Procédure de proposition spontanée pour les biens immobiliers

Procédure de proposition spontanée pour le développement conjoint

Le conseil d'administration de RTD a approuvé la politique de propositions spontanées pour les biens immobiliers en décembre 2015. La procédure suivante met en œuvre la partie B de la politique.

RTD reçoit et évalue les propositions spontanées en huit étapes, en commençant par l'étape initiale d'échange d'informations entre le proposant et RTD. La procédure en huit étapes devrait durer entre un an et demi et trois ans. RTD peut, à tout moment, décider de ne pas donner suite à la proposition spontanée.

Étape 1 : Échange d'informations

L'objectif de cette étape est de créer une opportunité de collecte d'informations et de permettre à RTD de fournir des détails techniques et de procédure, le cas échéant. Le demandeur soumettra des informations par le biais du formulaire de demande initiale et joindra les documents pertinents. Le gestionnaire de cas TOD examinera le formulaire, consultera d'autres personnes au sein de RTD et s'efforcera de fournir une réponse dans un délai de 14 jours.

Rôle du développeur :

• Remplir et soumettre le formulaire de demande initiale et soumettre les documents pertinents à [email protected]

Rôle de RDT :

• Le gestionnaire de cas de l'ATD attribue un numéro de suivi
• Le gestionnaire de cas TOD fournit une réponse au formulaire de demande initiale, y compris des informations spécifiques au site concernant la juridiction locale, la propriété, le stationnement, l'utilisation des transports en commun, l'intérêt fédéral, les plans locaux existants, les documents environnementaux, etc.
• Le gestionnaire de cas de l'ATD donne un aperçu du processus d'examen
• Le gestionnaire de cas de l'ATD fournit des lignes directrices et des critères pertinents

Étape 2 : Examen technique

L'examen technique commence par la présentation du formulaire d'examen technique et de toutes les pièces jointes recommandées au gestionnaire de cas de l'ATD. La soumission sera évaluée et transmise aux services internes, selon les besoins, par le gestionnaire de cas de l'ATD. Le gestionnaire de cas de l'ATD et les représentants d'autres services examineront la valeur technique du projet et détermineront s'il y a des lacunes fatales.

S'il n'y a pas de faille fatale, une autorisation de procéder au développement conjoint sera demandée à l'équipe de direction de RTD (SLT) et au directeur général (GM). Si l'autorisation est accordée, le gestionnaire du dossier TOD fournira une réponse au promoteur et organisera une réunion avec ce dernier, ainsi qu'avec le personnel concerné de RTD. Le promoteur aura la possibilité de fournir une liste écrite de questions avant la réunion. À l'issue de la réunion, le gestionnaire du dossier TOD exposera les questions en suspens et les problèmes à atténuer ou à corriger dans la proposition spontanée. L'étape 2 est un examen technique seulement, et les principes relatifs à la conception du site, à la densité, aux principes de l'ATC, etc. ne seront pas discutés.

Rôle du développeur :

• Remplir le formulaire d'examen technique et le soumettre, accompagné des documents et plans pertinents, au gestionnaire de dossier TOD.
• Assister à la réunion d'examen du projet

Rôle de RDT :

• Les services compétents de RDT examinent les détails techniques de la proposition du développeur.
• Les dirigeants de RTD accordent ou refusent l'autorisation de procéder au développement conjoint
• Le gestionnaire de dossier TOD fournit au développeur un résumé écrit des exigences techniques ainsi que des lignes directrices et des critères, le cas échéant.
• Le gestionnaire de cas de l'ATD organise une réunion d'examen après la distribution des observations écrites.
• Le personnel de RTD rencontre le développeur pour approfondir le retour d'information et répondre à ses questions.
• Le gestionnaire de cas de l'ATD exposera les questions à traiter dans la proposition spontanée (étape 3a).

Étape 3a : Soumission d'une proposition spontanée de développement conjoint

Le promoteur soumet la demande de proposition spontanée après avoir effectué les étapes 1 et 2. La proposition est soumise à RTD Procurement (1660 Blake Street, Denver, CO 80202). Les services d'approvisionnement transmettent la proposition au gestionnaire de cas TOD, qui vérifie que la proposition est complète (voir la liste de contrôle du caractère complet). Les services d'achat informent le développeur de la réception de la proposition et de son degré d'exhaustivité. Les services d'achat soumettent la proposition au département du conseil général pour un premier examen. Si la proposition est jugée juridiquement réalisable, les services d'approvisionnement informent le directeur général de RTD de la réception de la proposition et la transmettent à l'équipe de direction de RTD (SLT). L'équipe de direction désigne des délégués au comité d'examen et le gestionnaire de cas de RTD planifie la première réunion.

N.B. RTD se réserve le droit de facturer des frais pour le traitement des propositions spontanées.

Rôle du développeur :

• Liste de contrôle de l'exhaustivité de l'examen
• Remplir le formulaire de demande de proposition spontanée et le soumettre avec les documents pertinents au service d'approvisionnement de RTD, avec copie au gestionnaire de cas TOD.
• Le développeur peut soumettre un plan conceptuel ou une demande préalable à la juridiction pour examen avant l'étape 3a.

Rôle de RDT :

• Le gestionnaire de cas de l'ATD vérifie que la proposition est complète.
• La passation de marchés notifie au développeur la réception de la proposition et son degré d'exhaustivité.
• La passation de marchés soumet une proposition au département du conseil général
• Si la proposition est jugée juridiquement réalisable, les services d'approvisionnement en informent la direction de RTD.
• La direction de RTD désigne des délégués au comité de révision
• Le gestionnaire de cas TOD organise la première réunion du comité de révision

Étape 3b : Détermination du bien-fondé de la proposition spontanée de développement conjoint

Le gestionnaire du dossier TOD fournit au comité d'examen une vue d'ensemble de la proposition lors de la première réunion d'examen. Le Comité utilise le formulaire d'analyse d'impact pour évaluer le mérite financier et technique de la proposition, y compris les effets sur les installations et le système de transport en commun de RTD, ainsi que la capacité financière du demandeur. Le comité évalue également si la proposition répond aux exigences, aux plans et aux politiques de la juridiction locale.

Rôle du développeur :

• Examen du formulaire d'analyse d'impact
• Répondre aux demandes de clarification, le cas échéant

Rôle de RDT :

• Le comité détermine si la proposition est valable

Étape 4 : Demande de propositions alternatives

Si la proposition est jugée valable, RTD publiera une demande de propositions alternatives. Le gestionnaire de cas TOD créera les documents d'appel d'offres, qui comprendront toutes les informations de base sur le site fournies à l'auteur de la proposition initiale ; le service des achats en informera l'auteur de la proposition initiale et publiera des annonces pour l'appel d'offres dans les journaux appropriés. La période d'appel d'offres est de 30 à 90 jours, en fonction de la complexité du projet. Le TOD informe la juridiction locale qu'une proposition spontanée a été soumise et que d'autres propositions sont demandées. Tous les renseignements demandés au demandeur initial devront être joints à toute autre proposition afin d'évaluer les propositions de manière objective et équitable.

Rôle de RDT :

• Les services d'achat annoncent publiquement qu'ils ont reçu une proposition spontanée et demandent des propositions alternatives.
• Le gestionnaire de cas de l'ATD informe la municipalité locale qu'une proposition spontanée a été soumise et que des propositions alternatives sont acceptées.

Étape 5 : Détermination du bien-fondé de la proposition spontanée de développement conjoint

À la fin de la période de 30 à 90 jours, le gestionnaire de cas TOD examinera toutes les propositions alternatives pour s'assurer qu'elles sont complètes ; les services d'approvisionnement en informeront les répondants et leur demanderont toute information supplémentaire nécessaire. Le comité d'examen examinera toutes les propositions, remplira le formulaire d'analyse d'impact et se réunira pour discuter des propositions. Les soumissionnaires peuvent avoir l'occasion de s'entretenir avec le comité d'examen.

Le gestionnaire de cas TOD peut discuter des propositions avec d'autres parties prenantes, y compris la Federal Transit Administration, les agences partenaires et la juridiction locale. Le comité d'examen sélectionnera un promoteur privilégié.

Rôle du développeur :

• Fournir des informations supplémentaires, le cas échéant
• Entretien avec le comité d'examen, si demandé

Rôle de RDT :

• Le gestionnaire de cas de l'ATD vérifie que les nouvelles propositions sont complètes.
• La passation de marchés notifie les répondants et demande des informations complémentaires (si nécessaire) à tous les proposants.
• Le comité d'examen évalue les propositions et sélectionne un développeur privilégié.

Étape 6 : Approbation du développeur choisi par le comité

Une fois que le promoteur privilégié a été sélectionné, le gestionnaire du dossier TOD rédige un rapport de recommandation du comité qui incorpore les commentaires du personnel issus de l'examen technique et de l'analyse d'impact. Le rapport décrira les prochaines étapes et détaillera les questions et préoccupations en suspens qui devront être atténuées ou corrigées au cours de la négociation exclusive. Le comité vérifiera que le rapport est complet avant de le soumettre au directeur général. Le directeur général examinera le rapport et déterminera s'il consent à entrer dans une période de négociation exclusive.

En cas d'approbation, le promoteur fournira un état financier vérifié que RTD examinera. Si les finances du promoteur sont jugées acceptables par les services financiers de RTD, le gestionnaire du dossier TOD rédigera le rapport du conseil d'administration et présentera la proposition au conseil d'administration. Le promoteur peut être invité à participer à la présentation. Le conseil d'administration décidera en dernier ressort si RTD doit conclure un accord de négociation exclusive avec le promoteur. Si une proposition n'est pas approuvée par le conseil d'administration, la procédure de proposition spontanée pour ce projet est terminée.

Rôle du développeur :

• Fournir des états financiers vérifiés
• Peut participer à la présentation au conseil d'administration de RTD

Rôle de RDT :

• Le gestionnaire de cas TOD crée un rapport de recommandation du comité
• Le comité examine le rapport pour s'assurer qu'il est complet
• Le directeur général évalue le rapport de recommandation du comité
• Le service des finances examine les états financiers vérifiés
• Le gestionnaire de cas TOD rédige un rapport à l'intention du conseil d'administration
• Le conseil d'administration évalue la proposition sélectionnée et l'approuve ou la rejette.

Étape 7 : Ouverture de la période de négociation exclusive

Avec l'approbation de la proposition par le conseil d'administration, RTD accepte de négocier exclusivement avec le promoteur sélectionné au sujet de la propriété en question. Le promoteur examinera le rapport de recommandation du comité afin de bien comprendre toutes les questions et préoccupations en suspens de la RDT. S'il ne l'a pas encore fait, le promoteur se soumettra à un examen du plan conceptuel/de la demande préalable avec la juridiction. Le promoteur proposera ensuite un plan de procédure et un calendrier à soumettre à l'examen de RTD et de la juridiction. RTD, le promoteur et la juridiction locale se réuniront pour se mettre d'accord sur le plan de procédure et l'échéancier proposés.

Rôle du développeur :

• Soumettre le plan conceptuel/la demande préalable à la juridiction pour examen, si cela n'a pas été fait avant l'étape 3.
• Créer et soumettre le plan de processus et le calendrier à RTD et aux autorités compétentes
• Assister à la réunion d'accord sur le plan de processus et le calendrier

Rôle de RDT :

• Le gestionnaire du dossier TOD et les autres services concernés examinent le projet de plan de processus et d'échéancier et assistent à la réunion avec le promoteur et la juridiction.

Étape 8 : Planification du projet et négociation de l'accord

RTD examine toutes les soumissions du promoteur, y compris, mais sans s'y limiter, l'impact des services, l'impact des interventions d'urgence, l'accès (ADA, piétons, vélos et stationnement), l'éclairage, les services publics, le drainage, l'entretien, la sécurité, la coordination de la construction, les servitudes, les accords financiers, etc. Si toutes les conditions sont acceptées, le gestionnaire de cas TOD demandera au conseil d'administration l'autorisation de signer un accord de développement conjoint.

Rôle du développeur :

• Fournir les documents à soumettre conformément au plan de traitement et au calendrier.

Rôle de RDT :

• Examiner les documents soumis par les développeurs et fournir un retour d'information clair et complet.
• Le gestionnaire de cas TOD présente la proposition au conseil d'administration
• Le conseil d'administration examine le plan du projet et autorise le directeur général à signer l'accord de développement conjoint.