VI-4 Политика в отношении незапрошенных предложений
1. Сфера применения.
Настоящая политика и процедура применяются к незапрошенным предложениям, поступающим в RTD. Они не предназначены для рассмотрения незапрошенных предложений, касающихся приобретения, аренды, продажи или совместного использования недвижимого имущества RTD. Лица, заинтересованные в проведении переговоров с Региональным транспортным округом (RTD) по вопросам, связанным с правами на недвижимое имущество, должны направлять свои обращения менеджеру по недвижимому имуществу RTD по адресу: 303-299-2440.
1.1 Что такое незапрошенное предложение?
Письменное предложение, направляемое в RTD по инициативе подателя с целью заключения договора с RTD, а не в ответ на официальный или неофициальный запрос.
1.2 Чем отличается незапрошенное предложение?
Он должен обладать следующими качествами:
Незапрошенное предложение отличается от проекта, уже включенного в процесс долгосрочного бюджетного планирования RTD, если в нем используются инновационные и уникальные решения, обеспечивающие дополнительную ценность, такие как расширенные возможности финансирования или существенное сокращение сроков реализации. Облигации, обеспеченные налогом с продаж, и сертификаты участия не являются уникальными и инновационными инструментами финансирования.
1.2.1 Инновационный и уникальный;
1.2.2 самостоятельно придумано и разработано автором предложения;
1.2.3 Подготовлено без надзора, одобрения, руководства или непосредственного участия RTD; и
1.2.4 Достаточно подробный, чтобы были очевидны его преимущества с точки зрения содействия выполнению миссии и обязанностей RTD.
Незапрошенное предложение отличается от проекта, уже включенного в процесс долгосрочного бюджетного планирования RTD, если в нем используются инновационные и уникальные решения, обеспечивающие дополнительную ценность, такие как расширенные возможности финансирования или существенное сокращение сроков реализации. Облигации, обеспеченные налогом с продаж, и сертификаты участия не являются уникальными и инновационными инструментами финансирования.
1.3 Должны ли участники, заинтересованные в опубликованном объявлении о проведении тендера, подавать незапрошенные предложения?
Нет. Незапрошенное предложение — это не:
1.3.1 Предложение, подготовленное в ответ на ранее опубликованное RTD заявление о потребностях или запрос на предложения; или
1.3.2 Предварительное предложение о закупке имущества или услуг, которые RTD может приобрести на конкурсной основе (представленное в течение бюджетного года до публикации официального запроса предложений).
2. Обзор процесса.
Незапрошенные предложения должны направляться в отдел контрактов и закупок RTD. RTD принимает и оценивает незапрошенные предложения, используя двухэтапный подход. Первый этап предназначен для концептуальных предложений. Второй этап — для подробных предложений. В случае если проект выходит за рамки второго этапа или иным образом предполагает проведение конкурса предложений или закупку у единственного поставщика, применяются общие процедуры и политика RTD в области закупок. RTD вправе в любой момент принять решение о прекращении дальнейшего рассмотрения незапрошенного предложения.
3. Первый этап — концептуальное предложение.
3.1 Введение — Концептуальное предложение.
Цель первого этапа заключается в том, чтобы RTD получила письменные предложения на концептуальном уровне и провела их отбор с целью определения, следует ли RTD рассматривать дополнительную информацию на втором этапе.
3.2 Процесс — концептуальное предложение.
Будет сформирована группа специалистов для рассмотрения предложения и определения дальнейших действий, в том числе решения о целесообразности перехода ко второму этапу.
3.2.1 Требования к пороговым значениям.
На данном этапе сотрудники отдела контрактов и закупок в сфере НИОКР предпримут следующие меры, связанные с установленными пороговыми значениями:
3.2.11 Незамедлительно подтвердить получение предложения; и
3.1.12 Определить, соответствует ли предложение минимальным требованиям, предъявляемым к незапрошенному предложению (описанным ниже).
3.2.2 Дополнительный процесс.
Если предложение соответствует минимальным требованиям, сотрудники отдела контрактов и закупок RTD предпримут следующие действия:
3.2.2.1 Зарегистрировать предложение и присвоить ему номер;
3.2.2.2. Установить график проведения внутренней оценки и уведомить об этом заявителя;
3.2.2.3 Сформировать экспертную группу, в состав которой войдут специалисты в технических и финансовых вопросах, имеющих отношение к незапрошенному предложению (если будет сочтено необходимым провести оценку силами сторон, не входящих в состав RTD, то у автора предложения будет запрошено соответствующее разрешение);
3.2.2.4 Назначить встречу с автором предложения, если такая встреча запрашивается и будет способствовать более полному пониманию предложения;
3.2.2.5. Содействовать процессу оценки по мере необходимости; и
3.2.2.6 Уведомить заявителя о решении RTD. Возможными исходами могут быть: прекращение процедуры, переход ко второму этапу или проведение конкурсных закупок. RTD предоставит общее объяснение причин принятого решения.
3.2.3 Запрет на использование конфиденциальной информации.
3.2.3.1 Сотрудники RTD не должны использовать какие-либо данные, а также конфиденциальные патентные, торговые марки или защищенные авторским правом части незапрошенного предложения или конфиденциальную техническую или финансовую информацию, являющуюся собственностью третьих лиц, в качестве основы или части основы для запроса предложений или в ходе переговоров с любой другой фирмой, за исключением случаев, когда автор предложения уведомлен о предполагаемом использовании и дает на него согласие. Концепции или идеи не считаются RTD собственностью, однако будут признаваться конкретные методологии реализации, являющиеся уникальными для автора предложения.
3.2.3.2 Сотрудники отдела контрактов и закупок должны приложить к предложению титульный лист (прилагается в качестве Приложения B), за исключением случаев, когда заявитель четко указывает в письменной форме, что на раскрытие или использование данных, содержащихся в предложении, не налагается никаких ограничений.
3.3 Содержание — концептуальное предложение.
Концептуальные предложения должны содержать информацию, указанную в форме концептуального предложения (Приложение А к настоящей Политике).
3.4 Оценка — концептуальное предложение.
Концептуальные предложения будут оперативно рассмотрены в соответствии с критериями, изложенными в данном разделе.
3.4.1 Пересмотр пороговых значений.
Перед началом оценки сотрудники отдела контрактов и закупок в сфере НИОКР определят, соответствует ли концептуальное предложение следующим минимальным требованиям:
3.4.2 Соответствует определению «незапрошенного предложения»;
3.4.3 Содержит необходимую информацию;
3.4.4 был утвержден ответственным должностным лицом или иным представителем, уполномоченным принимать обязательства от имени заявителя на договорной основе; и
3.4.5 Соответствует требованиям к маркировке в отношении использования и раскрытия данных.
3.4.9 Процесс оценки.
На первом этапе процесс оценки будет включать следующее:
3.4.7 Если была сформирована группа по финансовой оценке, эта группа получит доступ к техническому предложению с целью определения предлагаемого объема работ по проекту;
3.4.8 Авторы предложения не будут вступать в контакт с экспертной группой
3.4.9 Критерии оценки.
На первом этапе группа по оценке определит критерии оценки с учетом особенностей конкретного предложения, однако, как правило, будет учитывать следующие факторы:
3.4.9.1 Данное предложение обеспечивает прямые или ожидаемые выгоды для RTD, её пассажиров и местного сообщества;
3.4.9.2 Данное предложение отвечает потребностям RTD, которые могут быть удовлетворены в рамках годовых долгосрочных бюджетов RTD на капитальные и операционные расходы без сокращения других запланированных расходов, без угрозы для других утвержденных проектов и без значительного увеличения стоимости предлагаемых статей расходов. Данное предложение соответствует задачам и целям RTD;
3.4.9.3 Предложение предусматривает поставку уникальных товаров или оказание уникальных услуг, которые RTD не намеревалась приобретать в рамках обычной процедуры заключения контрактов RTD;
3.4.9.4 Если предложение содержит значительные финансовые, технические и правовые компоненты, то соответствующие дисциплины одобрили переход к второму этапу; и
3.4.9.5 Прочие факторы, имеющие отношение к данному предложению.
4. Второй этап — подробное предложение.
4.1 Введение — Подробное предложение.
Цель второго этапа заключается в том, чтобы RTD получила более подробную техническую и финансовую информацию для всестороннего изучения и оценки предложения. На этом этапе RTD примет решение: отказаться от данного предложения, заключить договор с единственным поставщиком или провести конкурсный отбор.
4.1.1 Процесс — Подробное предложение. Запрос на предоставление подробного предложения.
Если RTD намеревается перейти ко второму этапу, отдел контрактов и закупок RTD направит запрос на представление подробного предложения, в котором предложителю будет официально предложено перейти ко второму этапу. В зависимости от обстоятельств запрос может содержать следующее:
4.1.1.1 Основные условия, которые могут быть включены в последующее соглашение между RTD и автором предложения;
4.1.1.2 Цель по обеспечению участия предприятий, находящихся в неблагоприятном положении, и малых предприятий (DBE/SBE);
4.1.1.3 График и важные сроки для заявителя;
4.1.1.4 Конкретная техническая, финансовая или иная информация, необходимая для всесторонней оценки предложения;
4.1.1.5 Критерии оценки; и
4.1.1.6 Запросы о внесении конкретных изменений или уточнений в объем первоначального предложения.
4.1.2 Обработка.
После получения подробного предложения отдел по контрактам и закупкам зафиксирует состав экспертной группы и зарегистрирует окончательное решение по данному предложению. Консультации с внешними экспертами будут проводиться только в том случае, если экспертная группа RTD сочтёт это необходимым и целесообразным; если будет признана необходимость оценки со стороны лиц, не входящих в состав RTD, будет запрошено разрешение от заявителя. Запрет на использование конфиденциальной информации продолжает действовать и на втором этапе.
4.1.3 Содержание — подробное предложение.
Помимо информации, представленной на первом этапе, подробное предложение должно содержать, как минимум, следующие сведения.
4.1.4 Техническая информация.
4.1.4.1 Фамилии, имена и профессиональные данные ключевых сотрудников заявителя, которые будут задействованы в проекте;
4.1.4.2 Вид поддержки, требуемой со стороны отдела научных исследований и разработок (RTD); например, помещения, оборудование, материалы или кадровые ресурсы; и
4.1.4.3 Достаточно подробное описание объема предлагаемых работ, позволяющее RTD оценить соотношение цены и качества предлагаемого предложения;
4.1.4.4 Предлагаемая цена или общая сметная стоимость работ и/или ожидаемая выручка, представленные достаточно подробно для проведения обоснованной оценки, включая годовой денежный поток по проекту;
4.1.4.5 График реализации, включая конкретные сведения о любом имуществе и/или услугах, которые должны быть предоставлены RTD; и
4.1.4.6 Предполагаемая продолжительность работ.
4.1.5. Дополнительная информация.
4.1.5.1 Предпочтительный вид договора;
4.1.5.2 Описание организации, предыдущий опыт работы в данной области и планируемые к использованию средства;
4.1.5.3 Необходимые заявления (при наличии) об организационных конфликтах интересов и воздействии на окружающую среду; и
4.1.5.4 Информация, подтверждающая RTD наличие у заявителя необходимых финансовых ресурсов для реализации проекта, в соответствии с оценкой сотрудников отдела контрактов и закупок RTD. Такая информация может включать: (i) финансовую отчетность, в том числе письмо-заключение аудитора или письмо-заключение бухгалтера, балансы, отчеты о прибылях и убытках и собственном капитале, а также отчет об изменении финансового положения; (ii) неаудированные балансы; (iii) названия банков или других финансовых учреждений, с которыми заявитель ведет деловые отношения; и (iv) обязательства по аккредитивам.
4.1.6 Оценка — подробное предложение.
Подробные предложения будут оперативно рассмотрены в соответствии с критериями, изложенными в данном разделе.
4.1.6.1 Пересмотр пороговых значений.
Перед началом комплексной оценки сотрудники отдела контрактов и закупок в сфере НИОКР определят, соответствует ли подробное предложение по-прежнему минимальным требованиям, установленным на первом этапе, а также требованиям, конкретно указанным в запросе на представление подробного предложения.
4.1.6.2 Критерии оценки.
На втором этапе группа по оценке будет учитывать те же критерии оценки, что и на первом этапе, а также следующие факторы:
4.1.6.3 Возможности заявителя, соответствующий опыт, материально-техническая база, технологии или уникальные комбинации этих факторов, являющиеся неотъемлемыми условиями для достижения целей предложения;
4.16.4 Финансовая способность заявителя осуществить поставку товаров или оказание услуг, указанных в предложении;
4.1.6.5 Реалистичность предлагаемого графика и способность RTD выполнить предусмотренные для неё мероприятия;
4.1.6.6 Возможность RTD заключать договор в рамках действующего разрешения TABOR;
4.1.6.7 Квалификация, компетенции и опыт ключевых сотрудников, играющих решающую роль в достижении целей предложения;
4.1.6.8 Конкретные сведения о понесенных затратах и полученных доходах; и
4.1.6.9 Любые другие факторы, имеющие отношение к данному предложению.
4.1.6.10 Рекомендация.
Группа по оценке представит генеральному директору RTD рекомендацию относительно дальнейшей судьбы подробного предложения для рассмотрения и утверждения. Если требуется одобрение совета директоров, заявитель будет уведомлен о дате заседания, на котором будет обсуждаться данное предложение.
4.2 Полная и открытая конкуренция.
Получение RTD незапрошенного предложения само по себе не является основанием для заключения контракта без проведения полноценного и открытого конкурса. За исключением случаев, когда незапрошенное предложение содержит запатентованную концепцию, имеющую существенное значение для выполнения контракта, RTD будет стремиться организовать конкурс. Перед заключением контракта на основании незапрошенного предложения RTD предпримет следующие шаги.
4.2.1 Квитанция.
RTD обнародует информацию о получении незапрошенного предложения путем размещения соответствующего объявления на веб-сайте RTD, посвящённом возможностям закупок, а также в разделе юридических объявлений газеты «Denver Post» и в любых других соответствующих отраслевых изданиях, публикующих объявления о проведении тендеров. Такое обнародование информации о получении может произойти на любом этапе процесса по решению сотрудников отдела контрактов и закупок RTD.
4.2.2 Достаточное описание.
В сообщении RTD о получении незапрошенного предложения будет содержаться адекватное описание предлагаемого имущества или услуг без неправомерного раскрытия конфиденциальной информации или раскрытия оригинальности идей или инновационности предлагаемого имущества или услуг.
4.2.3 Интерес к недвижимости или услугам.
Интерес к объекту недвижимости или услугам. RTD также будет информировать о своем интересе к приобретению объекта недвижимости или услуг, описанных в предложении, с использованием тех же или аналогичных методов, что указаны выше.
4.2.4 Надлежащие возможности для конкуренции.Надлежащая возможность для конкуренции. RTD предоставит заинтересованным сторонам надлежащую возможность высказать свои замечания, представить альтернативные предложения и/или подать запросы о предоставлении возможности ответить в течение срока (не менее 14 дней), установленного сотрудниками отдела контрактов и закупок RTD.
4.2.5 Присуждение контракта на основании полученных предложений.
Присуждение контракта на основе полученных предложений. В заключение RTD объявит о своем намерении присудить контракт на основе незапрошенного предложения или другого предложения, представленного в ответ на публикацию, с использованием тех же или аналогичных методов, что указаны выше.
4.3 Договор, заключённый на основании незапрошенного предложения.
Ничто в настоящей политике или в иных документах не обязывает RTD предпринимать какие-либо действия или заключать договор на основании незапрошенного предложения. RTD вправе вернуть и/или отклонить незапрошенное предложение в любой момент в ходе данного процесса.
4.3.1 Присуждение контракта единственному поставщику.
Если невозможно описать предлагаемое имущество или услуги без раскрытия конфиденциальной информации или без раскрытия оригинальности идеи или инновационности искомого имущества или услуг, RTD может принять решение о заключении договора с единственным поставщиком в соответствии с политикой RTD в отношении заключения договоров с единственным поставщиком. Присуждение контракта единственному поставщику не может основываться исключительно на уникальной способности участника, представившего предложение, предоставить конкретные предлагаемые объекты или услуги.
4.3.2 Конкурсные закупки.
За исключением случаев, указанных выше, RTD может принять решение о проведении конкурсных закупок с целью приобретения всех или части услуг или товаров, указанных в незапрошенном предложении, с соблюдением запрета на использование конфиденциальной информации.
4.3.3 Предпосылки для ведения переговоров по заключению договора.
Сотрудник по заключению контрактов или иной(ие) уполномоченный(ые) представитель(и) RTD вправе приступить к переговорам только после выполнения следующих предварительных условий:
4.3.3.1 Незапрошенное предложение прошло положительную комплексную оценку, в том числе по сравнению с любыми предложениями, поступившими после публикации в соответствии с настоящей политикой;
4.3.3.2 Технический отдел RTD, курирующий данный контракт, поддерживает свою рекомендацию, выделяет необходимые средства и предоставляет обоснование выбора единственного поставщика (если применимо); и
4.3.3.3 Утверждение осуществляется генеральным директором RTD или советом директоров RTD (при необходимости).