VI-4 Политика в отношении незапрошенных предложений
1. Сфера применения.
Настоящая политика и процедура применяются к незапрошенным предложениям, поступающим в RTD. Они не распространяются на незапрошенные предложения, касающиеся приобретения, аренды, продажи или совместного использования недвижимого имущества RTD. Лица, заинтересованные в проведении переговоров с Региональным транспортным округом по вопросам, связанным с недвижимым имуществом, должны направлять свои обращения менеджеру по недвижимому имуществу RTD по адресу 303-299-2440.
1.1 Что такое незапрошенное предложение?
Письменное предложение, направленное в RTD по инициативе заявителя с целью заключения договора с RTD, а не в ответ на официальный или неофициальный запрос.
1.2 Чем отличается незапрошенное предложение?
Он должен обладать следующими качествами:
Незапрошенное предложение отличается от проекта, уже включенного в процесс долгосрочного бюджетного планирования RTD, если в нем используются инновационные и уникальные решения, обеспечивающие дополнительную выгоду, такие как расширенные возможности финансирования или существенное сокращение сроков реализации. Облигации, обеспеченные налогом с продаж, и сертификаты участия не являются уникальными и инновационными инструментами финансирования.
1.2.1 Инновационный и уникальный;
1.2.2 самостоятельно придумано и разработано автором предложения;
1.2.3 подготовлены без надзора, одобрения, руководства или непосредственного участия RTD; и
1.2.4 Достаточно подробно, чтобы были очевидны его преимущества с точки зрения содействия выполнению задач и обязанностей отдела НИОКР.
Незапрошенное предложение отличается от проекта, уже включенного в процесс долгосрочного бюджетного планирования RTD, если в нем используются инновационные и уникальные решения, обеспечивающие дополнительную выгоду, такие как расширенные возможности финансирования или существенное сокращение сроков реализации. Облигации, обеспеченные налогом с продаж, и сертификаты участия не являются уникальными и инновационными инструментами финансирования.
1.3 Должны ли заявители, заинтересованные в опубликованном тендере, подавать незапрошенное предложение?
Нет. Незапрошенное предложение — это не:
1.3.1 Предложение, подготовленное в ответ на ранее опубликованное RTD заявление о потребностях или запрос предложений; или
1.3.2 Предварительное предложение о закупке имущества или услуг, которые RTD может приобрести на конкурсной основе (представленное в течение бюджетного года до публикации официального запроса предложений).
2. Обзор процесса.
Собственные предложения должны направляться в отдел контрактов и закупок RTD. RTD принимает и оценивает собственные предложения, применяя двухэтапный подход. Первый этап предназначен для концептуальных предложений. Второй этап предназначен для подробных предложений. В случае, если проект выходит за рамки второго этапа или иным образом предполагает проведение конкурса или закупку у единственного поставщика, будут применяться общие процедуры и политика RTD в области закупок. RTD может в любой момент принять решение не продолжать рассмотрение незапрошенного предложения.
3. Первый этап — концептуальное предложение.
3.1 Введение — концептуальное предложение.
Цель первого этапа заключается в том, чтобы RTD получила письменные предложения на концептуальном уровне и провела их отбор с целью определения, следует ли RTD рассмотреть дополнительную информацию на втором этапе.
3.2 Процесс — концептуальное предложение.
Будет сформирована группа специалистов, которая рассмотрит предложение и определит дальнейшие действия, в том числе вопрос о целесообразности перехода ко второму этапу.
3.2.1 Требования к пороговым значениям.
На данном этапе сотрудники отдела контрактов и закупок в сфере НИОКР предпримут следующие первоначальные шаги:
3.2.11 Незамедлительно подтвердить получение предложения; и
3.1.12 Определить, соответствует ли предложение минимальным требованиям, предъявляемым к незапрошенным предложениям (описанным ниже).
3.2.2 Дополнительный процесс.
Если предложение соответствует минимальным требованиям, сотрудники отдела контрактов и закупок RTD предпримут следующие шаги:
3.2.2.1 Зарегистрировать предложение и присвоить ему номер;
3.2.2.2. Установить график проведения внутренней оценки и уведомить об этом инициатора;
3.2.2.3 Сформировать экспертную группу, в состав которой войдут специалисты в технических и финансовых вопросах, имеющих отношение к незапрошенному предложению (если возникнет необходимость в проведении оценки силами сторонних экспертов, не входящих в состав RTD, будет запрошено разрешение у автора предложения);
3.2.2.4 Назначить встречу с автором предложения, если такая встреча запрошена и поможет более полно понять суть предложения;
3.2.2.5. Оказывать содействие процессу оценки по мере необходимости; и
3.2.2.6. Уведомить заявителя о решении RTD. Возможными исходами могут быть: прекращение процедуры, переход ко второму этапу или проведение конкурсных закупок. RTD предоставит общее объяснение причин принятого решения.
3.2.3 Запрет на использование конфиденциальной информации.
3.2.3.1 Персонал RTD не вправе использовать какие-либо данные или конфиденциальную информацию, защищенную патентом, товарным знаком или авторским правом, содержащуюся в незапрошенном предложении, а также конфиденциальную техническую или финансовую информацию, являющуюся собственностью, в качестве основания или части основания для запроса предложений или в ходе переговоров с любой другой фирмой, за исключением случаев, когда автор предложения уведомлен о предполагаемом использовании и дает на него согласие. Концепции или идеи не считаются собственностью RTD, однако будут признаваться конкретные методологии реализации, являющиеся уникальными для заявителя.
3.2.3.2 Сотрудники отдела по контрактам и закупкам должны приложить к предложению титульный лист (прилагается в качестве Приложения B), за исключением случаев, когда заявитель четко указывает в письменной форме, что на раскрытие или использование данных, содержащихся в предложении, не налагается никаких ограничений.
3.3 Содержание — концептуальное предложение.
Концептуальные предложения должны содержать информацию, указанную в форме концептуального предложения (Приложение А к настоящей Политике).
3.4 Оценка — концептуальное предложение.
Концептуальные предложения будут оперативно рассмотрены в соответствии с критериями, изложенными в данном разделе.
3.4.1 Пересмотр пороговых значений.
Перед началом оценки сотрудники отдела контрактов и закупок в сфере НИОКР определят, соответствует ли концептуальное предложение следующим минимальным требованиям:
3.4.2 Соответствует определению незапрошенного предложения;
3.4.3 Содержит необходимую информацию;
3.4.4 Утверждено ответственным должностным лицом или иным представителем, уполномоченным принимать обязательства от имени заявителя; и
3.4.5 Соответствует требованиям к маркировке в отношении использования и раскрытия данных.
3.4.9 Процесс оценки.
На первом этапе процесс оценки будет включать в себя следующее:
3.4.7 В случае формирования группы по финансовой оценке у этой группы будет обеспечен доступ к техническому предложению для определения предлагаемого объема работ по проекту;
3.4.8 Авторы заявки не будут вступать в контакт с экспертной комиссией
3.4.9 Критерии оценки.
На первом этапе группа экспертов определит критерии оценки с учетом особенностей конкретного предложения, однако, как правило, будут учитываться следующие факторы:
3.4.9.1 Данное предложение обеспечивает прямые или ожидаемые выгоды для RTD, её пассажиров и местного сообщества;
3.4.9.2 Данное предложение отвечает потребностям RTD и может быть включено в годовой долгосрочный бюджет RTD на капитальные и операционные расходы без ущерба для других запланированных расходов, без угрозы для других уже утвержденных проектов и без значительного увеличения стоимости предлагаемых статей расходов. Данное предложение соответствует задачам и целям RTD;
3.4.9.3 Предложение касается уникальных товаров или услуг, которые RTD не намеревалась приобретать в рамках обычной процедуры заключения контрактов RTD;
3.4.9.4 Если предложение содержит значительные финансовые, технические и правовые компоненты, то соответствующие специалисты одобрили переход к второму этапу; и
3.4.9.5 Прочие факторы, имеющие отношение к данному предложению.
4. Второй этап — подробное предложение.
4.1 Введение — Подробное предложение.
Цель второго этапа заключается в том, чтобы RTD получила более подробную техническую и финансовую информацию для всестороннего изучения и оценки предложения. На этом этапе RTD примет решение о том, следует ли отказаться от данного предложения, заключить договор с единственным поставщиком или провести конкурсные торги.
4.1.1 Процесс — Подробное предложение. Запрос на предоставление подробного предложения.
Если RTD примет решение о переходе ко второму этапу, отдел контрактов и закупок RTD направит запрос на представление подробного предложения, в котором предложителю будет официально предложено приступить к второму этапу. В зависимости от обстоятельств запрос может содержать следующее:
4.1.1.1 Основные условия, которые могут стать частью последующего соглашения между RTD и заявителем;
4.1.1.2 Цель по привлечению предприятий, находящихся в неблагоприятном положении, и малых предприятий (DBE/SBE);
4.1.1.3 График и важные сроки для заявителя;
4.1.1.4 Конкретная техническая, финансовая или иная информация, необходимая для всесторонней оценки предложения;
4.1.1.5 Критерии оценки; и
4.1.1.6 Запросы о внесении конкретных изменений или уточнений в объем первоначального предложения.
4.1.2 Обработка.
После получения подробного предложения отдел контрактов и закупок зафиксирует состав экспертной группы и зафиксирует окончательное решение по данному предложению. Консультации с внешними экспертами будут проводиться только в том случае, если экспертная группа RTD сочтет это необходимым и целесообразным; если будет сочтено необходимым привлечение к оценке лиц, не входящих в состав RTD, будет запрошено разрешение заявителя. Запрет на использование конфиденциальной информации продолжает действовать на втором этапе.
4.1.3 Содержание — подробное предложение.
Помимо сведений, представленных на первом этапе, подробное предложение должно содержать, как минимум, следующую информацию.
4.1.4 Техническая информация.
4.1.4.1 Фамилии, имена и должности ключевых сотрудников заявителя, которые будут задействованы в проекте;
4.1.4.2 Вид поддержки, требуемой со стороны отдела НИОКР; например, помещения, оборудование, материалы или кадровые ресурсы; и
4.1.4.3 Достаточно подробное описание объема предлагаемых работ, позволяющее RTD оценить соотношение цены и качества;
4.1.4.4 Предлагаемая цена или общая сметная стоимость работ и/или ожидаемая выручка, представленные достаточно подробно для проведения обоснованной оценки, включая годовой денежный поток по проекту;
4.1.4.5 График реализации, включая конкретные сведения о любом имуществе и/или услугах, которые должны быть предоставлены RTD; и
4.1.4.6 Предполагаемая продолжительность работ.
4.1.5 Дополнительная информация.
4.1.5.1 Предпочтительный вид договора;
4.1.5.2 Описание организации, предыдущий опыт работы в данной области и планируемые к использованию средства;
4.1.5.3 Необходимые заявления (при наличии) об организационных конфликтах интересов и воздействии на окружающую среду; а также
4.1.5.4 Информация, подтверждающая RTD наличие у заявителя необходимых финансовых ресурсов для реализации проекта, в соответствии с оценкой сотрудников отдела контрактов и закупок RTD. Такая информация может включать (i) финансовую отчетность, в том числе аудиторское заключение или письмо бухгалтера с результатами проверки, балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках и собственном капитале, а также отчет об изменении финансового положения; (ii) неаудированные балансовые отчеты; (iii) названия банков или других финансовых учреждений, с которыми заявитель ведет дела; и (iv) обязательства по аккредитивам.
4.1.6 Оценка — подробное предложение.
Подробные предложения будут оперативно рассмотрены в соответствии с критериями, изложенными в данном разделе.
4.1.6.1 Пересмотр пороговых значений.
Перед началом комплексной оценки сотрудники отдела контрактов и закупок в сфере НИОКР определят, соответствует ли подробное предложение минимальным требованиям, установленным на первом этапе, а также требованиям, конкретно указанным в запросе на представление подробного предложения.
4.1.6.2 Критерии оценки.
На втором этапе группа по оценке будет руководствоваться теми же критериями оценки, что и на первом этапе, а также следующими факторами:
4.1.6.3 Возможности заявителя, соответствующий опыт, материально-техническая база, технологии или уникальные комбинации этих факторов, которые являются неотъемлемыми условиями для достижения целей предложения;
4.16.4 Финансовая способность заявителя поставить товары или оказать услуги, указанные в предложении;
4.1.6.5 Реалистичность предлагаемого графика и способность RTD выполнить возложенные на неё задачи;
4.1.6.6 Возможность RTD заключать договоры в рамках действующего разрешения TABOR;
4.1.6.7 Квалификация, компетенции и опыт ключевых сотрудников, играющих решающую роль в достижении целей предложения;
4.1.6.8 Конкретные данные о понесенных расходах и полученных доходах; и
4.1.6.9 Любые другие факторы, имеющие отношение к данному предложению.
4.1.6.10 Рекомендация.
Группа по оценке представит генеральному директору RTD рекомендацию относительно дальнейшей судьбы подробного предложения для рассмотрения и утверждения. Если требуется одобрение совета директоров, заявитель будет уведомлен о дате заседания, на котором будет обсуждаться данное предложение.
4.2 Полная и открытая конкуренция.
Само по себе получение RTD незапрошенного предложения не является основанием для заключения контракта без проведения полноценного и открытого конкурса. За исключением случаев, когда незапрошенное предложение содержит запатентованную концепцию, имеющую решающее значение для выполнения контракта, RTD будет стремиться к проведению конкурса. Перед заключением контракта на основании незапрошенного предложения RTD предпримет следующие шаги.
4.2.1 Квитанция.
RTD сообщит о получении незапрошенного предложения путем размещения соответствующего объявления на веб-сайте RTD, посвященном возможностям закупок, а также в разделе юридических уведомлений газеты «Denver Post» и в любых других соответствующих отраслевых изданиях, публикующих объявления о проведении тендеров. Такое уведомление о получении может быть опубликовано на любом этапе процесса по решению сотрудников отдела контрактов и закупок RTD.
4.2.2 Достаточное описание.
В сообщении RTD о получении незапрошенного предложения будет содержаться достаточное описание предлагаемого имущества или услуг без неправомерного раскрытия конфиденциальной информации или разглашения оригинальности идей или инновационности предлагаемого имущества или услуг.
4.2.3 Интерес к недвижимости или услугам.
Интерес к объекту недвижимости или услугам. RTD также будет информировать о своем интересе в приобретении объекта недвижимости или услуг, описанных в предложении, с использованием тех же или аналогичных методов, что указаны выше.
4.2.4 Наличие достаточных возможностей для конкуренции.Надлежащая возможность для участия в конкурсе. RTD предоставит заинтересованным сторонам надлежащую возможность высказать свои замечания, представить конкурирующие предложения и/или подать запросы на предоставление возможности ответить в течение срока (не менее 14 дней), установленного сотрудниками отдела контрактов и закупок RTD.
4.2.5 Присуждение контракта на основании полученных предложений.
Присуждение контракта на основании полученных предложений. В заключение RTD обнародует свое намерение присудить контракт на основании незапрошенного предложения или другого предложения, представленного в ответ на публикацию, с использованием тех же или аналогичных методов, что указаны выше.
4.3 Договор, заключенный на основании незапрошенного предложения.
Ничто в настоящей политике или иных документах не обязывает RTD принимать какие-либо меры или заключать договор на основании незапрошенного предложения. RTD вправе вернуть и/или отклонить незапрошенное предложение в любой момент в ходе рассматриваемого процесса.
4.3.1 Заключение контракта с единственным поставщиком.
Если описать предлагаемое имущество или услуги невозможно без раскрытия конфиденциальной информации или без раскрытия оригинальности идей или инновационности запрашиваемого имущества или услуг, RTD может принять решение о заключении договора с единственным поставщиком в соответствии с политикой RTD в отношении заключения договоров с единственным поставщиком. Присуждение контракта единственному поставщику не может основываться исключительно на уникальной способности участника, подавшего предложение, предоставить конкретную предлагаемую собственность или услуги.
4.3.2 Конкурсные закупки.
За исключением случаев, указанных выше, RTD вправе принять решение о проведении конкурсных закупок с целью приобретения всех или части услуг или товаров, указанных в незапрошенном предложении, с соблюдением запрета на использование конфиденциальной информации.
4.3.3 Предпосылки для переговоров по заключению договора.
Сотрудник по заключению контрактов или иной уполномоченный представитель (представители) RTD вправе приступить к переговорам только после выполнения следующих предварительных условий:
4.3.3.1 Самостоятельное предложение прошло положительную комплексную оценку, в том числе в сравнении с любыми предложениями, поступившими после публикации в соответствии с настоящей политикой;
4.3.3.2 Технический отдел RTD, курирующий данный контракт, поддерживает данную рекомендацию, выделяет необходимые средства и предоставляет обоснование выбора единственного поставщика (если применимо); и
4.3.3.3 Генеральный директор RTD или Совет директоров RTD утверждает (при необходимости).