VI-4 Politique relative aux propositions spontanées

1. Champ d'application.

La présente politique et procédure s'applique aux propositions spontanées reçues par le RTD. Elle ne concerne pas les propositions spontanées relatives à l'acquisition, à la location, à la vente ou à l'utilisation partagée des biens immobiliers du RTD. Les personnes souhaitant entamer des négociations concernant des intérêts immobiliers avec le Regional Transportation District sont priées d'adresser leurs demandes au responsable des biens immobiliers du RTD à l'adresse suivante : 303-299-2440.

1.1 Qu'est-ce qu'une proposition non sollicitée ?

Une proposition écrite soumise à RTD à l'initiative de son auteur dans le but d'obtenir un contrat avec RTD, et non en réponse à une demande formelle ou informelle.

1.2 Qu'est-ce qui caractérise une proposition non sollicitée ?

Il doit présenter les caractéristiques suivantes :

Une proposition spontanée se distingue d'un projet s'inscrivant déjà dans le processus de planification budgétaire à long terme de RTD si elle recourt à des solutions innovantes et uniques pour apporter une valeur ajoutée, telles que des options de financement améliorées ou une avance significative des dates de livraison. Les obligations liées à la taxe sur les ventes et les certificats de participation ne constituent pas des outils de financement uniques et innovants.

1.2.1 Innovant et unique ;

1.2.2 Conçu et développé de manière indépendante par l'auteur de la proposition ;

1.2.3 Élaboré sans la supervision, l’aval, les directives ou la participation directe de RTD ; et

1.2.4 Suffisamment détaillé pour que ses avantages, en termes de soutien à la mission et aux responsabilités de la RDT, soient évidents.

Une proposition spontanée se distingue d'un projet s'inscrivant déjà dans le processus de planification budgétaire à long terme de RTD si elle recourt à des solutions innovantes et uniques pour apporter une valeur ajoutée, telles que des options de financement améliorées ou une avance significative des dates de livraison. Les obligations liées à la taxe sur les ventes et les certificats de participation ne constituent pas des outils de financement uniques et innovants.

1.3 Les soumissionnaires intéressés par un appel d'offres publié doivent-ils soumettre une proposition spontanée ?

Non. Une proposition non sollicitée est pas:

1.3.1 Une offre répondant à une manifestation d'intérêt ou à un appel à propositions précédemment publiés par RTD ; ou

1.3.2 Une proposition préliminaire concernant des biens ou des services que RTD pourrait acquérir par le biais de procédures concurrentielles (soumise au cours de l'exercice budgétaire précédant la publication d'un appel d'offres).

2. Aperçu du processus.

Les propositions spontanées doivent être soumises au service des contrats et des marchés publics de RTD. RTD reçoit et évalue les propositions spontanées selon une approche en deux phases. La première phase concerne les propositions conceptuelles. La deuxième phase concerne les propositions détaillées. Si le projet dépasse le stade de la deuxième phase ou implique une proposition concurrentielle ou un marché à fournisseur unique, les procédures et politiques générales de passation de marchés de RTD s'appliqueront. RTD peut, à tout moment, décider de ne pas donner suite à la proposition non sollicitée.

3. Première phase – Proposition conceptuelle.

3.1 Introduction – Proposition conceptuelle.

L'objectif de la première phase est de permettre à RTD de recevoir des propositions écrites, au stade de l'idée, et de les examiner afin de déterminer si RTD souhaite obtenir des informations complémentaires lors de la deuxième phase.

3.2 Processus – Proposition conceptuelle.

Une équipe sera constituée afin d'examiner la proposition et de définir les prochaines étapes, notamment la décision de passer ou non à la phase deux.

3.2.1 Exigences minimales.

À ce stade, le personnel chargé des contrats et des marchés publics dans le domaine de la RDT prendra les mesures suivantes :

3.2.11 Accuser réception de la proposition dans les plus brefs délais ; et

3.1.12 Déterminer si la proposition satisfait aux critères minimaux applicables à une proposition non sollicitée (décrits ci-dessous).

3.2.2 Procédure complémentaire.

Si la proposition répond aux critères minimaux requis, le personnel chargé des contrats et des marchés publics dans le domaine de la RDT prendra les mesures suivantes :

3.2.2.1 Enregistrer la proposition et lui attribuer un numéro ;

3.2.2.2 Fixer le calendrier de l'évaluation interne et en informer l'auteur de la proposition ;

3.2.2.3 Constituer une équipe d'évaluation composée d'experts techniques et financiers spécialisés dans le domaine concerné par la proposition spontanée (si l'évaluation par des personnes extérieures à la RTD est jugée nécessaire, l'autorisation de l'auteur de la proposition sera demandée) ;

3.2.2.4 Organiser une réunion avec l'auteur de la proposition, si celle-ci est demandée et si elle permet de mieux comprendre la proposition ;

3.2.2.5 Faciliter le processus d'évaluation si nécessaire ; et

3.2.2.6 Informer le soumissionnaire de la décision de RTD. Les issues possibles sont l'abandon de la procédure, le passage à la phase deux ou le lancement d'une procédure d'appel d'offres. RTD fournira une explication générale des motifs de sa décision.

3.2.3 Interdiction d'utiliser des informations confidentielles.

3.2.3.1 Le personnel de RTD ne doit utiliser aucune donnée, ni aucune partie confidentielle brevetée, protégée par une marque déposée ou par le droit d'auteur d'une proposition non sollicitée, ni aucune information technique ou financière confidentielle et exclusive comme base, ou partie de la base, d'une sollicitation ou dans le cadre de négociations avec toute autre entreprise, à moins que le proposant n'en soit informé et n'accepte l'utilisation envisagée. Les concepts ou idées ne sont pas considérés comme exclusifs par RTD, mais les méthodologies de mise en œuvre spécifiques propres au soumissionnaire seront reconnues.

3.2.3.2 Le personnel chargé des contrats et des marchés publics doit joindre une page de garde (jointe en annexe B) à la proposition, à moins que le soumissionnaire n'indique clairement par écrit qu'aucune restriction n'est imposée quant à la divulgation ou à l'utilisation des données contenues dans la proposition.

3.3 Contenu – Proposition conceptuelle.

Les propositions conceptuelles doivent contenir les informations indiquées dans le formulaire de proposition conceptuelle (annexe A de la présente politique).

3.4 Évaluation – Proposition conceptuelle.

Les propositions conceptuelles seront évaluées dans les meilleurs délais, conformément aux critères énoncés dans la présente section.

3.4.1 Révision des seuils.

Avant de lancer une évaluation, le personnel chargé des contrats et des marchés publics au sein du département RTD vérifiera si la proposition conceptuelle répond aux critères minimaux suivants :

3.4.2 répond à la définition d'une proposition non sollicitée ;

3.4.3 Contient le contenu requis ;

3.4.4 a été approuvée par un responsable ou tout autre représentant habilité à engager contractuellement l'auteur de la proposition ; et

3.4.5 Respecte les exigences en matière d'étiquetage concernant l'utilisation et la divulgation des données.

3.4.9 Processus d'évaluation.

Au cours de la première phase, le processus d'évaluation comprendra les éléments suivants :

3.4.7 Si une équipe d'évaluation financière a été constituée, celle-ci aura accès à la proposition technique afin de déterminer la portée du projet proposé ;

3.4.8 Le ou les auteurs de la proposition n'auront aucun contact avec l'équipe d'évaluation

3.4.9 Critères d'évaluation.

Au cours de la première phase, l'équipe d'évaluation définira les critères d'évaluation nécessaires pour tenir compte des spécificités de la proposition, mais tiendra généralement compte des facteurs suivants :

3.4.9.1 La proposition présente des avantages directs ou potentiels pour RTD, ses usagers et la communauté ;

3.4.9.2 La proposition répond à un besoin en matière de RDT qui peut être pris en charge dans les budgets annuels d'investissement et de fonctionnement à long terme de la RDT sans empiéter sur d'autres dépenses prévues, sans compromettre d'autres projets déjà engagés et sans augmenter de manière significative le coût des éléments proposés. La proposition est conforme aux objectifs et aux buts de la RDT ;

3.4.9.3 La proposition porte sur des biens ou des services uniques que RTD n'avait pas l'intention d'acquérir dans le cadre de la procédure contractuelle habituelle de RTD ;

3.4.9.4 Si la proposition comporte des aspects financiers, techniques et juridiques importants, ces disciplines ont approuvé une action qui passe à la phase deux ; et

3.4.9.5 Autres facteurs pertinents pour la proposition en question.

4. Deuxième phase – Proposition détaillée.

4.1 Introduction – Proposition détaillée.

L'objectif de la deuxième phase est de permettre à RTD d'obtenir des informations techniques et financières plus détaillées afin de bien comprendre et d'évaluer la proposition. À ce stade, RTD décidera soit de rejeter la proposition, soit de conclure un contrat de gré à gré, soit de lancer un appel d'offres concurrentiel.

4.1.1 Procédure – Proposition détaillée. Demande de proposition détaillée.

Si RTD souhaite passer à la phase deux, le service Contrats et marchés publics de RTD émettra un appel à propositions détaillées invitant officiellement le soumissionnaire à passer à la phase deux. Selon les circonstances, cet appel à propositions peut inclure les éléments suivants :

4.1.1.1 Conditions essentielles susceptibles de figurer dans un accord ultérieur entre RTD et l'auteur de la proposition ;

4.1.1.2 Un objectif en matière de participation des entreprises défavorisées et des petites entreprises (DBE/SBE) ;

4.1.1.3 Calendrier et dates limites importantes pour le soumissionnaire ;

4.1.1.4 Les informations techniques, financières ou autres nécessaires pour évaluer pleinement la proposition ;

4.1.1.5 Critères d'évaluation ; et

4.1.1.6 Demandes de modifications ou de précisions spécifiques concernant le champ d'application de la proposition initiale.

4.1.2 Traitement.

Une fois la proposition détaillée reçue, le service des contrats et des marchés consignera les noms des membres de l'équipe d'évaluation et enregistrera la décision finale concernant la proposition. Des conseillers externes ne seront consultés que si l'équipe d'évaluation de la RTD le juge nécessaire et utile ; si une évaluation par des personnes extérieures à la RTD est jugée nécessaire, l'autorisation du soumissionnaire sera demandée. L'interdiction d'utiliser des informations confidentielles continue de s'appliquer au cours de la phase deux.

4.1.3 Contenu – Proposition détaillée.

Outre les informations fournies lors de la première phase, une proposition détaillée doit, au minimum, comporter les éléments suivants.

4.1.4 Informations techniques.

4.1.4.1 Noms et informations professionnelles concernant les principaux collaborateurs du soumissionnaire qui seraient affectés au projet ;

4.1.4.2 Type de soutien requis de la part de la RDT ; par exemple, installations, équipements, matériaux ou ressources en personnel ; et

4.1.4.3 Une description suffisamment détaillée de l'étendue des travaux proposés pour permettre à RTD d'évaluer le rapport qualité-prix de l'offre ;

4.1.4.4 Prix proposé ou coût total estimé de l'opération et/ou des recettes générées, présenté de manière suffisamment détaillée pour permettre une évaluation pertinente, y compris un tableau des flux de trésorerie annuels du projet ;

4.1.4.5 Un calendrier de mise en œuvre comprenant des précisions sur les biens et/ou services devant être fournis par RTD ; et

4.1.4.6 Durée prévue de l'effort.

4.1.5 Informations complémentaires.

4.1.5.1 Type de contrat souhaité ;

4.1.5.2 Description de l'organisation, expérience antérieure dans le domaine et installations qui seront utilisées ;

4.1.5.3 Les déclarations requises, le cas échéant, concernant les conflits d'intérêts organisationnels et les incidences sur l'environnement ; et

4.1.5.4 Les informations démontrant à RTD que le soumissionnaire dispose des ressources financières nécessaires pour mener à bien le projet, telles que déterminées par le personnel chargé des contrats et des marchés publics de RTD. Ces informations peuvent inclure (i) des états financiers, y compris une lettre de rapport d'audit ou une lettre de revue comptable, des bilans, des comptes de résultat et des états des capitaux propres, ainsi qu'un état des variations de la situation financière ; (ii) des bilans non audités ; (iii) les noms des banques ou autres institutions financières avec lesquelles le soumissionnaire entretient des relations d'affaires ; et (iv) des lettres de crédit.

4.1.6 Évaluation – Proposition détaillée.

Les propositions détaillées seront évaluées dans les meilleurs délais, conformément aux critères énoncés dans la présente section.

4.1.6.1 Révision des seuils.

Avant de lancer une évaluation approfondie, le personnel chargé des contrats et des marchés publics au sein du département RTD vérifiera si la proposition détaillée continue de satisfaire aux critères minimaux définis lors de la première phase ainsi qu'aux exigences spécifiquement énoncées dans l'appel à propositions détaillées.

4.1.6.2 Critères d'évaluation.

Au cours de la deuxième phase, l'équipe d'évaluation tiendra compte des mêmes critères d'évaluation que ceux définis lors de la première phase, ainsi que des facteurs suivants :

4.1.6.3 Les capacités du soumissionnaire, son expérience en la matière, ses installations, ses techniques ou toute combinaison unique de ces éléments, qui constituent des facteurs essentiels à la réalisation des objectifs de la proposition ;

4.16.4 La capacité financière du soumissionnaire à fournir les biens ou les services définis dans l'offre ;

4.1.6.5 Faisabilité du calendrier proposé et capacité de RTD à mener à bien les activités qui lui sont confiées ;

4.1.6.6 La capacité de RTD à conclure un contrat dans le cadre de son autorisation TABOR actuelle ;

4.1.6.7 Les qualifications, les compétences et l'expérience du personnel clé dont la contribution est essentielle à la réalisation des objectifs de la proposition ;

4.1.6.8 Les détails précis des coûts et des recettes générés ; et

4.1.6.9 Tout autre élément pertinent pour la proposition en question.

4.1.6.10 Recommandation.

L'équipe d'évaluation soumettra une recommandation concernant le sort de la proposition détaillée au directeur général de RTD pour examen et approbation. Si l'approbation du conseil d'administration est requise, le soumissionnaire sera informé de la date de la réunion au cours de laquelle la proposition sera examinée.

4.2 Concurrence libre et ouverte.

Le fait que RTD reçoive une proposition spontanée ne justifie pas, en soi, l'attribution d'un marché sans mise en concurrence ouverte et complète. À moins que la proposition spontanée ne présente un concept exclusif indispensable à l'exécution du marché, RTD organisera une mise en concurrence. Avant de conclure un contrat résultant d'une proposition spontanée, RTD prendra les mesures suivantes.

4.2.1 Réception.

RTD rendra publique la réception de la proposition spontanée en la publiant sur son site web dédié aux appels d'offres, ainsi que dans la rubrique des avis juridiques du Denver Post et dans toute autre publication spécialisée pertinente diffusant des appels d'offres. Cette publication pourra intervenir à n'importe quelle étape de la procédure, selon la décision du service des contrats et des marchés publics de RTD.

4.2.2 Description adéquate.

La publication par RTD de la réception de la proposition non sollicitée comprendra une description adéquate des biens ou services proposés, sans divulguer de manière inappropriée des informations confidentielles ni révéler le caractère original ou innovant des biens ou services recherchés.

4.2.3 Intérêt pour les biens ou les services.

Intérêt pour le bien ou les services. RTD fera également connaître son intérêt pour l'acquisition du bien ou des services décrits dans la proposition en utilisant les mêmes méthodes ou des méthodes similaires à celles indiquées ci-dessus.

4.2.4 Possibilité suffisante de concourir.Possibilité suffisante de soumissionner. RTD offrira aux parties intéressées une possibilité suffisante de formuler des observations ou de présenter des propositions concurrentes, et/ou de demander à pouvoir répondre dans un délai (d'au moins 14 jours) fixé par le service des contrats et des marchés publics de RTD.

4.2.5 Attribution du marché sur la base des offres reçues.

Attribution du marché sur la base des propositions reçues. Enfin, RTD fera savoir son intention d'attribuer un marché sur la base de la proposition spontanée ou d'une autre proposition soumise en réponse à l'appel d'offres, en utilisant les mêmes méthodes ou des méthodes similaires à celles décrites ci-dessus.

4.3 Contrat résultant d'une proposition non sollicitée.

Aucune disposition de la présente politique, ni aucune autre disposition, n'oblige RTD à agir ou à conclure un contrat sur la base d'une proposition non sollicitée. RTD peut renvoyer et/ou rejeter une proposition non sollicitée à tout moment au cours de la procédure.

4.3.1 Attribution à un fournisseur unique.

S'il s'avère impossible de décrire les biens ou services proposés sans divulguer des informations confidentielles ou sans révéler l'originalité de la conception ou le caractère innovant des biens ou services recherchés, RTD peut procéder à une attribution de marché de gré à gré, conformément à la politique de RTD en la matière. Une attribution à un fournisseur unique ne peut être fondée uniquement sur la capacité unique du soumissionnaire à fournir le bien ou les services spécifiques proposés.

4.3.2 Passation de marchés concurrentielle.

Sous réserve de ce qui précède, RTD peut décider de lancer une procédure d'appel d'offres afin d'obtenir tout ou partie des services ou des biens figurant dans la proposition non sollicitée, dans le respect de l'interdiction d'utiliser des informations confidentielles.

4.3.3 Conditions préalables à la négociation du contrat.

Le responsable des marchés ou tout autre représentant désigné par le RTD ne peut entamer les négociations qu'une fois que les conditions préalables suivantes ont été remplies :

4.3.3.1 Une proposition spontanée a fait l'objet d'une évaluation globale favorable, y compris par rapport à toute proposition reçue à la suite de la publication, conformément aux dispositions de la présente politique ;

4.3.3.2 Le bureau technique de la RTD chargé du contrat appuie sa recommandation, met à disposition les fonds nécessaires et fournit une justification du recours à un fournisseur unique (le cas échéant) ; et

4.3.3.3 Le directeur général de RTD ou le conseil d'administration de RTD donne son accord (si nécessaire).