Quy trình đề xuất không theo yêu cầu đối với bất động sản

Quy trình đề xuất không theo yêu cầu cho phát triển chung

Ban quản lý RTD đã phê duyệt Chính sách Đề xuất Không được Yêu cầu đối với Bất động sản vào tháng 12 năm 2015. Quy trình sau đây thực hiện Phần B của chính sách này.

RTD tiếp nhận và đánh giá các Đề xuất Không Theo Yêu Cầu thông qua tám bước, bắt đầu bằng bước đầu tiên là trao đổi thông tin giữa người đề xuất và RTD. Quy trình tám bước này dự kiến sẽ mất từ một năm rưỡi đến ba năm. RTD có thể, bất cứ lúc nào, quyết định không tiếp tục xem xét Đề xuất Không Theo Yêu Cầu đó.

Bước 1: Trao đổi thông tin

Mục tiêu của bước này là tạo cơ hội thu thập thông tin và để RTD cung cấp các chi tiết kỹ thuật và quy trình, nếu có. Người nộp đơn sẽ gửi thông tin thông qua Mẫu Yêu cầu Ban đầu và đính kèm các tài liệu liên quan. Quản lý Hồ sơ TOD sẽ xem xét mẫu đơn, tham khảo ý kiến với những người khác tại RTD và đặt mục tiêu cung cấp phản hồi trong vòng 14 ngày.

Vai trò của nhà phát triển:

• Hoàn thành và nộp Mẫu đơn yêu cầu ban đầu và các tài liệu liên quan đến... [email protected]

Vai trò của RTD:

• Quản lý hồ sơ TOD sẽ chỉ định số theo dõi.
• Quản lý dự án TOD sẽ phản hồi Mẫu yêu cầu ban đầu, bao gồm thông tin cụ thể về địa điểm như thẩm quyền địa phương, quyền sở hữu, bãi đậu xe, sử dụng phương tiện giao thông công cộng, quyền lợi liên bang, các kế hoạch địa phương hiện có, tài liệu môi trường, v.v.
• Quản lý hồ sơ TOD cung cấp tổng quan về quy trình xem xét.
• Quản lý trường hợp TOD cung cấp các hướng dẫn và tiêu chí liên quan.

Bước 2: Đánh giá kỹ thuật

Quá trình xem xét kỹ thuật bắt đầu bằng việc nộp Mẫu xem xét kỹ thuật cùng tất cả các tài liệu đính kèm được đề xuất cho Quản lý dự án TOD. Hồ sơ nộp sẽ được đánh giá và sẽ được chuyển đến các phòng ban nội bộ nếu Quản lý dự án TOD thấy phù hợp. Quản lý dự án TOD và đại diện từ các phòng ban khác sẽ xem xét giá trị kỹ thuật của dự án và xác định xem có bất kỳ sai sót nghiêm trọng nào hay không.

Nếu không có sai sót nghiêm trọng nào, Giấy phép Phát triển Chung (Joint Development Authority to Proceed - JDA) sẽ được yêu cầu từ Ban Lãnh đạo Cấp cao (SLT) và Tổng Giám đốc (GM) của RTD. Nếu được cấp phép, Quản lý Dự án TOD sẽ phản hồi cho chủ đầu tư và sắp xếp cuộc họp với chủ đầu tư, bao gồm cả các nhân viên RTD có liên quan. Chủ đầu tư sẽ có cơ hội cung cấp danh sách câu hỏi bằng văn bản trước cuộc họp. Sau cuộc họp, Quản lý Dự án TOD sẽ nêu rõ các vấn đề và mối quan ngại còn tồn đọng cần được giảm thiểu hoặc khắc phục trong Đề xuất Không Theo Yêu Cầu. Bước 2 chỉ là Đánh giá Kỹ thuật, và các nguyên tắc liên quan đến thiết kế địa điểm, mật độ, nguyên tắc TOD, v.v. sẽ không được thảo luận.

Vai trò của nhà phát triển:

• Hoàn thành Mẫu Đánh giá Kỹ thuật và gửi kèm các tài liệu và bản vẽ liên quan cho Quản lý Hồ sơ TOD.
• Tham dự cuộc họp đánh giá dự án

Vai trò của RTD:

• Các bộ phận nghiên cứu và phát triển có liên quan sẽ xem xét các chi tiết kỹ thuật trong đề xuất của nhà phát triển.
• Ban lãnh đạo RTD chấp thuận hoặc từ chối việc thành lập Cơ quan Phát triển Liên doanh để tiến hành.
• Quản lý trường hợp TOD cung cấp cho nhà phát triển bản tóm tắt bằng văn bản về các yêu cầu kỹ thuật cũng như các hướng dẫn và tiêu chí, nếu có liên quan.
• Quản lý hồ sơ TOD lên lịch cuộc họp xem xét sau khi phân phát các ý kiến bằng văn bản.
• Nhân viên RTD gặp gỡ nhà phát triển để làm rõ phản hồi và giải đáp các câu hỏi của nhà phát triển.
• Quản lý hồ sơ TOD sẽ nêu rõ các vấn đề cần giải quyết trong Đề xuất không theo yêu cầu (bước 3a).

Bước 3a: Nộp đề xuất không theo yêu cầu để hợp tác phát triển

Sau khi hoàn thành Bước 1 và 2, nhà phát triển nộp Đơn xin đề xuất không theo yêu cầu. Đề xuất được gửi đến Bộ phận Mua sắm của RTD (1660 Blake Street, Denver, CO 80202). Bộ phận Mua sắm chuyển tiếp đề xuất cho Quản lý Hồ sơ TOD, người sẽ kiểm tra tính đầy đủ của đề xuất (xem Danh sách Kiểm tra Tính đầy đủ). Bộ phận Mua sắm thông báo cho nhà phát triển về việc nhận được đề xuất và mức độ đầy đủ của đề xuất. Bộ phận Mua sắm gửi đề xuất đến Phòng Cố vấn Pháp lý để xem xét ban đầu. Nếu đề xuất được đánh giá là khả thi về mặt pháp lý, Bộ phận Mua sắm sẽ thông báo cho Tổng Giám đốc của RTD về việc nhận được đề xuất và chuyển tiếp đề xuất cho Nhóm Lãnh đạo Cấp cao (SLT) của RTD. SLT chỉ định người đại diện cho ủy ban xem xét và Quản lý Hồ sơ TOD lên lịch cuộc họp đầu tiên.

Lưu ý: RTD có quyền tính phí xử lý các đề xuất không được yêu cầu trước.

Vai trò của nhà phát triển:

• Đánh giá danh sách kiểm tra tính đầy đủ
• Hoàn thành Mẫu đơn đề xuất không theo yêu cầu và gửi kèm các tài liệu liên quan đến Bộ phận Mua sắm RTD, đồng thời gửi một bản sao cho Quản lý Dự án TOD.
• Trước bước 3a, chủ đầu tư có thể nộp bản kế hoạch ý tưởng hoặc đơn xin phép sơ bộ cho cơ quan có thẩm quyền xem xét.

Vai trò của RTD:

• Quản lý hồ sơ TOD xem xét đề xuất về tính đầy đủ.
• Bộ phận mua sắm thông báo cho chủ đầu tư về việc đã nhận được đề xuất và mức độ hoàn thiện của đề xuất.
• Bộ phận mua sắm đệ trình đề xuất lên Văn phòng Cố vấn pháp lý.
• Nếu đề xuất được đánh giá là khả thi về mặt pháp lý, bộ phận Mua sắm sẽ thông báo cho lãnh đạo RTD.
• Ban lãnh đạo RTD chỉ định đại biểu tham gia Ủy ban Rà soát.
• Quản lý hồ sơ TOD lên lịch cuộc họp đầu tiên của Ủy ban xem xét.

Bước 3b: Xác định giá trị của đề xuất hợp tác phát triển không theo yêu cầu

Quản lý dự án TOD sẽ trình bày tổng quan về đề xuất cho Ủy ban thẩm định tại cuộc họp thẩm định đầu tiên. Ủy ban sử dụng Biểu mẫu Phân tích Tác động để đánh giá đề xuất về tính khả thi về tài chính và kỹ thuật, bao gồm cả ảnh hưởng đến cơ sở vật chất và hệ thống giao thông công cộng của RTD, cũng như năng lực tài chính của người nộp đơn. Ủy ban cũng đánh giá xem đề xuất có đáp ứng các yêu cầu, kế hoạch và chính sách của địa phương hay không.

Vai trò của nhà phát triển:

• Mẫu đánh giá tác động
• Đáp ứng các yêu cầu làm rõ thông tin khi cần thiết.

Vai trò của RTD:

• Ủy ban sẽ quyết định xem đề xuất đó có giá trị hay không.

Bước 4: Yêu cầu đề xuất thay thế

Nếu đề xuất được đánh giá là có cơ sở, RTD sẽ công bố Yêu cầu đề xuất thay thế. Quản lý dự án TOD sẽ soạn thảo các tài liệu mời thầu, bao gồm tất cả thông tin cơ bản về địa điểm được cung cấp cho người đề xuất ban đầu; Bộ phận Mua sắm sẽ thông báo cho người đề xuất ban đầu và đăng quảng cáo mời thầu trên các tạp chí phù hợp. Thời gian mời thầu sẽ từ 30 đến 90 ngày, tùy thuộc vào độ phức tạp của dự án. TOD sẽ thông báo cho chính quyền địa phương rằng đã có một đề xuất không được yêu cầu và đang yêu cầu các đề xuất thay thế. Tất cả thông tin được yêu cầu từ người nộp đơn ban đầu sẽ được yêu cầu đối với bất kỳ đề xuất thay thế nào để đánh giá các đề xuất một cách khách quan và công bằng.

Vai trò của RTD:

• Bộ phận mua sắm công bố thông báo công khai về việc nhận được đề xuất không được yêu cầu và đề nghị các đề xuất thay thế.
• Quản lý dự án TOD thông báo cho chính quyền địa phương rằng đã có một đề xuất không được yêu cầu gửi đến và các đề xuất thay thế đang được xem xét.

Bước 5: Xác định giá trị của đề xuất hợp tác phát triển không theo yêu cầu

Sau thời hạn 30-90 ngày, Quản lý hồ sơ TOD sẽ xem xét tất cả các đề xuất thay thế về tính đầy đủ; Bộ phận Mua sắm sẽ thông báo cho các nhà thầu và yêu cầu bất kỳ thông tin bổ sung nào cần thiết. Ủy ban Đánh giá sẽ xem xét tất cả các đề xuất, hoàn thành Biểu mẫu Phân tích Tác động và họp để thảo luận về các đề xuất. Các nhà thầu có thể có cơ hội được Ủy ban Đánh giá phỏng vấn.

Người quản lý dự án TOD có thể thảo luận các đề xuất với các bên liên quan khác, bao gồm Cục Quản lý Giao thông Liên bang, các cơ quan đối tác và chính quyền địa phương. Ủy ban Xét duyệt sẽ lựa chọn nhà phát triển được ưu tiên.

Vai trò của nhà phát triển:

• Vui lòng cung cấp thêm thông tin nếu được yêu cầu.
• Phỏng vấn với Ủy ban Xét duyệt, nếu được yêu cầu.

Vai trò của RTD:

• Quản lý hồ sơ TOD kiểm tra các đề xuất mới về tính đầy đủ.
• Bộ phận mua sắm sẽ thông báo cho các nhà thầu và yêu cầu cung cấp thêm thông tin (nếu cần) từ tất cả các nhà thầu dự thầu.
• Ủy ban thẩm định sẽ xem xét các đề xuất và lựa chọn nhà phát triển được ưu tiên.

Bước 6: Phê duyệt nhà phát triển được Ủy ban lựa chọn

Sau khi nhà phát triển được ưu tiên lựa chọn, Quản lý Dự án TOD sẽ lập Báo cáo Đề xuất của Ủy ban, trong đó kết hợp các ý kiến đóng góp của nhân viên từ quá trình đánh giá kỹ thuật và phân tích tác động. Báo cáo sẽ nêu rõ các bước tiếp theo và chi tiết các vấn đề tồn đọng cũng như mối quan ngại cần được giải quyết hoặc khắc phục trong quá trình đàm phán độc quyền. Ủy ban sẽ xem xét tính đầy đủ của Báo cáo trước khi trình lên Tổng Giám đốc. Tổng Giám đốc sẽ xem xét Báo cáo và quyết định có đồng ý chuyển sang Giai đoạn Đàm phán Độc quyền hay không.

Nếu được chấp thuận, chủ đầu tư sẽ cung cấp Báo cáo Tài chính đã được Kiểm toán để RTD xem xét. Nếu bộ phận Tài chính của RTD đánh giá tình hình tài chính của chủ đầu tư là phù hợp, Quản lý Dự án TOD sẽ viết Báo cáo Hội đồng và trình bày đề xuất lên Hội đồng. Chủ đầu tư có thể được yêu cầu tham gia vào buổi trình bày. Hội đồng sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về việc RTD có nên ký kết Thỏa thuận Đàm phán Độc quyền với chủ đầu tư hay không. Nếu đề xuất không được Hội đồng chấp thuận, Quy trình Đề xuất Không được Yêu cầu cho dự án này sẽ kết thúc.

Vai trò của nhà phát triển:

• Cung cấp báo cáo tài chính đã được kiểm toán.
• Có thể tham gia thuyết trình trước Hội đồng RTD.

Vai trò của RTD:

• Quản lý hồ sơ TOD lập Báo cáo khuyến nghị của Ủy ban
• Ủy ban xem xét báo cáo để đảm bảo tính đầy đủ.
• Tổng giám đốc đánh giá Báo cáo khuyến nghị của Ủy ban
• Kiểm toán tài chính Báo cáo tài chính đã được kiểm toán
• Quản lý trường hợp TOD viết báo cáo cho Hội đồng quản trị
• Ban giám đốc sẽ đánh giá đề xuất được chọn và phê duyệt hoặc bác bỏ đề xuất đó.

Bước 7: Bắt đầu giai đoạn đàm phán độc quyền

Sau khi Hội đồng quản trị phê duyệt đề xuất, RTD đồng ý đàm phán độc quyền với nhà phát triển được lựa chọn về bất động sản đang được đề cập. Nhà phát triển sẽ xem xét Báo cáo khuyến nghị của Ủy ban để hiểu đầy đủ mọi vấn đề và mối quan ngại còn tồn đọng của RTD. Nếu chưa thực hiện, nhà phát triển sẽ trải qua quá trình xem xét kế hoạch ý tưởng/đơn xin phép sơ bộ với cơ quan quản lý địa phương. Sau đó, nhà phát triển sẽ đề xuất Kế hoạch quy trình và Thời gian biểu để RTD và cơ quan quản lý địa phương xem xét. RTD, nhà phát triển và cơ quan quản lý địa phương sẽ gặp nhau để thống nhất Kế hoạch quy trình và Thời gian biểu đã đề xuất.

Vai trò của nhà phát triển:

• Nộp bản kế hoạch ý tưởng/đơn xin phép sơ bộ cho cơ quan có thẩm quyền xem xét, nếu chưa hoàn thành trước Bước 3.
• Lập và nộp Kế hoạch Quy trình và Lịch trình cho RTD và cơ quan có thẩm quyền.
• Tham dự cuộc họp thống nhất Kế hoạch quy trình và Tiến độ.

Vai trò của RTD:

• Quản lý vụ việc TOD và các bộ phận liên quan khác xem xét bản dự thảo Kế hoạch Quy trình và Tiến độ, đồng thời tham dự cuộc họp với chủ đầu tư và cơ quan quản lý.

Bước 8: Lập kế hoạch dự án và đàm phán thỏa thuận

RTD xem xét tất cả các hồ sơ đệ trình từ chủ đầu tư, bao gồm nhưng không giới hạn ở các tác động đến dịch vụ, tác động đến ứng phó khẩn cấp, khả năng tiếp cận (ADA, dành cho người đi bộ, xe đạp và bãi đậu xe), chiếu sáng, tiện ích, hệ thống thoát nước, bảo trì, an toàn/bảo mật, phối hợp xây dựng, quyền sử dụng đất, thỏa thuận tài chính, v.v. Nếu đạt được thỏa thuận về tất cả các điều khoản, Quản lý dự án TOD sẽ yêu cầu sự cho phép từ Hội đồng để ký kết Thỏa thuận Phát triển Chung.

Vai trò của nhà phát triển:

• Nộp hồ sơ theo đúng Kế hoạch quy trình và Thời gian biểu.

Vai trò của RTD:

• Xem xét các đề xuất của nhà phát triển và cung cấp phản hồi rõ ràng, đầy đủ.
• Quản lý trường hợp TOD trình bày đề xuất lên Hội đồng quản trị
• Ban quản trị xem xét kế hoạch dự án và ủy quyền cho Tổng Giám đốc ký kết Thỏa thuận Phát triển Chung.