Procédure relative aux propositions spontanées concernant des biens immobiliers

Procédure relative aux propositions spontanées de développement conjoint

Le conseil d'administration de la RTD a approuvé la politique relative aux propositions spontanées concernant les biens immobiliers en décembre 2015. La procédure suivante met en œuvre la partie B de cette politique.

RTD reçoit et évalue les propositions spontanées selon une procédure en huit étapes, qui commence par un échange d'informations entre l'auteur de la proposition et RTD. Cette procédure en huit étapes devrait durer entre un an et demi et trois ans. RTD peut, à tout moment, décider de ne pas donner suite à la proposition spontanée.

Étape 1 : Échange d'informations

L'objectif de cette étape est de permettre la collecte d'informations et de donner à RTD l'occasion de fournir des précisions techniques et procédurales, dans la mesure du possible. Le demandeur devra soumettre ses informations via le formulaire de demande initiale et joindre les documents pertinents. Le responsable de dossier TOD examinera le formulaire, consultera ses collègues au sein de RTD et s'efforcera d'apporter une réponse dans un délai de 14 jours.

Rôle du développeur :

• Remplissez et envoyez le formulaire de demande initiale, puis transmettez les documents requis à [email protected]

Rôle au sein de la RTD :

• Le gestionnaire de dossier TOD attribue un numéro de suivi
• Le gestionnaire de dossier TOD fournit une réponse au formulaire de demande initiale, comprenant des informations spécifiques au site concernant la juridiction locale, la propriété, le stationnement, l'utilisation des transports en commun, les intérêts fédéraux, les plans locaux existants, les documents environnementaux, etc.
• TOD Case Manager présente une vue d'ensemble du processus d'examen
• TOD Case Manager fournit des lignes directrices et des critères pertinents

Étape 2 : Examen technique

L'examen technique débute par la soumission du formulaire d'examen technique, accompagné de toutes les pièces jointes recommandées, au responsable de dossier TOD. La soumission sera évaluée, puis transmise aux services internes que le responsable de dossier TOD jugera concernés. Le responsable de dossier TOD et les représentants des autres services examineront la validité technique du projet et détermineront s'il présente des défauts rédhibitoires.

En l’absence de défauts rédhibitoires, une autorisation de poursuite du projet par l’Autorité conjointe de développement sera demandée à l’équipe de direction (SLT) et au directeur général (GM) de la RTD. Si l’autorisation est accordée, le responsable de dossier TOD transmettra une réponse au promoteur et organisera une réunion avec ce dernier, en présence du personnel concerné de la RTD. Le promoteur aura la possibilité de fournir une liste écrite de questions avant la réunion. À l’issue de celle-ci, le responsable de dossier TOD exposera les points en suspens et les préoccupations à atténuer ou à corriger dans la proposition spontanée. L’étape 2 consiste uniquement en un examen technique ; les principes relatifs à la conception du site, à la densité, aux principes du TOD, etc. ne seront pas abordés.

Rôle du développeur :

• Remplissez le formulaire d'examen technique et transmettez-le, accompagné des documents et plans pertinents, au responsable de dossier TOD.
• Participer à la réunion d'évaluation du projet

Rôle au sein de la RTD :

• Les services de RDT concernés examinent les détails techniques de la proposition du développeur
• La direction de RTD autorise ou refuse à l'Autorité de développement conjoint de poursuivre ses activités
• TOD Case Manager fournit au développeur un résumé écrit des exigences techniques ainsi que des directives et des critères, le cas échéant.
• Le responsable de dossier TOD organise une réunion d'examen après la diffusion des commentaires écrits
• Le personnel de RTD a rencontré le promoteur afin d'approfondir les commentaires formulés et de répondre à ses questions
• Le responsable de dossier TOD présentera les points à aborder dans la proposition spontanée (étape 3a)

Étape 3a : Soumission d'une proposition spontanée de développement conjoint

Le promoteur soumet la demande de proposition spontanée une fois les étapes 1 et 2 achevées. La proposition est transmise au service des achats du RTD (1660 Blake Street, Denver, CO 80202). Le service des achats transmet la proposition au responsable de dossier TOD, qui vérifie qu’elle est complète (voir la liste de contrôle de conformité). Le service des achats informe le promoteur de la réception de la proposition et de son niveau de conformité. Le service des achats soumet ensuite la proposition au service juridique pour un premier examen. Si la proposition est jugée juridiquement viable, le service des achats informe le directeur général de la RTD de sa réception et la transmet à l’équipe de direction de la RTD (SLT). La SLT désigne des représentants au sein du comité d’examen et le responsable de dossier TOD organise la première réunion.

N.B. RTD se réserve le droit de facturer des frais pour le traitement des propositions spontanées.

Rôle du développeur :

• Liste de contrôle de l'exhaustivité de la révision
• Remplissez le formulaire de candidature pour une proposition spontanée et envoyez-le, accompagné des pièces justificatives nécessaires, au service des achats de RTD, avec copie au responsable de dossier TOD.
• Le promoteur peut soumettre un plan conceptuel ou une demande préliminaire à l'autorité compétente pour examen avant l'étape 3a.

Rôle au sein de la RTD :

• Le responsable de dossier TOD vérifie que la proposition est complète
• Le service des marchés informe le promoteur de la réception de la proposition et lui indique dans quelle mesure celle-ci est complète.
• Le service des achats soumet une proposition au service juridique
• Si la proposition est jugée juridiquement réalisable, le service des achats en informe la direction de RTD.
• La direction de RTD désigne les délégués au comité d'examen
• Le responsable de dossier TOD organise la première réunion du comité d'examen

Étape 3b : Évaluation de la pertinence d'une proposition spontanée de développement conjoint

Le responsable de dossier TOD présente au comité d'évaluation une vue d'ensemble de la proposition lors de la première réunion d'évaluation. Le comité utilise le formulaire d’analyse d’impact pour évaluer la proposition sur le plan financier et technique, notamment ses répercussions sur les infrastructures et le réseau de transport en commun de RTD, ainsi que la capacité financière du candidat. Le comité vérifie également si la proposition est conforme aux exigences, aux plans et aux politiques des autorités locales compétentes.

Rôle du développeur :

• Formulaire d'analyse d'impact de l'évaluation
• Répondre aux demandes d'éclaircissements, si nécessaire

Rôle au sein de la RTD :

• La commission détermine si la proposition est fondée

Étape 4 : Appel à propositions alternatives

Si la proposition est jugée valable, RTD publiera un appel à propositions alternatives. Le responsable de dossier TOD rédigera le dossier d’appel d’offres, qui comprendra toutes les informations de base relatives au site fournies au soumissionnaire initial ; le service des marchés publics en informera le soumissionnaire initial et publiera des annonces relatives à l’appel d’offres dans les revues appropriées. La durée de l’appel d’offres sera comprise entre 30 et 90 jours, en fonction de la complexité du projet. Le service TOD informera les autorités locales qu’une proposition spontanée a été soumise et qu’un appel à propositions alternatives est lancé. Toutes les informations demandées au soumissionnaire initial devront être fournies avec les propositions alternatives afin de permettre une évaluation objective et équitable des propositions.

Rôle au sein de la RTD :

• Le service des marchés publics annonce publiquement qu'il a reçu une proposition non sollicitée et sollicite d'autres propositions.
• Le responsable de dossier TOD informe la collectivité locale qu'une proposition spontanée a été soumise et que d'autres propositions sont acceptées.

Étape 5 : Évaluation de la pertinence d'une proposition spontanée de développement conjoint

À l'issue de la période de 30 à 90 jours, le responsable de dossier TOD vérifiera que toutes les propositions alternatives sont complètes ; le service des marchés informera les soumissionnaires et leur demandera toute information complémentaire nécessaire. Le comité d’évaluation examinera toutes les propositions, remplira le formulaire d’analyse d’impact et se réunira pour discuter des propositions. Les soumissionnaires pourront éventuellement passer un entretien avec le comité d’évaluation.

Le responsable de dossier TOD pourra discuter des propositions avec d’autres parties prenantes, notamment l’Administration fédérale des transports (FTA), les organismes partenaires et les autorités locales. Le comité d’évaluation sélectionnera un promoteur privilégié.

Rôle du développeur :

• Fournissez des informations complémentaires, si on vous le demande
• Entretien avec la commission d'évaluation, si nécessaire

Rôle au sein de la RTD :

• Le responsable de dossier TOD vérifie que les nouvelles propositions sont complètes
• Le service des marchés publics informe les soumissionnaires et demande des renseignements complémentaires (si nécessaire) à tous les soumissionnaires.
• Le comité d'évaluation examine les propositions et sélectionne le promoteur retenu

Étape 6 : Approbation du promoteur retenu par le comité

Une fois le promoteur retenu sélectionné, le responsable du dossier TOD rédigera un rapport de recommandation du comité intégrant les commentaires du personnel issus de l’examen technique et de l’analyse d’impact. Ce rapport présentera les prochaines étapes et détaillera les points en suspens ainsi que les préoccupations à atténuer ou à corriger au cours de la phase de négociation exclusive. Le comité vérifiera que le rapport est complet avant de le soumettre au directeur général. Ce dernier examinera le rapport et décidera s’il donne son accord pour passer à la phase de négociation exclusive.

Si la proposition est approuvée, le promoteur fournira des états financiers certifiés à l’examen de la RTD. Si le service financier de la RTD juge la situation financière du promoteur satisfaisante, le responsable de dossier TOD rédigera le rapport destiné au conseil d’administration et présentera la proposition à ce dernier. Le promoteur pourra être invité à participer à la présentation. Le conseil d’administration décidera en dernier ressort si le RTD doit conclure un accord de négociation exclusif avec le promoteur. Si une proposition n’est pas approuvée par le conseil d’administration, la procédure relative aux propositions spontanées pour ce projet prend fin.

Rôle du développeur :

• Fournir des états financiers certifiés
• Peut participer à la présentation devant le Conseil d'administration de la RTD

Rôle au sein de la RTD :

• Le responsable de dossier TOD rédige le rapport de recommandations de la commission
• La commission vérifie que le rapport est complet
• Le directeur général examine le rapport de recommandations de la commission
• Le service financier examine les états financiers vérifiés
• Le responsable de dossier TOD rédige le rapport destiné au conseil d'administration
• Le conseil d'administration examine la proposition retenue et décide de l'approuver ou de la rejeter

Étape 7 : Début de la période de négociation exclusive

Une fois la proposition approuvée par le conseil d’administration, la RTD s’engage à négocier en exclusivité avec le promoteur sélectionné au sujet du bien immobilier en question. Le promoteur examinera le rapport de recommandation du comité afin de bien comprendre l’ensemble des questions et préoccupations en suspens de la RTD. Si ce n’est déjà fait, le promoteur se soumettra à un examen du plan conceptuel et de la demande préliminaire auprès de l’autorité compétente. Il proposera ensuite un plan de procédure et un calendrier qui seront soumis à l’examen de la RTD et de l’autorité compétente. La RTD, le promoteur et l’autorité compétente se réuniront pour valider le plan de procédure et le calendrier proposés.

Rôle du développeur :

• Soumettre le plan conceptuel ou la demande préliminaire à l'autorité compétente pour examen, si cela n'a pas été fait avant l'étape 3
• Élaborer et soumettre le plan de procédure et le calendrier au RTD et à l'autorité compétente
• Participer à la réunion de mise au point du plan de travail et du calendrier

Rôle au sein de la RTD :

• Le responsable de dossier TOD et les autres services concernés examinent le projet de plan de procédure et de calendrier, puis participent à une réunion avec le promoteur et les autorités compétentes.

Étape 8 : Planification du projet et négociation de l'accord

Le RTD examine l'ensemble des documents fournis par le promoteur, notamment, mais sans s'y limiter, les incidences sur les services publics, les incidences sur les interventions d'urgence, l'accessibilité (conformité à l'ADA, accès piétons, cyclistes et parkings), l'éclairage, les réseaux, le drainage, l'entretien, la sûreté et la sécurité, la coordination des travaux, les servitudes, les accords financiers, etc. Si un accord est trouvé sur l’ensemble des conditions, le responsable de dossier TOD demandera au Conseil l’autorisation de conclure un accord de développement conjoint.

Rôle du développeur :

• Fournir les documents requis conformément au plan de procédure et au calendrier

Rôle au sein de la RTD :

• Examiner les documents fournis par les développeurs et leur faire part de commentaires clairs et détaillés
• Le responsable de dossier TOD présente sa proposition au conseil d'administration
• Le conseil d'administration examine le plan du projet et autorise le directeur général à signer l'accord de développement conjoint