VI-4 Política sobre propuestas no solicitadas
1. Ámbito de aplicación.
Esta política y este procedimiento se aplican a las propuestas no solicitadas recibidas por RTD. No están pensados para tratar propuestas no solicitadas relativas a la adquisición, el arrendamiento, la venta o el uso compartido de los bienes inmuebles de RTD. Las personas interesadas en entablar negociaciones sobre derechos inmobiliarios con el Distrito Regional de Transporte deben dirigir sus comunicaciones al responsable de bienes inmuebles de RTD a 303-299-2440.
1.1 ¿Qué es una propuesta no solicitada?
Una propuesta escrita que se presenta a RTD por iniciativa del solicitante con el fin de obtener un contrato con RTD, y no en respuesta a una solicitud formal o informal.
1.2 ¿Qué caracteriza a una propuesta no solicitada?
Debe reunir las siguientes características:
Una propuesta no solicitada se distingue de un proyecto que ya forma parte del proceso de planificación presupuestaria a largo plazo de RTD si utiliza soluciones innovadoras y únicas para aportar un valor añadido, como mejores opciones de financiación o un avance significativo en los plazos de ejecución. Los bonos sobre el impuesto sobre las ventas y los certificados de participación no son instrumentos de financiación únicos e innovadores.
1.2.1 Innovador y único;
1.2.2 Creado y desarrollado de forma independiente por el proponente;
1.2.3 Elaborado sin la supervisión, el respaldo, la dirección ni la participación directa de RTD; y
1.2.4 Lo suficientemente detallado como para que queden patentes sus ventajas en el cumplimiento de la misión y las responsabilidades de RTD.
Una propuesta no solicitada se distingue de un proyecto que ya forma parte del proceso de planificación presupuestaria a largo plazo de RTD si utiliza soluciones innovadoras y únicas para aportar un valor añadido, como mejores opciones de financiación o un avance significativo en los plazos de ejecución. Los bonos sobre el impuesto sobre las ventas y los certificados de participación no son instrumentos de financiación únicos e innovadores.
1.3 ¿Deben los proponentes interesados en una convocatoria publicada presentar una propuesta no solicitada?
No. Una propuesta no solicitada es no:
1.3.1 Una oferta que responda a una manifestación de necesidades o a una convocatoria de propuestas publicada anteriormente por RTD; o
1.3.2 Una propuesta previa relativa a bienes o servicios que RTD podría adquirir mediante procedimientos competitivos (presentada dentro del ejercicio presupuestario anterior a la publicación de una convocatoria de propuestas).
2. Descripción general del proceso.
Las propuestas espontáneas deberán presentarse en la Oficina de Contratos y Adquisiciones de RTD. RTD recibe y evalúa las propuestas espontáneas mediante un proceso en dos fases. La primera fase corresponde a las propuestas conceptuales. La segunda fase corresponde a las propuestas detalladas. En caso de que el proyecto pase de la segunda fase o implique una licitación competitiva o una contratación de fuente única, se aplicarán los procedimientos y políticas generales de contratación de RTD. RTD podrá, en cualquier momento, decidir no seguir adelante con la propuesta no solicitada.
3. Fase uno: propuesta conceptual.
3.1 Introducción: propuesta conceptual.
El objetivo de la Fase Uno es que RTD reciba propuestas escritas a nivel conceptual y las examine para determinar si desea solicitar información adicional en la Fase Dos.
3.2 Proceso: propuesta conceptual.
Se designará a un equipo de personas para que examine la propuesta y decida los próximos pasos a seguir, incluyendo si se pasa a la segunda fase.
3.2.1 Requisitos mínimos.
En esta fase, el personal de Contratos y Adquisiciones de I+D llevará a cabo las siguientes medidas preliminares:
3.2.11 Confirmar sin demora la recepción de la propuesta; y
3.1.12 Determinar si la propuesta cumple los requisitos mínimos de una propuesta no solicitada (que se describen a continuación).
3.2.2 Proceso adicional.
Si la propuesta cumple los requisitos mínimos, el personal de Contratos y Adquisiciones de RTD llevará a cabo los siguientes pasos:
3.2.2.1 Registrar la propuesta y asignarle un número;
3.2.2.2 Establecer el calendario de la evaluación interna e informar al proponente al respecto;
3.2.2.3 Constituir un equipo de evaluación integrado por expertos técnicos y financieros en la materia relacionada con la propuesta no solicitada (si se considera necesario que la evaluación la realicen personas ajenas a RTD, se solicitará el permiso del proponente);
3.2.2.4 Concertar una reunión con el proponente, si se solicita dicha reunión y resulta útil para comprender mejor la propuesta;
3.2.2.5 Facilitar el proceso de evaluación según sea necesario; y
3.2.2.6 Notificar al proponente la decisión de RTD. Las posibles consecuencias pueden ser la suspensión del proceso, el paso a la fase dos o la convocatoria de un concurso público. RTD proporcionará una explicación general de los motivos de la decisión.
3.2.3 Prohibición del uso de información confidencial.
3.2.3.1 El personal de RTD no utilizará ningún dato, ni ninguna parte confidencial, patentada, protegida por marca registrada o por derechos de autor de una Propuesta No Solicitada, ni información técnica o financiera confidencial y de propiedad exclusiva, como base, o parte de la base, para una solicitud de oferta o en negociaciones con cualquier otra empresa, a menos que se notifique al proponente el uso previsto y este lo acepte. RTD no considera que los conceptos o ideas sean de propiedad exclusiva, pero se reconocerán las metodologías de implementación específicas que sean exclusivas del proponente.
3.2.3.2 El personal de Contratos y Adquisiciones deberá adjuntar una portada (que se adjunta como Anexo B) a la propuesta, salvo que el proponente indique claramente por escrito que no se imponen restricciones a la divulgación o al uso de los datos contenidos en la propuesta.
3.3 Contenido: propuesta conceptual.
Las propuestas conceptuales deben incluir la información indicada en el formulario de propuesta conceptual (Anexo A de la presente política).
3.4 Evaluación: propuesta conceptual.
Las propuestas conceptuales se evaluarán sin demora, de conformidad con los criterios establecidos en esta sección.
3.4.1 Revisión de los umbrales.
Antes de iniciar una evaluación, el personal de Contratos y Adquisiciones de RTD determinará si la propuesta conceptual cumple los siguientes requisitos mínimos:
3.4.2 Se ajusta a la definición de «propuesta no solicitada»;
3.4.3 Contiene el contenido requerido;
3.4.4 Ha sido aprobado por un funcionario responsable u otro representante autorizado para comprometer contractualmente al proponente; y
3.4.5 Cumple con los requisitos de identificación relativos al uso y la divulgación de datos.
3.4.9 Proceso de evaluación.
En la fase uno, el proceso de evaluación incluirá lo siguiente:
3.4.7 Si se ha constituido un equipo de evaluación financiera, dicho equipo tendrá acceso a la propuesta técnica con el fin de determinar el alcance del proyecto propuesto;
3.4.8 Los proponentes no mantendrán ningún contacto con el equipo de evaluación
3.4.9 Criterios de evaluación.
En la primera fase, el equipo de evaluación determinará los criterios de evaluación que sean necesarios para reflejar las características específicas de la propuesta, pero, en general, tendrá en cuenta los siguientes factores:
3.4.9.1 La propuesta ofrece beneficios directos o previstos para RTD, sus pasajeros y la comunidad;
3.4.9.2 La propuesta responde a una necesidad de RTD que puede integrarse en los presupuestos anuales de capital y de funcionamiento a largo plazo de RTD sin desplazar otros gastos previstos, sin poner en riesgo otros proyectos ya comprometidos y sin aumentar de manera significativa el coste de los elementos propuestos. La propuesta es coherente con los objetivos y metas de RTD;
3.4.9.3 La propuesta ofrece bienes o servicios únicos que RTD no tenía previsto adquirir mediante el procedimiento contractual habitual de RTD;
3.4.9.4 Si la propuesta incluye aspectos financieros, técnicos y jurídicos de importancia, dichas disciplinas han aprobado una medida que pasa a la segunda fase; y
3.4.9.5 Otros factores pertinentes para la propuesta en cuestión.
4. Fase dos: propuesta detallada.
4.1 Introducción: propuesta detallada.
El objetivo de la segunda fase es que RTD reciba información técnica y financiera más detallada para comprender y evaluar plenamente la propuesta. En esta fase, RTD decidirá si descarta la propuesta, si procede a un contrato de adjudicación directa o si opta por una licitación competitiva.
4.1.1 Proceso: propuesta detallada. Solicitud de propuesta detallada.
Si RTD desea pasar a la fase dos, el departamento de Contratos y Adquisiciones de RTD emitirá una solicitud de propuesta detallada en la que se indique formalmente al proponente que pase a la fase dos. Dependiendo de las circunstancias, la solicitud podrá incluir lo siguiente:
4.1.1.1 Condiciones esenciales que podrían formar parte de un acuerdo posterior entre RTD y el proponente;
4.1.1.2 Un objetivo relativo a la participación de empresas desfavorecidas y pequeñas (DBE/SBE);
4.1.1.3 Calendario y plazos importantes para el solicitante;
4.1.1.4 Información específica de carácter técnico, financiero o de otro tipo necesaria para evaluar exhaustivamente la propuesta;
4.1.1.5 Criterios de evaluación; y
4.1.1.6 Solicitudes de modificaciones o aclaraciones específicas sobre el alcance de la propuesta original.
4.1.2 Tratamiento.
Una vez recibida la propuesta detallada, la Oficina de Contratos y Adquisiciones llevará un registro de las personas que integran el equipo de evaluación y registrará la resolución final de la propuesta. Solo se consultará a asesores externos si el equipo de evaluación de RTD lo considera necesario y beneficioso; si se considera necesaria la evaluación por parte de personas ajenas a RTD, se solicitará el permiso del proponente. La prohibición del uso de información confidencial sigue siendo aplicable en la Fase Dos.
4.1.3 Contenido: propuesta detallada.
Además de la información facilitada en la primera fase, una propuesta detallada debe incluir, como mínimo, la siguiente información.
4.1.4 Información técnica.
4.1.4.1 Nombres e información profesional del personal clave del proponente que se dedicaría al proyecto;
4.1.4.2 Tipo de apoyo necesario por parte de RTD; por ejemplo, instalaciones, equipos, materiales o recursos de personal; y
4.1.4.3 Una descripción suficientemente detallada del alcance de los trabajos que se ofrecen, que permita a RTD evaluar la relación calidad-precio de la oferta presentada;
4.1.4.4 Precio propuesto o coste total estimado de la iniciativa y/o de los ingresos generados, con el nivel de detalle suficiente para permitir una evaluación significativa, incluyendo un flujo de caja anual del proyecto;
4.1.4.5 Un calendario de ejecución que incluya detalles específicos sobre los bienes y/o servicios que deberá proporcionar RTD; y
4.1.4.6 Duración prevista de la actividad.
4.1.5 Información complementaria.
4.1.5.1 Tipo de contrato preferido;
4.1.5.2 Descripción de la organización, experiencia previa en el ámbito y las instalaciones que se utilizarán;
4.1.5.3 Declaraciones obligatorias, en su caso, sobre conflictos de intereses organizativos e impactos medioambientales; y
4.1.5.4 Información que demuestre a RTD que el proponente dispone de los recursos financieros necesarios para llevar a cabo el proyecto, según lo determine el personal de Contratos y Adquisiciones de RTD. Dicha información puede incluir: (i) estados financieros, incluyendo una carta de informe del auditor o una carta de revisión del contable, balances, cuentas de resultados y de patrimonio neto, y un estado de cambios en la situación financiera; (ii) balances no auditados; (iii) nombres de bancos u otras instituciones financieras con las que el proponente mantiene relaciones comerciales; y (iv) cartas de compromiso de crédito.
4.1.6 Evaluación: propuesta detallada.
Las propuestas detalladas se evaluarán sin demora de conformidad con los criterios establecidos en esta sección.
4.1.6.1 Revisión de los umbrales.
Antes de iniciar una evaluación exhaustiva, el personal de Contratos y Adquisiciones de I+D determinará si la propuesta detallada sigue cumpliendo los requisitos mínimos establecidos en la primera fase y los requisitos especificados en la solicitud de propuesta detallada.
4.1.6.2 Criterios de evaluación.
En la segunda fase, el equipo de evaluación tendrá en cuenta los mismos criterios de evaluación establecidos en la primera fase, además de los siguientes factores:
4.1.6.3 Las capacidades del proponente, su experiencia en la materia, sus instalaciones, sus técnicas o cualquier combinación específica de estos elementos que constituyan factores esenciales para alcanzar los objetivos de la propuesta;
4.16.4 La capacidad financiera del licitador para suministrar los bienes o prestar los servicios definidos en la oferta;
4.1.6.5 Viabilidad del calendario propuesto y capacidad de RTD para llevar a cabo las actividades que se le exigen;
4.1.6.6 La capacidad de RTD para celebrar un contrato en virtud de su autorización actual en virtud de la TABOR;
4.1.6.7 Las cualificaciones, capacidades y experiencia del personal clave que resulta fundamental para alcanzar los objetivos de la propuesta;
4.1.6.8 Los detalles concretos de los costes y los ingresos generados; y
4.1.6.9 Cualquier otro factor pertinente para la propuesta en cuestión.
4.1.6.10 Recomendación.
El equipo de evaluación presentará una recomendación sobre el destino de la propuesta detallada al director general de RTD para su revisión y aprobación. Si se requiere la aprobación del Consejo de Administración, se notificará al proponente la fecha de la reunión en la que se debatirá la propuesta.
4.2 Concurso público y abierto.
El hecho de que RTD reciba una propuesta no solicitada no justifica, por sí solo, la adjudicación de un contrato sin una licitación abierta y completa. A menos que la propuesta no solicitada ofrezca un concepto exclusivo que sea esencial para la ejecución del contrato, RTD convocará una licitación. Antes de formalizar un contrato derivado de una propuesta no solicitada, RTD seguirá los siguientes pasos.
4.2.1 Recibo.
RTD dará a conocer la recepción de la propuesta no solicitada mediante su publicación en el sitio web de RTD dedicado a las oportunidades de contratación, así como a través de anuncios en la sección de avisos legales del Denver Post y en cualquier otra publicación especializada relevante que publique convocatorias de licitaciones. Dicha publicación de la recepción podría tener lugar en cualquier fase del proceso, según lo determine el personal de Contratos y Adquisiciones de RTD.
4.2.2 Descripción adecuada.
La publicación por parte de RTD de la recepción de la propuesta no solicitada incluirá una descripción adecuada de los productos o servicios ofrecidos, sin revelar indebidamente información confidencial ni dar a conocer la originalidad o el carácter innovador de los productos o servicios solicitados.
4.2.3 Interés en los bienes o servicios.
Interés en los bienes o servicios. RTD también dará a conocer su interés en adquirir los bienes o servicios descritos en la propuesta utilizando los mismos métodos o unos similares a los indicados anteriormente.
4.2.4 Oportunidades adecuadas para competir.Oportunidad adecuada para competir. RTD ofrecerá a las partes interesadas una oportunidad adecuada para formular observaciones o presentar propuestas competitivas, o bien solicitar la posibilidad de responder, dentro de un plazo (mínimo de 14 días) especificado por el personal de Contratos y Adquisiciones de RTD.
4.2.5 Adjudicación del contrato en función de las propuestas recibidas.
Adjudicación del contrato en función de las propuestas recibidas. Por último, RTD hará pública su intención de adjudicar un contrato basándose en la propuesta no solicitada o en otra propuesta presentada en respuesta a la convocatoria, utilizando los mismos métodos o unos similares a los indicados anteriormente.
4.3 Contrato derivado de una propuesta no solicitada.
Ninguna disposición de la presente política ni de ningún otro tipo obliga a RTD a actuar o a celebrar un contrato basándose en una propuesta no solicitada. RTD podrá devolver o rechazar una propuesta no solicitada en cualquier momento del proceso.
4.3.1 Adjudicación a un único proveedor.
Si resulta imposible describir los bienes o servicios ofrecidos sin revelar información confidencial o sin dar a conocer la originalidad o el carácter innovador de los bienes o servicios solicitados, RTD podrá adjudicar el contrato a un único proveedor, tal y como se establece en la política de adjudicación a un único proveedor de RTD. Una adjudicación a un único proveedor no podrá basarse únicamente en la capacidad exclusiva del proponente para proporcionar los bienes o servicios específicos propuestos.
4.3.2 Contratación pública competitiva.
Salvo en los casos indicados anteriormente, RTD podrá decidir convocar un procedimiento de contratación pública para la adquisición de la totalidad o parte de los servicios o bienes incluidos en la propuesta no solicitada, respetando la prohibición de utilizar información confidencial.
4.3.3 Requisitos previos a la negociación del contrato.
El responsable de contratación u otros representantes designados por RTD solo podrán iniciar las negociaciones una vez que se hayan cumplido los siguientes requisitos previos:
4.3.3.1 Una propuesta no solicitada ha recibido una evaluación global favorable, incluso en comparación con las propuestas recibidas tras la publicación, tal y como se establece en la presente política;
4.3.3.2 La oficina técnica de I+D que patrocina el contrato respalda su recomendación, aporta los fondos necesarios y presenta una justificación de la adjudicación a un único licitador (si procede); y
4.3.3.3 El director general de RTD o el consejo de administración de RTD lo aprueban (si es necesario).