.
3.1 서론 – 개념적 제안.
1단계의 목적은 RTD가 개념 단계의 서면 제안서를 접수하고, 해당 제안서를 심사하여 2단계에서 추가 정보를 검토할지 여부를 결정하는 데 있습니다.
3.2 절차 – 개념적 제안.
제안서를 검토하고 2단계로 진행할지 여부를 포함한 향후 조치를 결정할 담당 팀을 구성할 예정입니다.
3.2.1. 기준 요건.
이 단계에서 RTD 계약 및 조달 담당자들은 다음과 같은 초기 조치를 취할 것입니다:
3.2.11 제안서 수령 사실을 지체 없이 확인해 주어야 하며; 그리고
3.1.12 해당 제안서가 (아래에 설명된) 자발적 제안서의 최소 요건을 충족하는지 여부를 판단한다.
3.2.2 추가 공정.
제안서가 최소 요건을 충족하는 경우, RTD 계약 및 조달 담당 직원은 다음과 같은 절차를 밟게 됩니다:
3.2.2.1 제안서에 로그인하고 번호를 부여한다;
3.2.2.2 내부 평가 일정을 수립하고 제안자에게 통보한다;
3.2.2.3. 자발적 제안과 관련된 기술 및 재무 분야의 전문가로 구성된 평가팀을 구성한다(RTD 외부 인력에 의한 평가가 필요하다고 판단될 경우, 제안자의 동의를 구한다.).;
3.2.2.4 제안자가 회의를 요청하고, 이를 통해 제안 내용을 더 깊이 이해하는 데 도움이 될 경우, 제안자와의 회의를 일정으로 잡는다;
3.2.2.5 필요에 따라 평가 절차를 원활하게 진행하며; 그리고
3.2.2.6 RTD의 결정 사항을 제안자에게 통보한다. 가능한 결과로는 절차를 중단하거나, 2단계로 진행하거나, 경쟁 입찰을 진행하는 것이 있다. RTD는 결정 사유에 대해 일반적인 설명을 제공할 것이다.
3.2.3 기밀 정보의 사용 금지.
3.2.3.1 RTD 직원은 제안자가 해당 용도를 통지받고 이에 동의한 경우를 제외하고는, 자발적 제안서 내의 데이터 또는 기밀로 분류된 특허, 상표, 저작권이 있는 부분, 혹은 기밀 기술 및 재무 관련 독점 정보를 다른 기업과의 제안 요청이나 협상의 근거 또는 근거의 일부로 사용해서는 안 된다. 개념이나 아이디어는 RTD에 의해 독점 정보로 간주되지 않으나, 제안자에게 고유한 구체적인 실행 방법론은 인정됩니다.
3.2.3.2 계약 및 조달 담당자는 제안서에 포함된 데이터의 공개 또는 이용에 어떠한 제한도 없음을 제안자가 서면으로 명확히 명시하지 않는 한, 제안서에 표지(별첨 B)를 첨부하여야 한다.
3.3 내용 – 개념적 제안.
개념 제안서에는 ‘개념 제안서 양식’(본 정책의 별지 A)에 명시된 정보가 포함되어야 합니다.
3.4 평가 – 개념적 제안.
개념 제안서는 본 절에 명시된 기준에 따라 신속히 평가될 것입니다.
3.4.1 임계값 검토.
평가를 시작하기 전에, RTD 계약 및 조달 담당 직원은 개념 제안서가 다음의 최소 요건을 충족하는지 여부를 확인합니다:
3.4.2 ‘자발적 제안’의 정의에 부합하는 경우;
3.4.3 필수 내용을 포함하고 있으며;
3.4.4 제안자의 계약상 의무를 부담할 권한이 있는 책임자 또는 기타 대리인의 승인을 받았으며; 그리고
3.4.5 데이터의 사용 및 공개에 관한 표시 요건을 준수한다.
3.4.9 평가 절차.
1단계에서는 평가 과정에 다음 사항이 포함될 예정입니다:
3.4.7 재정 평가팀이 구성된 경우, 해당 팀은 제안된 프로젝트 범위를 결정하기 위한 목적으로 기술 제안서를 열람할 수 있다;
3.4.8 제안자는 평가팀과 어떠한 교류도 하지 않아야 한다.
3.4.9 평가 기준.
1단계에서 평가팀은 해당 제안서의 특성을 반영하기 위해 필요한 평가 기준을 정하되, 일반적으로 다음과 같은 요소를 고려할 것입니다:
3.4.9.1 이 제안은 RTD와 그 이용객, 그리고 지역사회에 직접적 또는 예상되는 혜택을 제공한다;
3.4.9.2 본 제안은 RTD의 연간 장기 자본 및 운영 예산 범위 내에서 수용 가능하며, 다른 계획된 지출을 대체하지 않고, 이미 확정된 다른 프로젝트를 위험에 빠뜨리지 않으며, 제안된 항목의 비용을 현저히 증가시키지 않는 RTD의 필요를 충족시킵니다. 본 제안은 RTD의 목적 및 목표와 일치합니다;
3.4.9.3 해당 제안서는 RTD가 일반적인 RTD 계약 절차를 통해 구매할 의도가 없었던 독창적인 상품 또는 서비스를 제공하는 경우;
3.4.9.4 제안서에 중요한 재정적, 기술적 및 법적 요소가 포함되어 있는 경우, 해당 분야의 담당 부서들이 2단계로 진행하기 위한 조치를 승인해야 하며; 그리고
3.4.9.5 해당 제안서에 적합한 기타 요인.
4. 2단계 – 상세 제안서.
4.1 서론 – 상세 제안서.
2단계의 목적은 RTD가 제안서를 충분히 이해하고 평가할 수 있도록 보다 상세한 기술적 및 재정적 정보를 확보하는 데 있습니다. 이 단계에서 RTD는 해당 제안서를 포기할지, 단독 발주 계약을 체결할지, 아니면 경쟁 입찰을 진행할지 결정하게 됩니다.
4.1.1 절차 – 상세 제안서. 상세 제안서 요청.
RTD가 2단계로 진행하기를 원할 경우, RTD 계약 및 조달 부서는 제안자에게 2단계로 진행할 것을 공식적으로 통보하는 ‘상세 제안 요청서’를 발송합니다. 상황에 따라 해당 요청서에는 다음 내용이 포함될 수 있습니다:
4.1.1.1 RTD와 제안자 간의 후속 계약에 포함될 수 있는 필수 약관;
4.1.1.2 취약계층 기업 및 소규모 기업(DBE/SBE)의 참여 목표;
4.1.1.3 제안자가 준수해야 할 일정 및 주요 마감일;
4.1.1.4 제안서를 종합적으로 평가하는 데 필요한 구체적인 기술적, 재정적 또는 기타 정보;
4.1.1.5 평가 기준; 그리고
4.1.1.6 원안 제안서의 범위에 대한 구체적인 수정 또는 명확화 요청.
4.1.2 처리.
상세 제안서가 접수되면, 계약 및 조달 사무소는 평가팀 구성원 명단을 관리하고 제안서의 최종 처리 결과를 기록합니다. 외부 자문위원과의 협의는 RTD 평가팀이 이를 필요하고 유익하다고 판단하는 경우에만 이루어지며, RTD 외부 인사의 평가가 필요하다고 판단될 경우 제안자에게 동의를 구할 것입니다. 기밀 정보 사용 금지 조항은 2단계에서도 계속 적용됩니다.
4.1.3 콘텐츠 – 상세 제안서.
1단계에서 제공된 정보 외에도, 상세 제안서에는 최소한 다음 정보가 포함되어야 합니다.
4.1.4 기술 정보.
4.1.4.1 해당 프로젝트에 전념할 제안자의 핵심 인력의 성명 및 전문적 정보;
4.1.4.2 RTD로부터 필요한 지원의 유형(예: 시설, 장비, 자재 또는 인적 자원 등); 그리고
4.1.4.3 RTD가 제안된 가격에 비해 제공되는 가치를 평가할 수 있도록, 제안된 업무 범위에 대한 충분히 상세한 설명;
4.1.4.4 해당 업무에 대한 제안 가격 또는 총 예상 비용 및/또는 창출될 수익에 대해, 의미 있는 평가가 가능할 정도로 충분히 상세하게 명시해야 하며, 여기에는 프로젝트의 연간 현금 흐름도 포함되어야 한다;
4.1.4.5 RTD가 제공할 모든 부동산 및/또는 서비스에 대한 구체적인 내용을 포함한 이행 일정; 그리고
4.1.4.6 제안된 작업 기간.
4.1.5 보충 자료.
4.1.5.1 선호하는 계약 유형;
4.1.5.2 조직에 대한 설명, 해당 분야의 이전 경험 및 활용될 시설;
4.1.5.3 해당되는 경우, 조직적 이해상충 및 환경적 영향에 관한 필수 기재 사항; 그리고
4.1.5.4 제안자가 프로젝트를 완료하는 데 필요한 재정적 자원을 보유하고 있음을 RTD에 입증하는 정보로, 이는 RTD 계약 및 조달 담당 직원이 결정한다. 이러한 정보에는 (i) 감사 보고서 또는 회계사 검토서, 대차대조표, 손익계산서 및 주주자본명세서, 재무상태변동표가 포함된 재무제표; (ii) 미감사 대차대조표; (iii) 제안자가 거래하는 은행 또는 기타 금융기관의 명칭; 및 (iv) 신용장 약정서.
4.1.6 평가 – 상세 제안서.
상세 제안서는 본 절에 명시된 평가 기준에 따라 신속히 평가될 것입니다.
4.1.6.1 임계값 검토.
종합 평가를 시작하기 전에, RTD 계약 및 조달 담당 부서는 상세 제안서가 1단계에서 정한 최소 요건과 ‘상세 제안 요청서’에 구체적으로 명시된 요건을 여전히 충족하는지 여부를 판단할 것입니다.
4.1.6.2 평가 기준.
2단계에서 평가팀은 1단계에서 제시된 것과 동일한 평가 기준 외에도 다음 요소를 고려할 것입니다:
4.1.6.3 제안서의 목표 달성에 필수적인 요소인 제안자의 역량, 관련 경험, 시설, 기술 또는 이들의 독창적인 조합;
4.16.4 제안서에 명시된 상품 또는 서비스를 제공할 수 있는 제안자의 재정적 역량;
4.1.6.5 제안된 일정의 실행 가능성 및 RTD가 요구되는 활동을 이행할 수 있는 능력;
4.1.6.6 RTD가 현행 TABOR 승인에 따라 계약을 체결할 수 있는 권한;
4.1.6.7 제안서의 목표 달성에 있어 핵심적인 역할을 하는 주요 인력의 자격, 역량 및 경험;
4.1.6.8 발생한 비용 및 수익의 구체적인 내역; 그리고
4.1.6.9 해당 제안에 적합한 기타 요인.
4.1.6.10 권고사항.
평가팀은 상세 제안서의 처리 방안에 대한 권고안을 RTD 총괄 관리자에게 제출하여 검토 및 승인을 받게 됩니다. 이사회 승인이 필요한 경우, 제안자에게 해당 제안서가 논의될 회의 일정을 통지해 드립니다.
4.2 완전하고 공개적인 경쟁.
RTD가 자발적 제안서를 접수했다고 해서, 그 사실만으로는 완전하고 공개적인 경쟁 절차 없이 계약을 체결할 정당한 사유가 되지 않습니다. 자발적 제안서에 계약 이행에 필수적인 독자적인 개념이 포함되어 있지 않은 한, RTD는 경쟁 절차를 진행할 것입니다. 자발적 제안서를 바탕으로 계약을 체결하기 전에, RTD는 다음과 같은 절차를 밟을 것입니다.
4.2.1 영수증.
RTD는 자사 웹사이트의 조달 공고란에 게시하고, ‘덴버 포스트(Denver Post)’의 법적 공고란 및 계약 입찰 공고를 게재하는 기타 관련 업계 간행물에 광고를 게재함으로써, 자발적 제안서 접수 사실을 공표할 것입니다. 이러한 접수 공표는 절차의 어느 단계에서든 이루어질 수 있으며, 구체적인 시기는 RTD 계약 및 조달 담당 직원의 결정에 따릅니다.
4.2.2 적절한 설명.
RTD가 자발적 제안서 수령 사실을 공표할 때에는, 기밀 정보를 부적절하게 공개하거나 제안된 자산 또는 서비스의 독창성이나 혁신성을 누설하지 않는 범위 내에서, 제안된 자산 또는 서비스에 대한 적절한 설명을 포함해야 한다.
4.2.3 해당 부동산 또는 서비스에 대한 관심.
해당 부동산 또는 서비스에 대한 관심. RTD는 또한 앞서 제시된 것과 동일하거나 유사한 방법을 통해 제안서에 명시된 부동산 또는 서비스를 인수하고자 하는 의사를 공표할 것입니다.
4.2.4 경쟁할 수 있는 충분한 기회.경쟁할 수 있는 적절한 기회. RTD는 이해관계자들이 의견을 제시하거나 경쟁 제안서를 제출하고, 및/또는 RTD 계약 및 조달 담당자가 정한 기간(최소 14일) 내에 답변 기회를 요청할 수 있는 적절한 기회를 제공할 것입니다.
4.2.5 접수된 제안서를 바탕으로 한 계약 체결.
제출된 제안서를 바탕으로 한 계약 체결. 마지막으로, RTD는 앞서 제시된 것과 동일하거나 유사한 방법을 통해, 자발적 제안서 또는 공고에 따라 제출된 다른 제안서를 바탕으로 계약을 체결할 의사를 공고할 것입니다.
4.3 청약 없이 이루어진 제안에 따른 계약.
본 정책 또는 그 밖의 어떠한 조항도 RTD가 자발적 제안에 근거하여 조치를 취하거나 계약을 체결할 것을 요구하지 않습니다. RTD는 절차 진행 중 언제든지 자발적 제안을 반환하거나 거부할 수 있습니다.
4.3.1 단독 공급업체 선정.
제공되는 재산이나 서비스를 설명하는 과정에서 기밀 정보를 누설하거나, 요청된 재산이나 서비스의 독창성 또는 혁신성을 공개하지 않고서는 설명할 수 없는 경우, RTD는 RTD의 ‘단일 공급자 선정 정책’에 따라 단일 공급자 선정 절차를 진행할 수 있습니다. 단일 공급자 선정은 제안자가 제안한 특정 재산이나 서비스를 제공할 수 있는 고유한 역량만을 근거로 이루어져서는 안 됩니다.
4.3.2 경쟁 입찰.
상기 규정에 명시된 경우를 제외하고, RTD는 기밀 정보 사용 금지 규정을 준수하는 범위 내에서, 자발적 제안서에 포함된 서비스 또는 물품의 전부 또는 일부를 확보하기 위해 경쟁 입찰을 실시하기로 결정할 수 있습니다.
4.3.3 계약 협상의 전제 조건.
계약 담당관 또는 기타 지정된 RTD 대표자는 다음의 전제 조건이 충족된 후에야 협상을 개시할 수 있다:
4.3.3.1. 자발적 제안서가 본 정책에 규정된 바와 같이 공고 후 접수된 다른 제안서들과의 비교를 포함하여 포괄적인 평가에서 긍정적인 평가를 받은 경우;
4.3.3.2 해당 계약을 주관하는 RTD 기술 사무국은 그 권고안을 지지하고, 필요한 자금을 지원하며, 단독 발주 근거(해당하는 경우)를 제시해야 한다; 그리고
4.3.3.3 RTD 총괄 관리자 또는 RTD 이사회가 승인한다(필요한 경우).