VI-4 Política de propuestas no solicitadas

1. Aplicabilidad.

La presente política y procedimiento se aplica a las propuestas no solicitadas recibidas por RTD. No está diseñada para tratar propuestas no solicitadas relativas a la adquisición, arrendamiento, venta o uso compartido de bienes inmuebles de RTD. Las personas interesadas en entablar negociaciones sobre intereses inmobiliarios con el Distrito Regional de Transporte deben dirigir sus comunicaciones al Gerente de Bienes Inmuebles de RTD a la siguiente dirección 303-299-2440.

1.1 ¿Qué es una propuesta espontánea?

Propuesta escrita que se presenta a RTD por iniciativa del remitente con el fin de obtener un contrato con RTD, no en respuesta a una solicitud formal o informal.

1.2 ¿Qué distingue a una propuesta no solicitada?

Debe reunir las siguientes cualidades:

Una propuesta no solicitada se distingue de un proyecto que ya forma parte del proceso de planificación presupuestaria a largo plazo de RTD si utiliza soluciones innovadoras y únicas para ofrecer un valor añadido, como opciones de financiación mejoradas o un adelanto material de las fechas de entrega. Los bonos del impuesto sobre las ventas y los certificados de participación no son herramientas de financiación únicas e innovadoras.

1.2.1 Innovador y único;

1.2.2 Originados y desarrollados de forma independiente por el proponente;

1.2.3 Preparado sin la supervisión, aprobación, dirección o participación directa de RTD.

1.2.4 Suficientemente detallado para que sus beneficios en apoyo de la misión y responsabilidades de RTD sean evidentes.

1.3 ¿Deben los proponentes interesados en una convocatoria publicada presentar una Propuesta no solicitada?

No. Una propuesta no solicitada es no:

1.3.1 Una oferta que responda a una manifestación de necesidad o a una solicitud de propuestas de RTD publicada con anterioridad.

1.3.2 Una propuesta anticipada de bienes o servicios que RTD podría adquirir por métodos competitivos (presentada dentro del ejercicio presupuestario antes de la publicación de una solicitud de propuestas).

2. Resumen del proceso.

Las propuestas no solicitadas se presentarán en la oficina de Contratos y Adquisiciones de RTD. RTD recibe y evalúa las propuestas no solicitadas mediante un enfoque en dos fases. La primera fase es para las propuestas conceptuales. La segunda fase es para las propuestas detalladas. En caso de que el proyecto supere la segunda fase o implique una propuesta competitiva o una contratación de fuente única, se aplicarán los procedimientos y políticas generales de contratación de RTD. RTD podrá, en cualquier momento, decidir no seguir adelante con la propuesta no solicitada.

3. Primera fase - Propuesta conceptual.

3.1 Introducción - Propuesta conceptual.

El objetivo de la primera fase es que RTD reciba propuestas escritas a nivel de concepto y las evalúe para determinar si desea examinar información adicional en la segunda fase.

3.2 Proceso - Propuesta conceptual.

Se creará un equipo de personas para revisar la propuesta y determinar los pasos siguientes, incluida la decisión de pasar a la segunda fase.

3.2.1 Requisitos de umbral.

En esta fase, el personal de Contratos y Adquisiciones de RTD tomará las siguientes medidas de umbral:

3.2.11 Acusar recibo de la propuesta sin demora.

3.1.12 Determine si la propuesta cumple los requisitos mínimos de una propuesta no solicitada (descritos más adelante).

3.2.2 Proceso adicional.

Si la propuesta cumple los requisitos de umbral, el personal de Contratos y Adquisiciones de RTD dará los siguientes pasos:

3.2.2.1 Registre la propuesta y asígnele un número;

3.2.2.2 Fijar y notificar al proponente el calendario de la evaluación interna;

3.2.2.3 Reunir un equipo de evaluación que incluya expertos técnicos y financieros en la materia relacionada con la propuesta no solicitada (si se considera necesaria la evaluación por otras personas ajenas a RTD, se solicitará el permiso del proponente);

3.2.2.4 Programar una reunión con el proponente, si se solicita y es útil para comprender mejor la propuesta;

3.2.2.5 Facilitar el proceso de evaluación cuando sea necesario.

3.2.2.6 Notificar al proponente la decisión de RTD. Los posibles resultados pueden ser interrumpir el proceso, pasar a la segunda fase o continuar con un procedimiento de licitación. RTD proporcionará una explicación general de los motivos de la decisión.

3.2.3 Prohibición de uso de información confidencial.

3.2.3.1 El personal de RTD no utilizará ningún dato, ni ninguna parte confidencial patentada, registrada o protegida por derechos de autor de una propuesta no solicitada, ni ninguna información confidencial de carácter técnico o financiero como base, o parte de la base, de una licitación o en negociaciones con cualquier otra empresa, a menos que se notifique al proponente y éste acepte el uso previsto. Los conceptos o ideas no se considerarán propiedad de RTD, pero se reconocerán las metodologías de aplicación específicas que sean exclusivas del proponente.

3.2.3.2 El personal de Contratos y Adquisiciones colocará una portada (adjunta como Anexo B) en la propuesta, a menos que el proponente declare claramente por escrito que no se imponen restricciones a la divulgación o utilización de los datos contenidos en la propuesta.

3.3 Contenido - Propuesta conceptual.

Las propuestas conceptuales deberán incluir la información indicada en el Formulario de propuesta conceptual (Anexo A de la presente Política).

3.4 Evaluación - Propuesta conceptual.

Las propuestas conceptuales se evaluarán sin demora con arreglo a los criterios establecidos en esta sección.

3.4.1 Revisión de los umbrales.

Antes de iniciar la evaluación, el personal de Contratos y Adquisiciones de RTD determinará si la propuesta conceptual cumple los siguientes requisitos mínimos:

3.4.2 Se ajusta a la definición de propuesta no solicitada;

3.4.3 Contiene el contenido requerido;

3.4.4 Ha sido aprobado por un funcionario responsable u otro representante autorizado para obligar contractualmente al proponente; y

3.4.5 Cumple los requisitos de marcado para el uso y la divulgación de datos.

3.4.9 Proceso de evaluación.

En la primera fase, el proceso de evaluación incluirá lo siguiente:

3.4.7 Si se ha reunido un equipo de evaluación financiera, dicho equipo tendrá acceso a la propuesta técnica para determinar el alcance del proyecto propuesto;

3.4.8 El/los proponente(s) no tendrá(n) ninguna interacción con el equipo de evaluación

3.4.9 Criterios de evaluación.

En la primera fase, el equipo de evaluación determinará los criterios de evaluación según sea necesario para reflejar la propuesta específica, pero en general tendrá en cuenta los siguientes factores:

3.4.9.1 La propuesta ofrece beneficios directos o previstos a RTD, sus pasajeros y la comunidad;

3.4.9.2 La propuesta satisface una necesidad de RTD que puede incluirse en los presupuestos anuales de explotación y de capital a largo plazo de RTD sin desplazar otros gastos previstos, sin poner en riesgo otros proyectos comprometidos y sin aumentar significativamente el coste de los elementos propuestos. La propuesta es coherente con los objetivos y metas de RTD;

3.4.9.3 La propuesta ofrece bienes o servicios únicos que RTD no tenía previsto adquirir a través del proceso normal de contratación de RTD;

3.4.9.4 Si la propuesta contiene componentes financieros, técnicos y jurídicos significativos, esas disciplinas han aprobado una acción que pasa a la Fase Dos; y

3.4.9.5 Otros factores apropiados para la propuesta concreta.

4. Segunda fase - Propuesta detallada.

4.1 Introducción - Propuesta detallada.

El objetivo de la segunda fase es que RTD reciba información técnica y financiera más detallada para comprender y evaluar plenamente la propuesta. En esta fase, la RTD decidirá si renuncia a la propuesta, si procede a un acuerdo de proveedor único o si continúa con una licitación competitiva.

4.1.1 Proceso - Propuesta detallada. Solicitud de Propuesta Detallada.

Si RTD desea pasar a la segunda fase, el Departamento de Contratos y Adquisiciones de RTD emitirá una solicitud de propuesta detallada en la que se indicará formalmente al proponente que pase a la segunda fase. Dependiendo de las circunstancias, la solicitud puede incluir lo siguiente:

4.1.1.1 Condiciones esenciales que podrían formar parte de un acuerdo posterior entre RTD y el proponente;

4.1.1.2 Un objetivo de participación de empresas desfavorecidas/pequeñas empresas (DBE/SBE);

4.1.1.3 Calendario y plazos importantes para el proponente;

4.1.1.4 Información específica de carácter técnico, financiero o de otro tipo necesaria para evaluar plenamente la propuesta;

4.1.1.5 Criterios de evaluación; y

4.1.1.6 Solicitudes de modificaciones o aclaraciones específicas del alcance de la propuesta original.

4.1.2 Procesamiento.

Una vez recibida la Propuesta Detallada, la oficina de Contratos y Adquisiciones mantendrá un registro de las personas que integran el equipo de evaluación y registrará la disposición final de la propuesta. Sólo se consultará a asesores externos si el equipo de evaluación de RTD lo considera necesario y beneficioso; si se considera necesaria la evaluación por otras personas ajenas a RTD, se solicitará el permiso del proponente. La prohibición de utilizar información confidencial sigue aplicándose en la segunda fase.

4.1.3 Contenido - Propuesta detallada.

Además de la información facilitada en la Primera Fase, la Propuesta Detallada deberá incluir, como mínimo, la siguiente información.

4.1.4 Información técnica.

4.1.4.1 Nombres y datos profesionales del personal clave del proponente que se comprometería con el proyecto;

4.1.4.2 Tipo de apoyo que se necesita de RTD; por ejemplo, instalaciones, equipos, materiales o recursos de personal.

4.1.4.3 Una descripción suficientemente detallada del alcance del trabajo que se ofrece para permitir a RTD evaluar el valor recibido por el precio propuesto;

4.1.4.4 Precio propuesto o coste total estimado del esfuerzo y/o los ingresos generados con suficiente detalle para una evaluación significativa, incluyendo un flujo de caja anual para el proyecto;

4.1.4.5 Un calendario de ejecución que incluya los detalles específicos de cualquier propiedad y/o servicio que deba proporcionar RTD.

4.1.4.6 Duración propuesta del esfuerzo.

4.1.5 Información complementaria.

4.1.5.1 Tipo de contrato preferido;

4.1.5.2 Descripción de la organización, experiencia previa en la materia e instalaciones que se utilizarán;

4.1.5.3 Declaraciones requeridas, si procede, sobre conflictos de intereses de la organización, e impactos medioambientales.

4.1.5.4 Información que demuestre a RTD que el proponente dispone de los recursos financieros necesarios para llevar a cabo el proyecto, según determine el personal de Contratos y Adquisiciones de RTD. Dicha información podrá incluir: i) estados financieros, incluida una carta de informe del auditor o una carta de revisión del contable, balances, estados de ingresos y patrimonio neto, y un estado de cambios en la situación financiera; ii) balances no auditados; iii) nombres de bancos u otras instituciones financieras con las que el proponente mantenga relaciones comerciales; y iv) compromisos de cartas de crédito.

4.1.6 Evaluación - Propuesta detallada.

Las Propuestas detalladas se evaluarán sin demora con arreglo a los criterios establecidos en esta sección.

4.1.6.1 Revisión de umbrales.

Antes de iniciar una evaluación exhaustiva, el personal de Contratos y Adquisiciones de RTD determinará si la Propuesta Detallada sigue cumpliendo los requisitos de umbral establecidos en la Primera Fase y los requisitos específicamente establecidos en la Solicitud de Propuesta Detallada.

4.1.6.2 Criterios de evaluación.

En la segunda fase, el equipo de evaluación tendrá en cuenta los mismos criterios de evaluación establecidos en la primera fase, además de los siguientes factores:

4.1.6.3 Capacidades del proponente, experiencia relacionada, instalaciones, técnicas o combinaciones únicas de éstas que sean factores integrales para lograr los objetivos de la propuesta;

4.16.4 Capacidad financiera del proponente para suministrar los bienes o servicios definidos en la propuesta;

4.1.6.5 Viabilidad del calendario propuesto y capacidad de RTD para cumplir las actividades que se le exigen;

4.1.6.6 Capacidad de RTD para celebrar un contrato en virtud de su actual autorización TABOR;

4.1.6.7 Las cualificaciones, capacidades y experiencia del personal clave que sea fundamental para alcanzar los objetivos de la propuesta;

4.1.6.8 Los detalles específicos de los costes/ingresos generados; y

4.1.6.9 Cualquier otro factor apropiado para la propuesta concreta.

4.1.6.10 Recomendación.

El equipo de evaluación hará una recomendación sobre la disposición de la Propuesta Detallada al Director General de RTD para su revisión y aprobación. Si se requiere la aprobación del Consejo de Administración, se notificará al proponente la fecha de la reunión en la que se debatirá la propuesta.

4.2 Concurso completo y abierto.

La recepción por RTD de una propuesta no solicitada no justifica, por sí misma, la adjudicación de un contrato sin una competencia plena y abierta. A menos que la propuesta no solicitada ofrezca un concepto patentado que sea esencial para la ejecución del contrato, RTD buscará la competencia. Antes de suscribir un contrato derivado de una propuesta no solicitada, RTD tomará las siguientes medidas.

4.2.1 Recepción.

RTD hará pública la recepción de la propuesta no solicitada publicándola en el sitio web de RTD para oportunidades de compra y anunciándola en la sección de avisos legales del Denver Post y en cualquier otra publicación comercial relevante que anuncie licitaciones de contratación. Dicha publicación de la recepción podría producirse en cualquier fase del proceso, a determinar por el personal de Contratos y Adquisiciones de RTD.

4.2.2 Descripción adecuada.

La publicación por parte de RTD de la recepción de la propuesta no solicitada incluirá una descripción adecuada de los bienes o servicios ofrecidos sin revelar indebidamente información sujeta a derechos de propiedad ni revelar la originalidad de pensamiento o el carácter innovador de los bienes o servicios solicitados.

4.2.3 Interés en la propiedad o los servicios.

Interés en la propiedad o los servicios. RTD también dará a conocer su interés en adquirir los bienes o servicios descritos en la propuesta utilizando los mismos métodos o métodos similares previstos anteriormente.

4.2.4 Oportunidad adecuada para competir.Oportunidad adecuada para competir. RTD proporcionará una oportunidad adecuada para que las partes interesadas hagan comentarios o presenten propuestas competitivas, y/o solicitudes de una oportunidad para responder dentro de un plazo (mínimo de 14 días) especificado por el personal de Contratos y Adquisiciones de RTD.

4.2.5 Adjudicación del contrato en función de las propuestas recibidas.

Adjudicación del contrato en función de las propuestas recibidas. Por último, RTD hará pública su intención de adjudicar un contrato basado en la propuesta no solicitada o en otra propuesta presentada en respuesta a la publicación utilizando los mismos métodos o métodos similares previstos anteriormente.

4.3 Contrato resultante de una propuesta no solicitada.

Ninguna disposición de esta política o de otra índole obliga a RTD a actuar o celebrar un contrato sobre la base de una propuesta no solicitada. RTD podrá devolver y/o rechazar una propuesta no solicitada en cualquier momento del proceso.

4.3.1 Adjudicación de fuente única.

Si resulta imposible describir los bienes o servicios ofrecidos sin revelar información sujeta a derechos de propiedad o sin revelar la originalidad del pensamiento o el carácter innovador de los bienes o servicios solicitados, RTD podrá adjudicar el contrato a un único proveedor, según lo dispuesto en la política de adjudicación de contratos a un único proveedor de RTD. La adjudicación en exclusiva no podrá basarse únicamente en la capacidad única del proponente para suministrar los bienes o servicios específicos propuestos.

4.3.2 Contratación pública.

Salvo lo dispuesto anteriormente, RTD podrá decidir iniciar un procedimiento competitivo para obtener una parte o la totalidad de los servicios o bienes incorporados en la propuesta no solicitada, respetando la prohibición de utilizar información confidencial.

4.3.3 Requisitos previos a la negociación del contrato.

El responsable de contratación u otro(s) representante(s) designado(s) de RTD sólo podrá(n) iniciar las negociaciones una vez cumplidos los siguientes requisitos previos:

4.3.3.1 Una propuesta no solicitada ha recibido una evaluación global favorable, incluso en comparación con cualquier propuesta recibida tras su publicación, tal y como se establece en esta política;

4.3.3.2 La oficina técnica de RTD que patrocina el contrato apoya su recomendación, aporta los fondos necesarios y proporciona una justificación de fuente única (si procede); y

4.3.3.3 El Director General de RTD o el Consejo de Administración de RTD da su aprobación (si procede).

VI-4 Política de propuestas no solicitadas

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