VI-4 Politique en matière de propositions spontanées

1. Applicabilité.

La présente politique et procédure s'applique aux propositions spontanées reçues par RTD. Elle n'est pas conçue pour traiter les propositions non sollicitées concernant l'acquisition, la location, la vente ou l'utilisation partagée des biens immobiliers de RTD. Les personnes intéressées par des négociations concernant des intérêts immobiliers avec le Regional Transportation District doivent adresser leurs communications au gestionnaire des biens immobiliers de RTD, à l'adresse suivante 303-299-2440.

1.1 Qu'est-ce qu'une proposition spontanée ?

Proposition écrite soumise à RTD à l'initiative du soumissionnaire dans le but d'obtenir un contrat avec RTD, et non en réponse à une demande formelle ou informelle.

1.2 Qu'est-ce qui distingue une proposition spontanée ?

Il doit présenter les qualités suivantes :

Une proposition spontanée se distingue d'un projet faisant déjà partie du processus de planification budgétaire à long terme de la RDT si elle utilise des solutions innovantes et uniques pour offrir une valeur ajoutée, telles que des options de financement améliorées ou des dates de livraison sensiblement plus avancées. Les obligations au titre de la taxe sur les ventes et les certificats de participation ne sont pas des outils de financement uniques et novateurs.

1.2.1 Innovant et unique ;

1.2.2 Le proposant a une idée et un développement indépendants ;

1.2.3 Préparé sans la supervision, l'approbation, la direction ou la participation directe de RTD ; et

1.2.4 Suffisamment détaillé pour que ses avantages en termes de soutien à la mission et aux responsabilités de la RDT soient évidents.

Une proposition spontanée se distingue d'un projet faisant déjà partie du processus de planification budgétaire à long terme de la RDT si elle utilise des solutions innovantes et uniques pour offrir une valeur ajoutée, telles que des options de financement améliorées ou des dates de livraison sensiblement plus avancées. Les obligations au titre de la taxe sur les ventes et les certificats de participation ne sont pas des outils de financement uniques et novateurs.

1.3 Les proposants intéressés par un appel d'offres publié doivent-ils soumettre une proposition spontanée ?

Non. Une proposition spontanée est pas:

1.3.1 Une offre répondant à l'expression des besoins ou à l'appel d'offres précédemment publié par RTD ; ou

1.3.2 Une proposition anticipée de biens ou de services que la RDT pourrait acquérir par des méthodes concurrentielles (soumise au cours de l'année budgétaire avant la publication d'un appel d'offres).

2. Aperçu du processus.

Les propositions spontanées sont soumises au bureau des contrats et des achats de RTD. RTD reçoit et évalue les propositions spontanées selon une approche en deux phases. La première phase concerne les propositions conceptuelles. La deuxième phase concerne les propositions détaillées. Si le projet se poursuit au-delà de la deuxième phase ou s'il implique une proposition concurrentielle ou un approvisionnement auprès d'une source unique, les procédures et politiques générales de RTD en matière d'approvisionnement s'appliqueront. RTD peut, à tout moment, décider de ne pas donner suite à la proposition spontanée.

3. Première phase - Proposition conceptuelle.

3.1 Introduction - Proposition conceptuelle.

L'objectif de la première phase est de permettre à RTD de recevoir des propositions écrites et conceptuelles et d'examiner ces propositions afin de déterminer si RTD souhaite examiner des informations supplémentaires au cours de la deuxième phase.

3.2 Processus - Proposition conceptuelle.

Une équipe de personnes sera désignée pour examiner la proposition et déterminer les prochaines étapes, y compris le passage à la deuxième phase.

3.2.1 Seuil d'exigence.

Au cours de cette phase, le personnel de RTD chargé des contrats et de l'approvisionnement prendra les mesures préliminaires suivantes :

3.2.11 Accuser rapidement réception de la proposition ; et

3.1.12 Déterminer si la proposition répond aux exigences de seuil d'une proposition spontanée (décrites ci-dessous).

3.2.2 Processus supplémentaire.

Si la proposition répond aux exigences de seuil, le personnel de RTD chargé des contrats et de l'approvisionnement prendra les mesures suivantes :

3.2.2.1. Introduire la proposition et lui attribuer un numéro ;

3.2.2.2 Fixer le calendrier de l'évaluation interne et en informer le proposant ;

3.2.2.3 Constituer une équipe d'évaluation composée d'experts techniques et financiers en rapport avec la proposition spontanée (si l'évaluation par d'autres personnes extérieures à RTD est jugée nécessaire, l'autorisation du proposant sera demandée) ;

3.2.2.4 Planifier une réunion avec le proposant, si une réunion est demandée et serait utile pour mieux comprendre la proposition ;

3.2.2.5 Faciliter le processus d'évaluation si nécessaire ; et

3.2.2.6 Informer le proposant de la décision de RTD. Les résultats possibles peuvent être l'interruption de la procédure, le passage à la deuxième phase ou la poursuite d'une procédure de passation de marché concurrentielle. La RDT fournira une explication générale des raisons de la décision.

3.2.3 Interdiction d'utiliser les informations confidentielles.

3.2.3.1 Le personnel de la RDT n'utilisera aucune donnée, ni aucune partie confidentielle brevetée, protégée par une marque ou un droit d'auteur d'une proposition spontanée, ni aucune information confidentielle technique ou financière exclusive comme base, ou partie de base, d'un appel d'offres ou dans des négociations avec une autre entreprise, à moins que le proposant ne soit informé de l'utilisation envisagée et n'y consente. Les concepts ou les idées ne sont pas considérés comme des droits de propriété par RTD, mais les méthodologies de mise en œuvre spécifiques qui sont propres au soumissionnaire seront reconnues.

3.2.3.2 Le personnel chargé des contrats et des marchés publics appose une page de garde (jointe à l'annexe B) sur la proposition, à moins que le proposant n'indique clairement par écrit qu'aucune restriction n'est imposée à la divulgation ou à l'utilisation des données contenues dans la proposition.

3.3 Contenu - Proposition conceptuelle.

Les propositions conceptuelles doivent contenir les informations indiquées dans le formulaire de proposition conceptuelle (annexe A de la présente politique).

3.4 Évaluation - Proposition conceptuelle.

Les propositions conceptuelles seront évaluées rapidement en fonction des critères énoncés dans la présente section.

3.4.1 Examen des seuils.

Avant d'entamer l'évaluation, le personnel de RTD chargé des contrats et de la passation des marchés déterminera si la proposition conceptuelle satisfait aux exigences minimales suivantes :

3.4.2 Répond à la définition d'une proposition spontanée ;

3.4.3 Contient le contenu requis ;

3.4.4 a été approuvée par un fonctionnaire responsable ou un autre représentant autorisé à engager contractuellement le proposant ; et

3.4.5 Conforme aux exigences de marquage pour l'utilisation et la divulgation des données.

3.4.9 Processus d'évaluation.

Lors de la première phase, le processus d'évaluation comprendra les éléments suivants :

3.4.7 Si une équipe d'évaluation financière a été constituée, elle aura accès à la proposition technique afin de déterminer la portée du projet proposé ;

3.4.8 Le(s) proposant(s) n'aura(ont) aucune interaction avec l'équipe d'évaluation.

3.4.9 Critères d'évaluation.

Lors de la première phase, l'équipe d'évaluation déterminera les critères d'évaluation nécessaires pour refléter la proposition spécifique, mais prendra généralement en compte les facteurs suivants :

3.4.9.1 La proposition offre des avantages directs ou anticipés à la RTD, à ses passagers et à la communauté ;

3.4.9.2 La proposition répond à un besoin de la RDT qui peut être pris en compte dans les budgets annuels d'investissement et d'exploitation à long terme de la RDT sans déplacer d'autres dépenses prévues, sans mettre en péril d'autres projets engagés et sans augmenter de manière significative le coût des éléments proposés. La proposition est compatible avec les objectifs et les buts de la RTD ;

3.4.9.3 La proposition offre des biens ou des services uniques que RTD n'avait pas l'intention d'acheter dans le cadre de la procédure contractuelle normale de RTD ;

3.4.9.4 Si la proposition contient des éléments financiers, techniques et juridiques importants, ces disciplines ont approuvé une action qui passe à la phase deux ; et

3.4.9.5 Autres facteurs appropriés pour la proposition en question.

4. Deuxième phase - Proposition détaillée.

4.1 Introduction - Proposition détaillée.

L'objectif de la deuxième phase est de permettre à RTD de recevoir des informations techniques et financières plus détaillées afin de comprendre et d'évaluer pleinement la proposition. Au cours de cette phase, RTD décidera de renoncer à la proposition, de conclure un accord avec un fournisseur unique ou de lancer un appel d'offres.

4.1.1 Processus - Proposition détaillée. Demande de proposition détaillée.

Si RTD souhaite passer à la deuxième phase, le service des contrats et des achats de RTD émettra une demande de proposition détaillée qui indiquera officiellement au soumissionnaire de passer à la deuxième phase. Selon les circonstances, la demande peut comprendre les éléments suivants :

4.1.1.1 Conditions essentielles qui pourraient faire partie d'un accord ultérieur entre RTD et le soumissionnaire ;

4.1.1.2 Un objectif de participation des entreprises défavorisées/petites entreprises (DBE/SBE) ;

4.1.1.3 Calendrier et échéances importantes pour le proposant ;

4.1.1.4 Informations techniques, financières ou autres spécifiques nécessaires à l'évaluation complète de la proposition ;

4.1.1.5 Critères d'évaluation ; et

4.1.1.6 Demandes de modifications ou de clarifications spécifiques du champ d'application de la proposition initiale.

4.1.2 Traitement.

Une fois la proposition détaillée reçue, le bureau des contrats et des marchés publics tiendra un registre des personnes faisant partie de l'équipe d'évaluation et enregistrera la décision finale prise à l'égard de la proposition. Des conseillers extérieurs ne seront consultés que si l'équipe d'évaluation de RDT le juge nécessaire et bénéfique ; si l'évaluation par d'autres personnes extérieures à RDT est jugée nécessaire, l'autorisation du proposant sera demandée. L'interdiction d'utiliser des informations confidentielles s'applique toujours à la deuxième phase.

4.1.3 Contenu - Proposition détaillée.

En plus des informations fournies lors de la première phase, une proposition détaillée doit, au minimum, inclure les informations suivantes.

4.1.4 Informations techniques.

4.1.4.1 Noms et informations professionnelles des principaux membres du personnel du proposant qui s'engageront dans le projet ;

4.1.4.2 Type de soutien requis de la part de la RDT, par exemple, installations, équipements, matériel ou ressources en personnel ; et

4.1.4.3 Une description suffisamment détaillée de l'étendue des travaux proposés pour permettre à RTD d'évaluer la valeur reçue pour le prix proposé ;

4.1.4.4 Prix proposé ou coût total estimé pour l'effort et/ou les revenus générés avec suffisamment de détails pour une évaluation significative, y compris un flux de trésorerie annuel pour le projet ;

4.1.4.5 Un calendrier de mise en œuvre comprenant des détails spécifiques pour tout bien et/ou service devant être fourni par RTD ; et

4.1.4.6 Durée proposée de l'effort.

4.1.5 Informations complémentaires.

4.1.5.1 Type de contrat préféré ;

4.1.5.2 Description de l'organisation, de l'expérience antérieure dans le domaine et des installations à utiliser ;

4.1.5.3 Déclarations obligatoires, le cas échéant, concernant les conflits d'intérêts organisationnels et les incidences sur l'environnement ; et

4.1.5.4 Des informations démontrant à RTD que le soumissionnaire dispose des ressources financières nécessaires pour mener à bien le projet, telles que déterminées par le personnel de RTD chargé des contrats et de l'approvisionnement. Ces informations peuvent comprendre (i) des états financiers, y compris une lettre de rapport du commissaire aux comptes ou une lettre d'examen du comptable, des bilans, des états des résultats et des capitaux propres, et un état de l'évolution de la situation financière ; (ii) des bilans non audités ; (iii) les noms des banques ou autres institutions financières avec lesquelles le soumissionnaire est en relation d'affaires ; et (iv) des engagements sous forme de lettres de crédit.

4.1.6 Évaluation - Proposition détaillée.

Les propositions détaillées seront évaluées rapidement en fonction des critères énoncés dans la présente section.

4.1.6.1 Examen des seuils.

Avant d'entamer une évaluation complète, le personnel de RTD chargé des contrats et de l'approvisionnement déterminera si la proposition détaillée continue de satisfaire aux exigences minimales définies dans la première phase et aux exigences spécifiquement énoncées dans l'appel à propositions détaillées.

4.1.6.2 Critères d'évaluation.

Lors de la deuxième phase, l'équipe d'évaluation prendra en compte les mêmes critères d'évaluation que ceux énoncés lors de la première phase, ainsi que les facteurs suivants :

4.1.6.3 Les capacités, l'expérience connexe, les installations, les techniques ou les combinaisons uniques de ces éléments qui font partie intégrante des facteurs permettant d'atteindre les objectifs de la proposition ;

4.16.4 La capacité financière du proposant à fournir les biens ou les services définis dans la proposition ;

4.1.6.5 Viabilité du calendrier proposé et capacité de RDT à réaliser les activités qui lui sont demandées ;

4.1.6.6 Capacité de RTD à conclure un contrat dans le cadre de son autorisation TABOR actuelle ;

4.1.6.7 Les qualifications, les capacités et l'expérience du personnel clé qui est essentiel pour atteindre les objectifs de la proposition ;

4.1.6.8 Les détails spécifiques des coûts/recettes générés ; et

4.1.6.9 Tout autre facteur approprié à la proposition en question.

4.1.6.10 Recommandation.

L'équipe d'évaluation fera une recommandation sur la suite à donner à la proposition détaillée au directeur général de RTD pour examen et approbation. Si l'approbation du conseil d'administration est requise, le proposant sera informé de la date de la réunion au cours de laquelle la proposition sera examinée.

4.2 Concurrence totale et ouverte.

La réception par RTD d'une proposition spontanée ne justifie pas, en soi, l'attribution d'un marché sans mise en concurrence complète et ouverte. À moins que la proposition spontanée ne propose un concept exclusif essentiel à l'exécution du contrat, RTD fera appel à la concurrence. Avant de conclure un contrat résultant d'une proposition spontanée, RTD prendra les mesures suivantes.

4.2.1 Réception.

La RTD fera connaître sa réception de la proposition spontanée en la publiant sur son site Internet consacré aux possibilités d'achat et en l'annonçant dans la section des annonces légales du Denver Post et dans toute autre publication spécialisée pertinente annonçant des appels d'offres. Cette publication de la réception peut intervenir à n'importe quelle phase de la procédure, à déterminer par le personnel de RTD chargé des contrats et de l'approvisionnement.

4.2.2 Description adéquate.

La publication par RTD de la réception de la proposition spontanée comprendra une description adéquate du bien ou des services offerts sans divulguer indûment des informations exclusives ou révéler l'originalité de la pensée ou le caractère innovant du bien ou des services recherchés.

4.2.3 Intérêt dans les biens ou les services.

Intérêt pour le bien ou les services. RTD fera également connaître son intérêt pour l'acquisition du bien ou des services décrits dans la proposition en utilisant les mêmes méthodes ou des méthodes similaires que celles décrites ci-dessus.

4.2.4 Possibilité adéquate de participer à la concurrence.Possibilité adéquate de participer à la concurrence. RTD donnera aux parties intéressées la possibilité de formuler des commentaires ou de soumettre des propositions concurrentes et/ou des demandes de réponse dans un délai (minimum de 14 jours) spécifié par le personnel de RTD chargé des contrats et de la passation des marchés.

4.2.5 Attribution du contrat sur la base des propositions reçues.

Attribution du marché sur la base des propositions reçues. Enfin, RTD fera connaître son intention d'attribuer un marché sur la base de la proposition spontanée ou d'une autre proposition soumise en réponse à la publication en utilisant les mêmes méthodes ou des méthodes similaires que celles décrites ci-dessus.

4.3 Contrat résultant d'une proposition spontanée.

Aucune disposition de la présente politique ou autre n'oblige RTD à agir ou à conclure un contrat sur la base d'une proposition spontanée. RTD peut renvoyer et/ou rejeter une proposition spontanée à tout moment de la procédure.

4.3.1 Attribution d'une source unique.

S'il est impossible de décrire les biens ou les services proposés sans révéler des informations confidentielles ou l'originalité de l'idée ou le caractère innovant des biens ou des services recherchés, RTD peut attribuer le marché à une source unique, conformément à la politique de RTD en matière d'attribution de marchés à une source unique. Une attribution à une source unique ne peut être fondée uniquement sur la capacité unique du soumissionnaire à fournir les biens ou services spécifiques proposés.

4.3.2 Approvisionnement concurrentiel.

Sous réserve des dispositions ci-dessus, RTD peut décider de lancer un appel d'offres concurrentiel pour obtenir tout ou partie des services ou des biens incorporés dans la proposition spontanée, dans le respect de l'interdiction d'utiliser des informations confidentielles.

4.3.3 Conditions préalables à la négociation d'un contrat.

L'agent contractant ou le(s) représentant(s) désigné(s) de la RDT ne peuvent entamer les négociations qu'après que les conditions préalables suivantes ont été remplies :

4.3.3.1 Une proposition spontanée a fait l'objet d'une évaluation globale favorable, y compris par rapport aux propositions reçues après publication, conformément à la présente politique ;

4.3.3.2 Le bureau technique de RDT parrainant le contrat appuie sa recommandation, fournit les fonds nécessaires et justifie le recours à une source unique (le cas échéant) ; et

4.3.3.3 Le directeur général ou le conseil d'administration de RTD approuve (si nécessaire).