VI-4 Политика в отношении незапрашиваемых предложений

1. Применимость.

Данная политика и процедура применяется к незапрошенным предложениям, полученным RTD. Она не предназначена для рассмотрения незапрошенных предложений, касающихся приобретения, аренды, продажи или совместного использования недвижимого имущества RTD. Лица, заинтересованные в проведении переговоров по вопросам недвижимости с Региональным транспортным округом, должны направлять свои сообщения менеджеру по недвижимости RTD по адресу 303-299-2440.

1.1 Что такое незапрашиваемое предложение?

Письменное предложение, которое подается в RTD по инициативе подателя с целью получения контракта с RTD, а не в ответ на официальный или неофициальный запрос.

1.2 Что отличает незапрашиваемое предложение?

Он должен обладать следующими качествами:

Незапрашиваемое предложение отличается от проекта, уже включенного в процесс долгосрочного бюджетного планирования RTD, если в нем используются инновационные и уникальные решения, предлагающие дополнительные преимущества, такие как расширенные возможности финансирования или существенное ускорение сроков реализации. Облигации налога с продаж и сертификаты участия не являются уникальными и инновационными инструментами финансирования.

1.2.1 Инновационные и уникальные;

1.2.2 Независимо от автора и разработчика предложения;

1.2.3 Подготовлено без контроля, одобрения, руководства или непосредственного участия RTD; и

1.2.4 Достаточно подробный, чтобы его преимущества в поддержке миссии и обязанностей RTD были очевидны.

1.3 Должны ли оференты, заинтересованные в опубликованном предложении, подавать незапрошенное предложение?

Нет. Незапрашиваемое предложение - это не:

1.3.1 Предложение, отвечающее ранее опубликованному заявлению RTD о потребности или запросу предложений; или

1.3.2 Предварительное предложение по имуществу или услугам, которые RTD может приобрести на конкурсной основе (подается в течение бюджетного года до опубликования запроса на предложение).

2. Обзор процесса.

Незапрашиваемые предложения должны быть представлены в отдел контрактов и закупок RTD. RTD получает и оценивает незапрашиваемые предложения, используя двухэтапный подход. Первая фаза предназначена для концептуальных предложений. Вторая фаза - для детальных предложений. В случае если проект выходит за рамки второй фазы или иным образом предполагает конкурентное предложение или закупку у единственного источника, применяются общие процедуры и политика закупок RTD. RTD может в любой момент отказаться от дальнейшего рассмотрения незапрошенного предложения.

3. Первая фаза - концептуальное предложение.

3.1 Введение - концептуальное предложение.

Цель первого этапа заключается в том, чтобы получить письменные предложения на уровне концепций и отсеять их, чтобы определить, захочет ли RTD рассмотреть дополнительную информацию на втором этапе.

3.2 Процесс - Концептуальное предложение.

Будет определена группа лиц, которая рассмотрит предложение и определит дальнейшие шаги, включая переход ко второму этапу.

3.2.1Пороговые требования.

На этом этапе сотрудники отдела контрактов и закупок RTD предпримут следующие пороговые шаги:

3.2.11 Незамедлительно подтвердить получение предложения; и

3.1.12 Определите, соответствует ли предложение пороговым требованиям Незапрошенного предложения (описано ниже).

3.2.2 Дополнительный процесс.

Если предложение соответствует пороговым требованиям, сотрудники отдела контрактов и закупок RTD предпримут следующие шаги:

3.2.2.1 Зарегистрируйте предложение и присвойте ему номер;

3.2.2.2 Установить и уведомить автора предложения о графике проведения внутренней оценки;

3.2.2.3 Соберите группу по оценке, включающую технических и финансовых экспертов, имеющих отношение к Незапрашиваемому предложению (если будет сочтено необходимым проведение оценки другими лицами, не входящими в состав RTD, будет запрошено разрешение автора предложения);

3.2.2.4 Запланируйте встречу с автором предложения, если встреча запрошена и будет полезна для более полного понимания предложения;

3.2.2.5 При необходимости содействовать процессу оценки; и

3.2.2.6 Уведомить автора предложения о решении RTD. Возможным результатом может быть прекращение процесса, переход ко второму этапу или проведение конкурентной закупки. RTD предоставит общее объяснение причин принятого решения.

3.2.3 Запрет на использование конфиденциальной информации.

3.2.3.1 Персонал RTD не должен использовать какие-либо данные или любую конфиденциальную запатентованную, защищенную товарным знаком или авторским правом часть незапрашиваемого предложения или конфиденциальную техническую или финансовую информацию в качестве основы или части основы для запроса или в переговорах с любой другой фирмой, если только предлагающий не будет уведомлен о предполагаемом использовании и не даст на него согласие. Концепции или идеи не считаются собственностью RTD, но конкретные методики реализации, уникальные для предлагающей стороны, будут признаны.

3.2.3.2 Сотрудники отдела контрактов и закупок должны поместить титульный лист (прилагается в Приложении B) на предложение, если только участник не заявит в письменной форме, что на раскрытие или использование данных, содержащихся в предложении, не налагается никаких ограничений.

3.3 Содержание - Концептуальное предложение.

Концептуальные предложения должны включать информацию, указанную в Форме концептуального предложения (Приложение А к настоящей Политике).

3.4 Оценка - Концептуальное предложение.

Концептуальные предложения будут оцениваться оперативно в соответствии с критериями, изложенными в данном разделе.

3.4.1 Обзор пороговых значений.

Прежде чем приступить к оценке, сотрудники отдела контрактов и закупок RTD определят, соответствует ли концептуальное предложение следующим пороговым требованиям:

3.4.2 Соответствует определению Незапрошенного предложения;

3.4.3 Содержит необходимые материалы;

3.4.4 Одобрено ответственным должностным лицом или другим представителем, уполномоченным брать на себя договорные обязательства; и

3.4.5 Соответствует требованиям к маркировке для использования и раскрытия данных.

3.4.9 Процесс оценки.

На первом этапе процесс оценки будет включать следующее:

3.4.7 Если была собрана группа финансовой оценки, эта группа будет иметь доступ к техническому предложению для определения предлагаемого объема проекта;

3.4.8 Автор(ы) предложения не будут взаимодействовать с группой по оценке

3.4.9 Критерии оценки.

На первом этапе группа оценки определит критерии оценки, необходимые для отражения конкретного предложения, но в целом будет учитывать следующие факторы:

3.4.9.1 Предложение предлагает прямые или предполагаемые выгоды для RTD, ее пассажиров и общества;

3.4.9.2 Предложение удовлетворяет потребности RTD, которые могут быть учтены в ежегодных долгосрочных капитальных и операционных бюджетах RTD без смещения других запланированных расходов, без риска для других проектов и без значительного увеличения стоимости предлагаемых объектов. Предложение соответствует целям и задачам RTD;

3.4.9.3 Предложение предлагает уникальные товары или услуги, которые RTD не собиралась приобретать в рамках обычного процесса заключения контрактов RTD;

3.4.9.4 Если предложение содержит значительные финансовые, технические и юридические компоненты, эти дисциплины одобрили действие, которое переходит на вторую фазу; и

3.4.9.5 Другие факторы, подходящие для конкретного предложения.

4. Вторая фаза - детальное предложение.

4.1 Введение - Детальное предложение.

Цель второго этапа - получение RTD более подробной технической и финансовой информации для полного понимания и оценки предложения. На этом этапе RTD решит, стоит ли отказаться от предложения, перейти к соглашению с единственным источником или продолжить конкурсный отбор.

4.1.1 Процесс - Детальное предложение. Запрос Детального Предложения.

Если RTD желает перейти ко второму этапу, отдел контрактов и закупок RTD выпустит запрос на подробное предложение, в котором официально сообщит участнику о необходимости перейти ко второму этапу. В зависимости от обстоятельств, запрос может включать следующее:

4.1.1.1 Существенные положения и условия, которые могут стать частью последующего соглашения между RTD и автором предложения;

4.1.1.2 Цель участия предприятий, находящихся в неблагоприятном положении/малого бизнеса (DBE/SBE);

4.1.1.3 График и важные сроки для участника;

4.1.1.4 Конкретная техническая, финансовая или другая информация, необходимая для полной оценки предложения;

4.1.1.5 Критерии оценки; и

4.1.1.6 Просьбы о внесении конкретных изменений или уточнений в объем первоначального предложения.

4.1.2 Обработка.

После получения подробного предложения отдел контрактов и закупок будет вести учет лиц, входивших в группу оценки, и фиксировать окончательное решение по предложению. Консультации со сторонними консультантами будут проводиться только в том случае, если группа оценки RTD сочтет это необходимым и полезным; если будет сочтена необходимой оценка со стороны других лиц, не входящих в RTD, будет запрошено разрешение автора предложения. Запрет на использование конфиденциальной информации сохраняется и на втором этапе.

4.1.3 Содержание - Детальное предложение.

В дополнение к информации, представленной на первом этапе, подробное предложение должно, как минимум, включать следующую информацию.

4.1.4 Техническая информация.

4.1.4.1 Имена и профессиональная информация ключевых сотрудников предлагающей стороны, которые будут участвовать в проекте;

4.1.4.2 Тип поддержки, необходимой от RTD; например, объекты, оборудование, материалы или кадровые ресурсы; и

4.1.4.3 Достаточно подробное описание предлагаемого объема работ, позволяющее RTD оценить стоимость, полученную за предложенную цену;

4.1.4.4 Предлагаемая цена или общая сметная стоимость работ и/или получаемый доход с достаточной степенью детализации для значимой оценки, включая годовой денежный поток по проекту;

4.1.4.5 График реализации, включая конкретные детали по имуществу и/или услугам, которые будут предоставлены RTD; и

4.1.4.6 Предлагаемая продолжительность работ.

4.1.5 Вспомогательная информация.

4.1.5.1 Предпочтительный тип контракта;

4.1.5.2 Описание организации, предыдущего опыта работы в данной области и используемых средств;

4.1.5.3 Необходимые заявления, если применимо, о конфликте интересов организации и воздействии на окружающую среду; и

4.1.5.4 Информация, демонстрирующая RTD, что предлагающий имеет необходимые финансовые ресурсы для завершения проекта, как определено сотрудниками отдела контрактов и закупок RTD. Такая информация может включать (i) финансовую отчетность, в том числе письмо с отчетом аудитора или обзорное письмо бухгалтера, балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках и акционерном капитале, а также отчет об изменениях в финансовом положении; (ii) неаудированные балансовые отчеты; (iii) названия банков или других финансовых учреждений, с которыми участник ведет дела; и (iv) аккредитивные обязательства.

4.1.6 Оценка - Детальное предложение.

Подробные предложения будут оцениваться оперативно в соответствии с критериями, изложенными в данном разделе.

4.1.6.1 Обзор пороговых значений.

Прежде чем приступить к комплексной оценке, сотрудники отдела контрактов и закупок RTD определят, соответствует ли подробное предложение пороговым требованиям, установленным на первом этапе, и требованиям, изложенным в запросе на подробное предложение.

4.1.6.2 Критерии оценки.

На втором этапе группа оценки будет учитывать те же критерии оценки, что и на первом этапе, а также следующие факторы:

4.1.6.3 Возможности, соответствующий опыт, средства, методы или их уникальное сочетание, которые являются неотъемлемыми факторами для достижения целей предложения;

4.16.4 Финансовые возможности оферента по поставке товаров или услуг, указанных в предложении;

4.1.6.5 Жизнеспособность предлагаемого графика и способность RTD выполнить требуемые от RTD мероприятия;

4.1.6.6 Возможности RTD заключить контракт в соответствии с действующим разрешением TABOR;

4.1.6.7 Квалификация, возможности и опыт ключевых сотрудников, имеющих решающее значение для достижения целей предложения;

4.1.6.8 Конкретные детали полученных затрат/доходов; и

4.1.6.9 Любые другие факторы, подходящие для конкретного предложения.

4.1.6.10 Рекомендация.

Группа оценки представит рекомендацию по рассмотрению подробного предложения генеральному директору RTD для рассмотрения и утверждения. Если потребуется одобрение Совета директоров, то участник будет уведомлен о дате заседания, на котором будет обсуждаться его предложение.

4.2 Полный и открытый конкурс.

Получение RTD незатребованного предложения само по себе не является основанием для заключения контракта без проведения полной и открытой конкуренции. Если в незатребованном предложении не предлагается запатентованная концепция, которая необходима для выполнения контракта, RTD будет стремиться к проведению конкурса. Прежде чем заключить контракт на основе незатребованного предложения, RTD предпримет следующие шаги.

4.2.1 Получение.

RTD объявит о получении незатребованного предложения, разместив его на веб-сайте RTD, посвященном возможностям закупок, и опубликовав в разделе юридических объявлений газеты Denver Post, а также в любых других соответствующих изданиях, публикующих объявления о запросах на заключение контрактов. Такая публикация о получении может произойти на любом этапе процесса, который будет определен сотрудниками отдела контрактов и закупок RTD.

4.2.2 Адекватное описание.

Публикация RTD о получении незатребованного предложения будет содержать адекватное описание предлагаемого имущества или услуг, не раскрывая ненадлежащим образом информацию, являющуюся собственностью компании, и не раскрывая оригинальность мышления или инновационность предлагаемого имущества или услуг.

4.2.3 Интерес к имуществу или услугам.

Интерес к имуществу или услугам. RTD также опубликует информацию о своей заинтересованности в приобретении имущества или услуг, описанных в предложении, используя те же или аналогичные методы, которые описаны выше.

4.2.4 Адекватная возможность конкурировать.Адекватная возможность для конкуренции. RTD предоставит заинтересованным сторонам адекватную возможность высказать свои замечания или представить конкурирующие предложения, и/или запросит возможность ответить на них в течение срока (минимум 14 дней), определенного сотрудниками отдела контрактов и закупок RTD.

4.2.5 Заключение контракта на основе полученных предложений.

Заключение контракта на основе полученных предложений. Наконец, RTD объявит о своем намерении заключить контракт на основании незатребованного предложения или другого предложения, поданного в ответ на публикацию, используя те же или аналогичные методы, которые описаны выше.

4.3 Контракт, заключенный в результате незапрошенного предложения.

Ничто в данной политике или иным образом не обязывает RTD действовать или заключать контракт на основании незапрошенного предложения. RTD может вернуть и/или отклонить незапрашиваемое предложение в любой момент в ходе процесса.

4.3.1 Награда из единственного источника.

Если невозможно описать предлагаемое имущество или услуги без раскрытия информации, являющейся собственностью компании, или раскрытия оригинальности мышления или инновационности предлагаемого имущества или услуг, компания RTD может назначить единственного поставщика, как это предусмотрено политикой RTD по назначению единственного поставщика. Присуждение контракта с единственным источником не может быть основано исключительно на уникальных возможностях поставщика по предоставлению конкретного имущества или услуг.

4.3.2 Конкурсные закупки.

За исключением вышеуказанного, компания RTD может принять решение о проведении конкурентной закупки для получения любой или части услуг или товаров, включенных в незапрашиваемое предложение, в соответствии с запретом на использование конфиденциальной информации.

4.3.3 Предпосылки для проведения переговоров по контракту.

Сотрудник подрядной организации или другой назначенный представитель (представители) RTD может начать переговоры только после выполнения следующих предварительных условий:

4.3.3.1 Незапрашиваемое предложение получило благоприятную комплексную оценку, в том числе в сравнении с любыми предложениями, полученными после публикации, как это предусмотрено настоящей политикой;

4.3.3.2 Технический отдел RTD, спонсирующий контракт, поддерживает свою рекомендацию, предоставляет необходимые средства и обоснование единственного источника (если применимо); и

4.3.3.3 Генеральный директор RTD или Совет директоров RTD утверждает (если требуется).

VI-4 Политика в отношении незапрашиваемых предложений

Ресурсы