VI-4 Chính sách đề xuất không được yêu cầu

1. Phạm vi áp dụng.

Chính sách và thủ tục này áp dụng cho các Đề xuất không được yêu cầu gửi đến RTD. Nó không nhằm mục đích giải quyết các đề xuất không được yêu cầu liên quan đến việc mua lại, cho thuê, bán hoặc sử dụng chung bất động sản của RTD. Những người quan tâm đến việc đàm phán về quyền lợi bất động sản với Khu vực Giao thông Vận tải Khu vực (RTD) nên liên hệ trực tiếp với Quản lý Bất động sản của RTD theo địa chỉ sau: 303-299-2440.

1.1 Đề xuất không được yêu cầu là gì?

Bản đề xuất bằng văn bản được người nộp đề xuất gửi đến RTD theo sáng kiến riêng nhằm mục đích xin được hợp đồng với RTD, chứ không phải để đáp lại yêu cầu chính thức hoặc không chính thức.

1.2 Điều gì làm nên sự khác biệt giữa một đề xuất không được yêu cầu trước?

Nó phải có những đặc điểm sau:

Một đề xuất không được yêu cầu trước có thể phân biệt với một dự án đã nằm trong quy trình lập ngân sách dài hạn của RTD nếu nó sử dụng các giải pháp sáng tạo và độc đáo để mang lại giá trị gia tăng, chẳng hạn như các lựa chọn tài chính được cải thiện hoặc đẩy nhanh đáng kể thời gian giao hàng. Trái phiếu thuế bán hàng và chứng chỉ tham gia không phải là các công cụ tài chính độc đáo và sáng tạo.

1.2.1 Sáng tạo và độc đáo;

1.2.2 Được người đề xuất tự khởi xướng và phát triển độc lập;

1.2.3 Được chuẩn bị mà không có sự giám sát, chứng thực, chỉ đạo hoặc tham gia trực tiếp của RTD; và

1.2.4 Được mô tả chi tiết đầy đủ để thấy rõ lợi ích của nó trong việc hỗ trợ sứ mệnh và trách nhiệm của RTD.

1.3 Liệu các nhà thầu quan tâm đến một lời mời thầu đã được công bố có nên gửi Đề xuất không theo yêu cầu (Unsolicited Proposal) hay không?

Không. Đề xuất không được yêu cầu là không:

1.3.1 Một đề xuất đáp ứng yêu cầu hoặc đề xuất đã được RTD công bố trước đó; hoặc

1.3.2 Đề xuất sơ bộ về tài sản hoặc dịch vụ mà RTD có thể mua thông qua các phương thức cạnh tranh (được nộp trong năm ngân sách trước khi công bố yêu cầu đề xuất).

2. Tổng quan về quy trình.

Các đề xuất không theo yêu cầu phải được gửi đến văn phòng Hợp đồng và Mua sắm của RTD. RTD tiếp nhận và đánh giá các đề xuất không theo yêu cầu bằng phương pháp hai giai đoạn. Giai đoạn một dành cho các đề xuất ý tưởng. Giai đoạn hai dành cho các đề xuất chi tiết. Trong trường hợp dự án tiến triển vượt qua giai đoạn hai hoặc liên quan đến đề xuất cạnh tranh hoặc mua sắm độc quyền, các thủ tục và chính sách mua sắm chung của RTD sẽ được áp dụng. RTD có thể, bất cứ lúc nào, lựa chọn không tiếp tục xem xét đề xuất không theo yêu cầu đó.

3. Giai đoạn một - Đề xuất ý tưởng.

3.1 Giới thiệu – Đề xuất ý tưởng.

Mục đích của Giai đoạn Một là để RTD nhận các đề xuất bằng văn bản ở cấp độ ý tưởng và sàng lọc các đề xuất đó để xác định xem RTD có muốn xem xét thêm thông tin trong Giai đoạn Hai hay không.

3.2 Quy trình – Đề xuất ý tưởng.

Một nhóm chuyên gia sẽ được chỉ định để xem xét đề xuất và xác định các bước tiếp theo, bao gồm cả việc có tiến hành Giai đoạn Hai hay không.

3.2.1 Yêu cầu tối thiểu.

Ở giai đoạn này, nhân viên bộ phận Hợp đồng và Mua sắm của RTD sẽ thực hiện các bước cơ bản sau:

3.2.11 Nhanh chóng xác nhận đã nhận được đề xuất; và

3.1.12 Xác định xem đề xuất có đáp ứng các yêu cầu tối thiểu của Đề xuất không được yêu cầu (được mô tả bên dưới) hay không.

3.2.2 Quy trình bổ sung.

Nếu đề xuất đáp ứng các yêu cầu tối thiểu, nhân viên Hợp đồng và Mua sắm của RTD sẽ thực hiện các bước sau:

3.2.2.1 Đăng nhập vào đề xuất và gán cho nó một số;

3.2.2.2 Thiết lập và thông báo cho người đề xuất về lịch trình đánh giá nội bộ;

3.2.2.3 Thành lập một nhóm đánh giá bao gồm các chuyên gia về kỹ thuật và tài chính liên quan đến Đề xuất không theo yêu cầu (Nếu việc đánh giá bởi các bên khác ngoài RTD được coi là cần thiết, thì sẽ phải xin phép người đề xuất).

3.2.2.4 Lên lịch cuộc họp với người đề xuất, nếu có yêu cầu và cuộc họp đó sẽ hữu ích để hiểu rõ hơn về đề xuất;

3.2.2.5 Hỗ trợ quá trình đánh giá khi cần thiết; và

3.2.2.6 Thông báo cho người đề xuất về quyết định của RTD. Các kết quả có thể xảy ra là ngừng quy trình, chuyển sang Giai đoạn Hai, hoặc tiến hành đấu thầu cạnh tranh. RTD sẽ cung cấp lời giải thích chung về lý do của quyết định.

3.2.3 Nghiêm cấm sử dụng thông tin mật.

3.2.3.1 Nhân viên RTD không được sử dụng bất kỳ dữ liệu nào, hoặc bất kỳ phần bí mật nào được cấp bằng sáng chế, nhãn hiệu hoặc bản quyền của Đề xuất không được yêu cầu hoặc thông tin kỹ thuật hoặc tài chính bí mật độc quyền làm cơ sở, hoặc một phần của cơ sở, cho việc chào giá hoặc trong các cuộc đàm phán với bất kỳ công ty nào khác, trừ khi người đề xuất được thông báo và đồng ý với mục đích sử dụng dự định. Các khái niệm hoặc ý tưởng không được RTD coi là độc quyền, nhưng các phương pháp thực hiện cụ thể độc đáo của người đề xuất sẽ được công nhận.

3.2.3.2 Nhân viên phụ trách Hợp đồng và Mua sắm sẽ đính kèm trang bìa (được đính kèm dưới dạng Phụ lục B) vào đề xuất, trừ khi người đề xuất nêu rõ bằng văn bản rằng không có bất kỳ hạn chế nào đối với việc tiết lộ hoặc sử dụng dữ liệu có trong đề xuất.

3.3 Nội dung – Đề xuất ý tưởng.

Các đề xuất ý tưởng cần bao gồm các thông tin được nêu trong Mẫu đề xuất ý tưởng (Phụ lục A của Chính sách này).

3.4 Đánh giá – Đề xuất ý tưởng.

Các đề xuất ý tưởng sẽ được đánh giá nhanh chóng theo các tiêu chí được nêu trong phần này.

3.4.1 Đánh giá ngưỡng.

Trước khi bắt đầu đánh giá, nhân viên Hợp đồng và Mua sắm của RTD sẽ xác định xem Đề xuất Khái niệm có đáp ứng các yêu cầu tối thiểu sau đây hay không:

3.4.2 Đáp ứng định nghĩa về Đề xuất không được yêu cầu;

3.4.3 Chứa nội dung cần thiết;

3.4.4 Đã được phê duyệt bởi một quan chức có thẩm quyền hoặc đại diện khác được ủy quyền để ràng buộc người đề xuất bằng hợp đồng; và

3.4.5 Tuân thủ các yêu cầu về đánh dấu đối với việc sử dụng và tiết lộ dữ liệu.

3.4.9 Quy trình đánh giá.

Ở giai đoạn một, quy trình đánh giá sẽ bao gồm các nội dung sau:

3.4.7 Nếu một nhóm đánh giá tài chính đã được thành lập, nhóm đó sẽ được tiếp cận với đề xuất kỹ thuật nhằm mục đích xác định phạm vi dự án được đề xuất;

3.4.8 Người đề xuất sẽ không có bất kỳ tương tác nào với nhóm đánh giá.

3.4.9 Tiêu chí đánh giá.

Ở giai đoạn một, nhóm đánh giá sẽ xác định các tiêu chí đánh giá cần thiết để phản ánh đề xuất cụ thể, nhưng nhìn chung sẽ xem xét các yếu tố sau:

3.4.9.1 Đề xuất này mang lại lợi ích trực tiếp hoặc dự kiến cho RTD, hành khách của RTD và cộng đồng;

3.4.9.2 Đề xuất này đáp ứng nhu cầu của RTD có thể được đưa vào ngân sách vốn và ngân sách hoạt động dài hạn hàng năm của RTD mà không làm ảnh hưởng đến các khoản chi tiêu đã được lên kế hoạch khác, không gây rủi ro cho các dự án đã cam kết khác và không làm tăng đáng kể chi phí của các hạng mục được đề xuất. Đề xuất này phù hợp với các mục tiêu và định hướng của RTD;

3.4.9.3 Đề xuất này cung cấp các hàng hóa hoặc dịch vụ độc đáo mà RTD không có ý định mua thông qua quy trình hợp đồng thông thường của RTD;

3.4.9.4 Nếu đề xuất có chứa các thành phần tài chính, kỹ thuật và pháp lý quan trọng, thì các bộ môn đó đã phê duyệt hành động để tiến hành Giai đoạn Hai; và

3.4.9.5 Các yếu tố khác phù hợp với đề xuất cụ thể.

4. Giai đoạn Hai – Đề xuất Chi tiết.

4.1 Giới thiệu – Đề xuất chi tiết.

Mục đích của Giai đoạn Hai là để RTD nhận được thông tin kỹ thuật và tài chính chi tiết hơn nhằm hiểu đầy đủ và đánh giá đề xuất. Ở giai đoạn này, RTD sẽ quyết định liệu có từ bỏ đề xuất, tiến hành thỏa thuận độc quyền hay tiến hành đấu thầu cạnh tranh.

4.1.1 Quy trình – Đề xuất chi tiết. Yêu cầu đề xuất chi tiết.

Nếu RTD muốn tiến hành Giai đoạn Hai, Bộ phận Hợp đồng và Mua sắm của RTD sẽ ban hành Yêu cầu Đề xuất Chi tiết (Request for a Detailed Proposal) để chính thức thông báo cho nhà thầu tiến hành Giai đoạn Hai. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, Yêu cầu này có thể bao gồm các nội dung sau:

4.1.1.1 Các điều khoản và điều kiện thiết yếu có thể là một phần của thỏa thuận tiếp theo giữa RTD và bên đề xuất;

4.1.1.2 Mục tiêu về sự tham gia của các doanh nghiệp nhỏ/doanh nghiệp thuộc diện thiệt thòi (DBE/SBE);

4.1.1.3 Lịch trình và các thời hạn quan trọng dành cho người đề xuất;

4.1.1.4 Thông tin kỹ thuật, tài chính hoặc các thông tin khác cụ thể cần thiết để đánh giá đầy đủ đề xuất;

4.1.1.5 Tiêu chí đánh giá; và

4.1.1.6 Yêu cầu sửa đổi hoặc làm rõ cụ thể phạm vi của đề xuất ban đầu.

4.1.2 Xử lý.

Sau khi nhận được Đề xuất Chi tiết, Văn phòng Hợp đồng và Mua sắm sẽ lưu giữ hồ sơ về các thành viên trong nhóm đánh giá và ghi lại quyết định cuối cùng của đề xuất. Các cố vấn bên ngoài sẽ chỉ được tham khảo ý kiến nếu nhóm đánh giá của RTD thấy cần thiết và có lợi; nếu việc đánh giá bởi các bên khác ngoài RTD được coi là cần thiết, sự cho phép của người đề xuất sẽ được yêu cầu. Việc cấm sử dụng thông tin mật vẫn tiếp tục được áp dụng trong Giai đoạn Hai.

4.1.3 Nội dung – Đề xuất chi tiết.

Ngoài những thông tin đã cung cấp trong Giai đoạn Một, Bản Đề xuất Chi tiết tối thiểu phải bao gồm các thông tin sau.

4.1.4 Thông tin kỹ thuật.

4.1.4.1 Tên và thông tin nghề nghiệp của các nhân sự chủ chốt của bên đề xuất, những người sẽ tham gia vào dự án;

4.1.4.2 Loại hỗ trợ cần thiết từ RTD; ví dụ: cơ sở vật chất, thiết bị, vật liệu hoặc nguồn nhân lực; và

4.1.4.3 Mô tả chi tiết đầy đủ về phạm vi công việc được chào giá để cho phép RTD đánh giá giá trị nhận được so với mức giá đề xuất;

4.1.4.4 Giá đề xuất hoặc tổng chi phí ước tính cho nỗ lực và/hoặc doanh thu tạo ra, được trình bày chi tiết đầy đủ để đánh giá có ý nghĩa, bao gồm cả dòng tiền hàng năm cho dự án;

4.1.4.5 Lịch trình thực hiện bao gồm các chi tiết cụ thể về bất kỳ tài sản và/hoặc dịch vụ nào do RTD cung cấp; và

4.1.4.6 Thời gian dự kiến thực hiện công việc.

4.1.5 Thông tin bổ sung.

4.1.5.1 Loại hợp đồng ưu tiên;

4.1.5.2 Mô tả về tổ chức, kinh nghiệm trước đây trong lĩnh vực này và các cơ sở vật chất sẽ được sử dụng;

4.1.5.3 Các tuyên bố bắt buộc, nếu có, về xung đột lợi ích của tổ chức và tác động môi trường; và

4.1.5.4 Thông tin chứng minh cho RTD rằng bên đề xuất có đủ nguồn lực tài chính cần thiết để hoàn thành dự án, theo đánh giá của bộ phận Hợp đồng và Mua sắm của RTD. Thông tin này có thể bao gồm: (i) báo cáo tài chính, bao gồm Thư báo cáo kiểm toán hoặc Thư kiểm tra của kế toán, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và vốn chủ sở hữu, và Báo cáo thay đổi tình hình tài chính; (ii) bảng cân đối kế toán chưa được kiểm toán; (iii) tên các ngân hàng hoặc tổ chức tài chính khác mà bên đề xuất giao dịch; và (iv) cam kết thư tín dụng.

4.1.6 Đánh giá – Đề xuất chi tiết.

Các đề xuất chi tiết sẽ được đánh giá nhanh chóng theo các tiêu chí được nêu trong phần này.

4.1.6.1 Đánh giá ngưỡng.

Trước khi tiến hành đánh giá toàn diện, nhân viên Hợp đồng và Mua sắm của RTD sẽ xác định xem Đề xuất chi tiết có tiếp tục đáp ứng các yêu cầu tối thiểu được nêu trong Giai đoạn Một và các yêu cầu cụ thể được nêu trong Yêu cầu đề xuất chi tiết hay không.

4.1.6.2 Tiêu chí đánh giá.

Ở Giai đoạn Hai, nhóm đánh giá sẽ xem xét các tiêu chí đánh giá tương tự như ở Giai đoạn Một, cùng với các yếu tố sau:

4.1.6.3 Khả năng, kinh nghiệm liên quan, cơ sở vật chất, kỹ thuật của người đề xuất, hoặc sự kết hợp độc đáo của các yếu tố này là những yếu tố không thể thiếu để đạt được mục tiêu của đề xuất;

4.16.4 Khả năng tài chính của bên đề xuất để cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ được xác định trong đề xuất;

4.1.6.5 Tính khả thi của lịch trình đề xuất và khả năng của RTD trong việc đáp ứng các hoạt động được yêu cầu đối với RTD;

4.1.6.6 Khả năng của RTD trong việc ký kết hợp đồng theo giấy phép TABOR hiện tại;

4.1.6.7 Trình độ chuyên môn, năng lực và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu của đề xuất;

4.1.6.8 Chi tiết cụ thể về chi phí/doanh thu phát sinh; và

4.1.6.9 Bất kỳ yếu tố nào khác phù hợp với đề xuất cụ thể.

4.1.6.10 Khuyến nghị.

Nhóm đánh giá sẽ đưa ra khuyến nghị về việc xử lý Đề xuất chi tiết cho Tổng Giám đốc RTD để xem xét và phê duyệt. Nếu cần sự phê duyệt của Hội đồng quản trị, người đề xuất sẽ được thông báo về ngày họp thảo luận đề xuất.

4.2 Cạnh tranh công bằng và minh bạch.

Việc RTD nhận được một đề xuất không được yêu cầu không tự động biện minh cho việc trao hợp đồng mà không có sự cạnh tranh đầy đủ và công khai. Trừ khi đề xuất không được yêu cầu đó đưa ra một ý tưởng độc quyền thiết yếu cho việc thực hiện hợp đồng, RTD sẽ tìm kiếm sự cạnh tranh. Trước khi ký kết hợp đồng dựa trên một đề xuất không được yêu cầu, RTD sẽ thực hiện các bước sau.

4.2.1 Biên lai.

RTD sẽ công bố việc nhận được Đề xuất không theo yêu cầu bằng cách đăng tải trên trang web về cơ hội mua sắm của RTD và quảng cáo trên mục thông báo pháp lý của báo Denver Post cũng như trên bất kỳ ấn phẩm thương mại có liên quan nào khác đăng tải thông báo mời thầu. Việc công bố này có thể diễn ra ở bất kỳ giai đoạn nào của quy trình, tùy thuộc vào quyết định của Bộ phận Hợp đồng và Mua sắm của RTD.

4.2.2 Mô tả đầy đủ.

Việc RTD công bố đề xuất không được yêu cầu trước sẽ bao gồm mô tả đầy đủ về tài sản hoặc dịch vụ được đề nghị mà không tiết lộ thông tin độc quyền hoặc tiết lộ tính độc đáo hay sự đổi mới của tài sản hoặc dịch vụ được tìm kiếm.

4.2.3 Quyền lợi liên quan đến tài sản hoặc dịch vụ.

Quan tâm đến Bất động sản hoặc Dịch vụ. RTD cũng sẽ công khai sự quan tâm của mình đến việc mua lại bất động sản hoặc dịch vụ được mô tả trong đề xuất bằng các phương pháp tương tự như đã nêu ở trên.

4.2.4 Cơ hội cạnh tranh đầy đủ.Cơ hội cạnh tranh đầy đủ. RTD sẽ cung cấp cơ hội đầy đủ cho các bên quan tâm để bình luận hoặc nộp đề xuất cạnh tranh, và/hoặc yêu cầu cơ hội phản hồi trong khung thời gian (tối thiểu 14 ngày) do bộ phận Hợp đồng và Mua sắm của RTD quy định.

4.2.5 Trao hợp đồng dựa trên các đề xuất nhận được.

Trao hợp đồng dựa trên các đề xuất nhận được. Cuối cùng, RTD sẽ công bố ý định trao hợp đồng dựa trên Đề xuất không theo yêu cầu hoặc đề xuất khác được gửi để đáp ứng thông báo này bằng các phương pháp tương tự như đã nêu ở trên.

4.3 Hợp đồng phát sinh từ đề xuất không được yêu cầu trước.

Không có điều khoản nào trong chính sách này hoặc bất kỳ văn bản nào khác yêu cầu RTD phải hành động hoặc ký kết hợp đồng dựa trên Đề xuất không được yêu cầu. RTD có thể trả lại và/hoặc từ chối Đề xuất không được yêu cầu bất cứ lúc nào trong quá trình này.

4.3.1 Hợp đồng độc quyền.

Nếu không thể mô tả tài sản hoặc dịch vụ được cung cấp mà không tiết lộ thông tin độc quyền hoặc tiết lộ tính độc đáo hay sự đổi mới của tài sản hoặc dịch vụ được yêu cầu, RTD có thể trao hợp đồng độc quyền, theo quy định trong chính sách Trao hợp đồng độc quyền của RTD. Hợp đồng độc quyền không được chỉ dựa trên khả năng độc đáo của nhà thầu trong việc cung cấp tài sản hoặc dịch vụ cụ thể được đề xuất.

4.3.2 Đấu thầu cạnh tranh.

Trừ những trường hợp được quy định ở trên, RTD có thể quyết định tiến hành đấu thầu cạnh tranh để có được toàn bộ hoặc một phần các dịch vụ hoặc hàng hóa được nêu trong Đề xuất không theo yêu cầu, tuân thủ theo quy định cấm sử dụng thông tin mật.

4.3.3 Điều kiện tiên quyết để đàm phán hợp đồng.

Cán bộ phụ trách hợp đồng hoặc đại diện được chỉ định khác của RTD chỉ có thể bắt đầu đàm phán sau khi đáp ứng các điều kiện tiên quyết sau:

4.3.3.1 Đề xuất không được yêu cầu đã nhận được đánh giá toàn diện tích cực, bao gồm cả việc so sánh với bất kỳ đề xuất nào nhận được sau khi công bố theo quy định trong chính sách này;

4.3.3.2 Văn phòng kỹ thuật RTD tài trợ hợp đồng ủng hộ đề xuất của mình, cung cấp kinh phí cần thiết và đưa ra lý do chính đáng về việc chỉ định nguồn cung cấp (nếu có); và

4.3.3.3 Tổng Giám đốc RTD hoặc Hội đồng quản trị RTD phê duyệt (nếu cần).

VI-4 Chính sách đề xuất không được yêu cầu

Tài nguyên